W poprzednich artykułach z serii REportuj z CRIDO zostały omówione podstawowe kwestie dotyczące zakresu raportowania wynikającego z przepisów.

W dzisiejszym artykule skupimy się na praktycznych aspektach  związanych z procesem ustalania podmiotów wskazanych w raportowaniu. Przedstawimy także potencjalne konsekwencje niedopełnienia obowiązków.

Nie czekaj do ostatniej chwili…

Tytułem przypomnienia: ujawnieniu podlegają wszyscy wspólnicy posiadający bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 5% udziałów w spółce nieruchomościowej. Przy czym udziały są rozumiane szeroko i obejmują też prawo głosu w spółce, prawa do udziału w zysku i inne tytuły uczestnictwa. Ani przepisy ani objaśnienia MF nie przewidują tu żadnych wyłączeń z raportowania. W związku z tym, podatnicy powinni zaraportować wszystkich wspólników spełniających wskazane kryteria. Więcej możesz przeczytać o tym tutaj: Wspólnik spółki nieruchomościowej.

Aby przygotować informację o strukturze własnościowej spółki nieruchomościowej, musimy zgromadzić dane dotyczące zarówno struktury udziałowej grupy aż do ostatecznego rzeczywistego właściciela, jak i dane dotyczące poszczególnych podmiotów. W praktyce uzyskanie wszystkich niezbędnych informacji może okazać się bardziej czasochłonne niż nam się wydaje.

Nawet posiadając potrzebne dane z poprzedniego roku, musimy zachować czujność. Na potrzeby raportowania uwzględniana jest struktura udziałowców na ostatni dzień roku podatkowego spółki nieruchomościowej, a pozyskane informacje powinny być za każdym razem zweryfikowane przez podatnika.

W związku z tym może się okazać, że dane z ubiegłorocznego raportowania uległy zmianie, np. pojawił się nowy udziałowiec wyżej w strukturze lub nastąpiła zmiana wysokości udziału któregoś ze wspólników (w tym np. na dalszych poziomach w strukturze), o której grupa albo osoby zajmujące się raportowaniem mogą nie mieć praktycznej wiedzy. Dlatego istotne jest podjęcie procesu gromadzenia czy też aktualizacji danych odpowiednio wcześniej aby skonfrontować przyjęte założenia ze aktualnym stanem faktycznym.

Ponadto należy być wyczulonym dodatkowo na nowych wspólników zagranicznych, którzy w celu wypełnienia obowiązku raportowania muszą być zarejestrowani jako podatnicy w Polsce. Jeśli wystąpi konieczność rejestracji należy pamiętać o uwzględnieniu czasu na rejestrację w całym procesie.

Problem z uzyskaniem informacji?

W praktyce może się okazać, że spółka będzie mieć problem z pozyskaniem tych wszystkich informacji, na skutek czego nie otrzyma niezbędnych danych lub uzyska je jedynie częściowo. Trudności mogą wynikać przykładowo z:

  • braku odpowiedniej komunikacji w grupie czy też braku zrozumienia istoty obowiązku raportowania przez centralę (dot. zagranicznych wspólników),
  • ograniczonego wpływu na podmiot powiązany pośrednio,
  • rozproszonej struktury z niskiego udziałem procentowym wspólników,
  • chęci zachowania tajemnicy czy anonimowości przez inwestorów, dotyczy to w szczególności struktur z funduszami inwestycyjnymi, fundacjami rodzinnymi.

Wskazane sytuacje nie są abstrakcyjne i występują realiach biznesowych. Co więc w przypadku, gdy z przyczyn obiektywnych, tj. niezależnych, niezwiązanych z zaniechaniem spółki nie uda się uzyskać pełnych danych do raportowania?

Możliwe konsekwencje…

Niedopełnienie obowiązku raportowania może skutkować odpowiedzialnością członków zarządu i osób odpowiedzialnych za rozliczenia finansowe spółek nieruchomościowych na gruncie KKS, o której powiemy szerzej w kolejnych częściach cyklu.

Z uwagi na odpowiedzialność, która oparta jest na zasadzie winy, wydaje się, że w wersji minimum podatnicy powinni zaraportować taki zakres danych o wspólnikach jaki udało się pozyskać. Jeśli spółka nie jest w stanie pozyskać pełnej informacji o udziałowcach, to powinna być przynajmniej w stanie wykazać, że z należytą starannością podjęła działania zmierzające do ustalenia struktury. Dla celów dowodowych najlepiej w drodze korespondencji mailowej / zapytań pisemnych. Na to wszystko trzeba też nałożyć możliwość ustalenia struktury w oparciu o ogólnodostępne,  np. rejestr beneficjentów rzeczywistych, o czym w następnych wpisach.

***

Raportowanie spółek nieruchomościowych może okazać się dłuższym procesem, dlatego nie warto czekać z nim do ostatniej chwili. By uniknąć odpowiedzialności, spółka powinna dochowując należytej staranności zidentyfikować wszystkie podmioty podlegające raportowaniu. W ostateczności, gdy zdobycie wszystkich informacji będzie niemożliwe, spółka musi udowodnić, że poczyniła wszystkie możliwe kroki, w celu dochowania należytej staranności.

Sprawdź także >> RE Flash CRIDO