Projekt wdrożenia KSeF, podobnie jak każdy kompleksowy projekt zawierający wiele zagadnień biznesowych i informatycznych, wymaga starannego zaplanowania.

KSeF jako projekt zwiększający efektywność biznesową

Przede wszystkim, każda firma powinna określić sobie cele, jakie dzięki wdrożeniu KSeF chce osiągnąć. Może to być tylko dostosowanie systemów do wystawienia prawidłowych faktur i odbierania faktur od dostawców. Można jednak spojrzeć na projekt dużo szerzej i wykorzystać ogromne możliwości, jakie wdrożenie KSeF daje w zmianie procesów wewnętrznych i przetwarzaniu danych dla celów biznesowych. W konsekwencji możemy doprowadzić do zmiany funkcjonowania firmy i zwiększenia efektywności pod kątem kosztów, a także jakości. Takie podejście jest jednak dużo bardziej kompleksowe i wymaga, w pierwszej kolejności, zbudowania świadomości wewnątrz organizacji o korzyściach, jakie biznes może osiągnąć, a następnie ich jasnego zdefiniowania i wpisania w plan projektu.

Optymalny zespół wdrożeniowy dla KSeF

Kolejnym elementem jest stworzenie zespołu projektowego. Z naszych doświadczeń wynika, iż ten element traktowany jest w niektórych organizacjach nieco po macoszemu. Odpowiedzialność za wdrożenie KSeF jest zrzucona na barki dyrektora IT (bo projekt dotyczy systemów informatycznych), dyrektora finansowego lub księgowość i podatki (gdyż faktury i ich księgowanie to temat finansowy). W niektórych przypadkach nawet na dział obsługi klienta (bo przecież temat dotyczy wystawienia faktur do klientów). W praktyce efektywne i skuteczne wdrożenie KSeF powinno zacząć się od wyznaczenia Kierownika Projektu, a następnie zaangażowania pracowników ze wszystkich działów firmy, którzy uczestniczą w procesach związanych z fakturowaniem sprzedaży, księgowaniem i rozliczaniem faktur zakupu, zajmują się rozliczeniami podatkowymi, wdrażają i utrzymują systemy informatyczne i ich kluczowe moduły (np. master datę) i wreszcie współpracujących z klientami lub dostawcami. Czym większa organizacja, tym zespół projektowy jest większy. W największych projektach, w których uczestniczymy, zespoły biorące udział we wdrożeniu liczą kilkadziesiąt osób.

Co, kto i dlaczego?

Wiedząc, co organizacja chce osiągnąć i kto powinien to zrobić, należy zaplanować jak i w jakich ramach czasowych przeprowadzić projekt. W tym elemencie spotkaliśmy się z różnymi wariantami, również z takimi, które rozpoczynają się od wyboru narzędzia informatycznego. Tymczasem wdrożenie KSeF wymaga w pierwszej kolejności zmapowania wszystkich procesów sprzedażowych i zakupowych oraz analizy obecnie wystawianych faktur i faktur korygujących oraz ich zgodności ze schemą. Zidentyfikowanie zmian koniecznych do wprowadzenia w procesach oraz pól w schemie, zarówno obowiązkowych jak i fakultatywnych (które można wykorzystać, aby osiągnąć korzyści, o których pisałem wcześniej), daje możliwość przygotowania wymogów funkcjonalnych dla narzędzi informatycznych. Po tym etapie (który w naszej metodologii nazywamy analizą techniczną), można przystąpić do wdrożenia rozwiązań informatycznych.

Rok – to wcale nie tak długo…

Na koniec niezbędne jest przygotowanie harmonogramu wdrożenia. Na podstawie przeprowadzonych już projektów widzimy, że przeprowadzenie analizy biznesowo-podatkowej zajmuje od miesiąca do trzech (w dużych organizacjach). Elementem najtrudniejszym do oszacowania, który według mnie może okazać się jednym z głównych ryzyk projektowych, jest gotowość dostawców rozwiązań informatycznych oraz ich późniejsza dostępność na etapie wdrożenia. Biorąc pod uwagę, że do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostaje niewiele ponad rok, należy jak najszybciej zapewnić sobie zasoby zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas.