Kilka dni temu NCBR opublikowało na swojej stronie internetowej zapowiedź udogodnień dla beneficjentów I i IV osi PO IR. Mają one na celu zmniejszenie obciążenia tych ostatnich i usprawnienie zamknięcia perspektywy finansowej 2014-2020.

Co się zmieni?

Przede wszystkim tryb wprowadzania zmian w projektach.

Zwiększa się limit, do którego możliwe będą przesunięcia środków pomiędzy kategoriami kosztów w budżecie projektu bez konieczności uzyskania zgody NCBR. Dotychczas było to 10 lub 15% (w zależności od konkursu) wartości kategorii, do której następuje przesunięcie. Po zmianie będzie to 20%.

W odniesieniu do części zmian, które dotychczas wymagały aneksowania umowy o dofinansowanie, na skutek uproszczenia wystarczające będzie jedynie uzyskanie zgody NCBR. Warunkiem jednak jest to, że zmiany nie mogą powodować zmian w budżecie projektu. Wśród nich znajdą się:

  • zmiana zakresu rzeczowego projektu i jego poszczególnych etapów,
  • zmiana harmonogramu prac (długości trwania etapów), o ile nie wpływają na termin zakończenia projektu,
  • zmiana metodologii badań,
  • zmiana kamieni milowych (nazw, parametrów, wpływu ich osiągniecia na kontynuację projektu) lub rezygnacja z kamieni milowych,
  • zmiana cech i parametrów nowości rozwiązania mającego powstać jako rezultat projektu,
  • zmiany w aparaturze badawczej, o ile wiążą się one z wprowadzeniem nowej pozycji do budżetu projektu,
  • „zmiana elementu/ów linii pilotażowej (dodanie nowego elementu wpływa na pierwotne założenia projektu – jest to zmiana technologii), (…) pod warunkiem jeżeli nie było to przedmiotem oceny na etapie wnioskowania” [ten punkt wymagał zacytowania, gdyż chyba tylko autor sformułowania wie, co chciał przekazać],
  • zmiana wartości wskaźników projektu (nie dotyczy jednak wskaźników produktu i rezultatu bezpośredniego określonych we wniosku o dofinansowanie), o ile pozostaje bez wpływu na kryteria oceny projektu,
  • zmiana wskaźników dotyczących zrównoważonego rozwoju.

Te uproszczenia wydają się bardzo pozytywne i powinny pozwolić na sprawniejszą realizację projektów badawczych, które z samej swej natury często wymagają modyfikacji i przeformułowania. Oczywiście można dyskutować z zakresem wprowadzonych ułatwień czy skomplikowaniem/niejednoznacznością części zapisów, ale cieszymy się z każdego ograniczenia obciążeń administracyjnych. Z pewnością ułatwi to realizującym projekty osiągniecie zakładanych celów badawczo-rozwojowych.

Beneficjenci nie będą musieli składać raportów okresowych z realizacji projektów. NCBR będzie monitorowało postęp rzeczowy w projekcie na podstawie części sprawozdawczej wniosków o płatność, które – przypominamy – należy składać przynajmniej raz na 3 miesiące.

Beneficjenci nie będą również musieli składać Informacji końcowej z realizacji projektu. Zostanie ona zastąpiona oświadczeniem Beneficjenta o stanie wykonania projektu.

Instytucja deklaruje, że celem ww. zmian jest ułatwienie beneficjentom realizacji projektów. Z pewnością rezygnacja z wymogu składania raportów i pamiętania o terminach takim ułatwieniem jest. Niemniej wydaje się, że ograniczenie sprawozdawczości merytorycznej ma na celu raczej ułatwienie życia NCBR, które nie radzi sobie z zarządzaniem procesami, niż wyjście naprzeciw oczekiwaniom beneficjentów. Ci ostatni oczekiwaliby raczej sprawniejszego procesowania, dotrzymywania postanowień umów o dofinansowanie – chociażby w odniesieniu do terminów oceny raportów okresowych i końcowych czy rozpatrywania wniosków o wprowadzenie zmian w projektach. Warto zauważyć, że z założenia funkcją raportów okresowych była bieżąca weryfikacja postępu realizacji projektów. Miały one służyć ocenie, czy dalsza realizacja i ponoszenie nakładów na realizację projektu ma sens. Bądź co bądź jest to kluczowa informacja i z punktu widzenia NCBR, i z punktu widzenia beneficjenta. Jeżeli spojrzymy na zapisy umów z pierwszych konkursów „Szybkiej ścieżki”, przekonamy się, że założeniem była naprawdę szybka (w ciągu kilku tygodni) ocena raportów i podjęcie decyzji o dalszych losach projektu. Niestety założenie to równie szybko okazało się utopią. Raporty były i nadal są akceptowane (lub odrzucane) z wielomiesięcznymi opóźnieniami (zdarza się, że ponadrocznymi). A często w czasie oczekiwania na ocenę raportu i podjęcie decyzji o zasadności dalszej realizacji projektu beneficjenci musieli już składać kolejne raporty. Beneficjenci nie mogą przecież na kilka lub kilkanaście miesięcy zatrzymać projektu, aż instytucja się wypowie, czy można go kontynuować. Taka praktyka sprawiała, że sprawozdawczość traciła swój sens, gdyż nie pozwalała na bieżące wychwycenie krytycznych sytuacji w projektach.

Od strony beneficjentów, jak zaznaczyłem, jest to rzeczywiście pewne ograniczenie obciążeń administracyjnych, natomiast należy pamiętać, że brak obowiązku składania raportów absolutnie nie zwalnia z obowiązku prowadzenia bieżącej dokumentacji badawczej czy posiadania odpowiednich raportów i dokumentów potwierdzających osiągnięcie kamieni milowych i wyników prac zdefiniowanych we wniosku o dofinansowanie. Uprawnione instytucje (nie tylko NCBR) nadal są uprawnione do kontroli (czy to planowej, czy doraźnej) merytorycznego postępu prac w ramach projektu.

Z punktu widzenia podmiotu realizującego projekt można więc uznać, że zmiana jest dlań niewielkim odciążeniem na etapie realizacji projektu. Niemniej jej efekty mogą być bardzo pozytywne pod względem udrożnienia procesów w NCBR, w szczególności akceptacji wniosków o zmiany i wniosków o płatność końcową. Od tej ostatniej bowiem liczony jest okres trwałości projektu. Dotychczasowe działania NCBR powodowały, że okres trwałości zamiast trwać 3 lata od zakończenia realizacji projektu, ze względu na opóźnienia w płatności końcowej mógł trwać nawet i 4 lata. A jeżeli beneficjent był dużym przedsiębiorstwem – 6 lat zamiast 5.

Żeby opisane wyżej zmiany mogły wejść w życie, konieczne będzie zawarcie aneksu do umowy o dofinansowanie. NCBR zadeklarowało, że jego projekt będzie gotowy na początku IV kwartału 2022 r. Mamy więc nadzieję, że pierwsi beneficjenci podpiszą aneksy już w październiku!