Krajowy System e-Faktur, nazywany w skrócie KSeF, to system, który umożliwi wystawianie i udostępnianie kontrahentom, za pośrednictwem środowiska przygotowanego przez Ministerstwo Finansów, tzw. faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z akceptowanych form dokumentowania transakcji, obok obecnie stosowanych faktur papierowych (fizycznych) i faktur elektronicznych. Już w nieodległej przyszłości planowane jest jednak ich obligatoryjne zastosowanie.

Etapy wprowadzania KSeF w Polsce

Ustawa wdrażająca KSeF została uchwalona przez Sejm (już po poprawkach Senatu) 29 października, a aktualnie czeka na podpis Prezydenta. Można powiedzieć, że po wdrożeniu KSeF Polska stanie się, obok takich państw jak Hiszpania, Portugalia i Włochy, jednym z pierwszych krajów unijnych, w których raportowanie transakcji zostanie w praktyce zupełnie zdigitalizowane.

W pierwszym etapie wdrożenia, tj. od 1 stycznia 2022 r.  podatnicy będą mogli „testować” KSeF, korzystając z niego dobrowolnie i równolegle z tradycyjnymi fakturami papierowymi i elektronicznymi. Natomiast w 2023 roku KSeF ma stać się już obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Jak głosi Ministerstwo Finansów, niesprecyzowany do tej pory moment obligatoryjnego KSeF, uzależniony jest m.in. od konieczności uzyskania zgody Komisji Europejskiej, czyli derogacji. Wniosek derogacyjny został już złożony i czeka na zatwierdzenie przez unijne organy.

MF zaprasza do testowania

Zainteresowani podatnicy mogą już testować funkcjonalność KSeF. Równolegle bowiem do prac legislacyjnych, w dniu 7 października 2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie komunikat o rozpoczęciu testów Krajowego Systemu e-Faktur.

Dostęp do wersji testowej oprogramowania jest możliwy za pośrednictwem dedykowanej strony internetowej, a sam udział w pilotażu ma zagwarantować możliwość przetestowania nowego rozwiązania i dostosowanie systemów informatycznych do wdrożenia KSeF. Co ważne, udział w programie nie wymaga od podatników oficjalnego zgłoszenia.

Wyzwania dla przedsiębiorców

KSeF w swoich założeniach powinien przyczynić się do uproszczenia raportowania, jednak na obecnym etapie oznacza wiele wyzwań i zmian dla podatników. Zakres wymaganych elementów faktury ustrukturyzowanej i jej schematu może okazać się znacznie większy niż ten obecnie obsługiwany przez systemy finansowo-księgowe. Wejście w życie KSeF wymagać będzie przygotowania niezbędnych zmian w wewnętrznych procedurach przedsiębiorstwa – zarówno podatkowych, jak i procesowych. Niezbędne będzie też odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego systemu. Z kolei w przypadku podatników działających w grupach i na rynkach międzynarodowych, ważną kwestią może okazać się takie wdrożenie nowego systemu, aby nie zaburzył on istniejących już procesów oraz sposobu wystawiania i przesyłu faktur.

Zdając sobie sprawę z doniosłości tematu oraz mając na uwadze fakt, że niektórzy podatnicy przygotowania do wdrożenia KSeF powinni rozpocząć już dziś, zachęcamy do wzięcia udziału w webinarium dotyczącym zasad funkcjonowania KSeF, podczas którego poruszymy między innymi następujące zagadnienia:

  • Co to jest KSeF i jakie będą skutki jego wprowadzenia?
  • Jak wygląda faktura ustrukturyzowana i z czym wiąże się jej wystawienie?
  • Kiedy należy spodziewać się wejścia w życie nowych przepisów?
  • Jaki jest system zachęt i korzyści dla podatników stosujących faktury ustrukturyzowane?
  • Jakie będą podstawowe wyzwania dla podatników w tym obszarze oraz jak należy się do nich przygotować?

Webinarium odbędzie się we wtorek, 16 listopada 2021 o godzinie 13.00.

Szczegóły dotyczące wydarzenia oraz formularz rejestracyjny dostępne są na stronie: https://crido.pl/events/tax-krajowy-system-efaktur-ksef-kolejna-rewolucja-w-raportowaniu-vat/.

Uczestnictwo w webinarium jest bezpłatne. Liczba miejsc ograniczona.