Nowa normalność a home office, czyli kilka słów o pracy z domu w post-covidowej rzeczywistości
Z punktu widzenia pracodawców, tzw. Tarcza 4.0, poza modyfikacją regulacji dotyczących możliwości otrzymania dofinansowania z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wprowadza także szereg przepisów odnoszących się do organizacji pracy w dobie pandemii koronawirusa. Przepisy te m.in. wprowadzają rozwiązania mające na celu określenie zasad wykonywania pracy zdalnej. Co się z nimi wiąże?
Dlaczego nie telepraca?
W polskim prawie jak dotąd brakowało kompleksowej regulacji dotyczącej pracy zdalnej. Co prawda w Kodeksie pracy od 2007 r. funkcjonują przepisy dotyczące tzw. telepracy, jednak znacząco różni się ona od powszechnie rozumianej pracy zdalnej, którą charakteryzuje pewna sporadyczność i ukierunkowanie na zapewnienie bardziej elastycznych warunków pracy.
Telepraca zakłada regularne wykonywanie powierzonych przez pracodawcę zadań poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Prawa i obowiązki zarówno pracodawcy, jak i telepracownika, są wprost wskazane w przepisach Kodeksu pracy. Założeniem telepracy jest to, że wykonywanie pracy poza wyznaczonym przez pracodawcę miejscem (w praktyce najczęściej po prostu w domu pracownika) jest zasadą, a nie wyjątkiem. Telepraca, wprost uregulowana w przepisach, zakłada zatem z góry pewną regularność i cykliczność. Jest to również narzędzie, którego wprowadzenie wymaga zawarcia porozumienia między pracodawcą i zakładową organizacją związkową albo wdrożenia określonych zasad w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Z tych względów pracodawcy nieczęsto decydują się na wprowadzenie telepracy.
Home office przed pandemią
Z kolei praca zdalna wydaje się być narzędziem znacznie bardziej atrakcyjnym. Założeniem pracy zdalnej, ukształtowanym na podstawie praktyki funkcjonowania działów HR (mechanizm pracy zdalnej nie był bowiem dotychczas uregulowany w przepisach prawa), jest wykonywanie pracy poza wyznaczonym w umowie o pracę miejscem (np. w siedzibie pracodawcy), aczkolwiek sporadycznie, w ramach wyjątku. Tzw. home office nie zakłada systematyczności i cykliczności, co sprawia, że pracodawcy i pracownicy mają większą swobodę decydowania o okresach pracy poza biurem.
Jeszcze przed pandemią koronawirusa często zdarzało się, że możliwość pracy z domu, która w okresie pandemii szybko stała się powszechnym standardem, stanowiła dla pracowników swego rodzaju bonus, a elastyczni pracodawcy, pozwalający swojej kadrze na sporadyczne wykonywanie pracy zdalnej, byli bardziej atrakcyjni na rynku pracy. Pracodawcom pomagało także to, że brak odpowiednich uregulowań prawnych umożliwiał im swobodne ukształtowanie zasad home office’u.
Tarcza 4.0 na ratunek
Powszechna kwarantanna i szereg obostrzeń wprowadzonych w związku z pandemią
sprawiły, że praca zdalna przestała być możliwością, a stała się koniecznością. W wielu przypadkach pracownicy do dziś pozostają w domu. Co więcej, pracodawcy, mając na uwadze spekulacje na temat prawdopodobnej drugiej fali zachorowań na COVID-19 w drugiej połowie roku, powoli przygotowują się do uregulowania w swoich przedsiębiorstwach optymalnych zasad pracy zdalnej.
Naprzeciw konieczności określenia – przynajmniej w minimalnym zakresie – zasad pracy z domu stanęła tzw. Tarcza 4.0, czyli nowelizacja ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, która weszła w życie 24 czerwca 2020 r. Nowelizacja wprowadziła minimum, którego przestrzegać powinni zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. I choć w żadnym wypadku nie jest to regulacja kompleksowa, pozwala określić pewne ramy działania dla obu stron stosunku pracy, zmuszonych do zorganizowania się w post-covidowej rzeczywistości.
Podstawowe zasady pracy zdalnej w dobie COVID-19
Na co powinni zatem zwrócić uwagę pracodawcy, u których funkcjonuje praca zdalna, lub którzy planują ją dopiero wprowadzić?
- Powierzenie wykonywania pracy zdalnej nie jest narzędziem uniwersalnym i nie zawsze będzie możliwe. Home office może bowiem zostać polecony wówczas, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to jej rodzaj. Do tej grupy osób z pewnością zaliczyć należy m.in. pracowników biur i urzędów, którzy mogą wykonywać swoje zadania przede wszystkim przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
- Podobnie jak w przypadku telepracy, to na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik może także używać innych narzędzi lub materiałów, niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (jest to szczególnie istotne w przypadku korzystania przez pracowników z prywatnych laptopów, które nie posiadają zabezpieczeń informatycznych zgodnych ze standardem danego pracodawcy).
- Praca z domu sprawia, że przełożonym trudniej kontrolować wykonywanie przez swoich podwładnych powierzonych ich zadań. Dlatego też, zgodnie z nowymi przepisami, na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, w formie i z częstotliwością określoną przez pracodawcę. Ewidencja powinna uwzględniać w szczególności opis czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
- Co istotne z punktu widzenia pracodawców, polecenie wykonywania pracy zdalnej może być w każdej chwili cofnięte.
Nie są to jednak jedyne kwestie, które powinny być wzięte pod uwagę przy wdrażaniu pracy zdalnej. O tym i o innych aspektach pracy i zatrudniania pracowników w post-covidowej rzeczywistości (w tym w ujęciu PIT i ZUS), opowiemy podczas webinarium, które odbędzie się 23 lipca 2020 r. o godz. 11:00.
Posłuchaj