Nie zawsze pamiętamy, że musimy zapewnić oferentom odpowiedni czas na przygotowanie i złożenie oferty. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 precyzują, że termin ten nie może być krótszy niż 7 dni (w przypadku zamówień na roboty budowlane 14 dni). I tu pierwszy krok, gdzie możemy się potknąć. Nie każdy zwróci uwagę, że musi to być 7 lub 14 PEŁNYCH dni. Jeżeli więc publikujemy zapytanie ofertowe w poniedziałek, to przy 7-dniowym terminie musimy zapewnić możliwość składania ofert do kolejnego poniedziałku do końca dnia, tzn. do godz. 24.00 (przy 14-dniowym terminie będzie to poniedziałek za 2 tygodnie do godz. 24.00). Niektórzy uznają, że poniedziałek „do końca dnia” oznacza do końca dnia pracy, czyli np. do godz. 16. Niestety nie. Przy takim określeniu terminu składania ofert już mamy do czynienia z nieuprawnionym skróceniem terminu składania ofert i pierwsza kontrola, która do nas zawita w celu sprawdzenia postępowania ofertowego, wymierzy nam korektę finansową. Przy zamówieniach o dużej wartości nawet korekta rzędu 5% może być dotkliwa. Nie każdy też sobie uświadamia, że bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu opublikowania zapytania. Zatem jeżeli opublikowaliśmy zapytanie w poniedziałek, to pierwszym dniem biegu terminu jest wtorek. Stąd właśnie bierze się część pomyłek w określeniu terminu, do którego przyjmujemy oferty.

Trzeba też pamiętać, że w przypadku zamówień, których wartość osiąga „próg unijny”, musimy zapewnić minimum 30 pełnych dni na składanie ofert.

Dodatkowe zawirowanie może się pojawić, jeżeli terminy tak się ułożą, że ów 7., 14. lub 30. dzień okaże się dniem ustawowo wolnym od pracy. Zgodnie z prawem termin automatycznie ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy przypadający po dniu ustawowo wolnym.

Kolejny obowiązek, o którym nie zawsze pamiętamy w kontekście terminów, to obowiązek wydłużenia terminu na złożenie ofert, jeżeli w toku postępowania zmieniliśmy treść zapytania ofertowego. Wytyczne nie precyzują, jaki rodzaj zmian pociąga za sobą obowiązek wydłużenia terminu, a jaki nie. Sami musimy to ocenić, kierując się zdrowym rozsądkiem. Nie ma też jednoznacznych wskazań, o ile należy wydłużyć termin. Wytyczne wskazują mgliście, że o czas niezbędny na dostosowanie przez potencjalnych oferentów swoich ofert do zmian w zapytaniu ofertowym. Jeżeli więc zmieniliśmy treść zapytania w istotny sposób, musimy dać dodatkowy czas potencjalnym oferentom. Jeżeli były to zmiany kosmetyczne, raczej w ogóle nie będzie potrzeby wydłużać terminu.

W kolejnym artykule opowiemy trochę o warunkach udziału w postępowaniu. Jak je formułować i czego unikać. Nastręczają one sporo kłopotu w toku postępowania z różnych względów.