Wielu beneficjentów jest zaskoczonych, gdy słyszą, że przed wszczęciem postępowania ofertowego powinni przeprowadzić szacowanie wartości zamówienia. Jest to konieczne, by wiedzieć, jaki tryb należy zastosować.

Szacowania zasadniczo dokonujemy już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, gdy musimy zaplanować w budżecie projektu środki na dane dostawy czy usługi. Nie zawsze jednak możemy opierać się na tych szacunkach, gdy od momentu złożenia wniosku do momentu wszczęcia postępowania ofertowego upłynęło trochę czasu. Sytuacja na rynku mogła się zmienić. Dodatkowo jeżeli mamy do czynienia z projektem badawczym, prognozy poczynione na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie mogą mniej lub więcej odbiegać od aktualnych potrzeb projektu. Przykładowo uzyskaliśmy nieoczekiwane wyniki badań, które zmuszają nas do zmiany koncepcji i wprowadzenia do zakresu rzeczowego nowych elementów, powtórzenia przeprowadzonych badań czy przeprowadzenia dodatkowych, wcześniej nie planowanych. Niekiedy realizacja projektu się wydłuża. To wszystko może oznaczać konieczność dodatkowych postępowań ofertowych. Należy więc każdorazowo zadbać o to, by szacowanie wartości zamówienia było aktualne. Wcześniejsza wersja Wytycznych wymagała przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego wszczęciem (6 mies. dla robót budowalnych), powtarzając zapisy art. 35 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Najnowsze Wytyczne nie wskazują, na jak długo przed publikacją postępowania powinniśmy oszacować wartość zamówienia. Z jednej strony daje nam to większą swobodę działania, z drugiej pozbawia wskazówki, którą moglibyśmy się kierować. Co do zasady w kwestiach, których nie precyzują Wytyczne, nigdy nie będzie błędem odwołanie się do Pzp i zastosowanie przez analogię jego zapisów do postępowań ofertowych realizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Od szacowanej wartości zamówienia zależy to, jaki tryb konkurencyjny jest od nas wymagany. Możemy odstąpić od trybu konkurencyjnego (gdy szacowana wartość zamówienia wynosi poniżej 20 tys. zł netto), zastosować rozeznanie rynku (wartość zamówienia 20-50 tys. zł netto) lub przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności (wartość zamówienia powyżej 50 tys. zł netto). Dodatkowo, gdy wartość zamówienia osiąga próg unijny, wiąże się to z koniecznością wyznaczenia min. 30-dniowego terminu na składanie ofert.

A skoro już wspominamy o terminach, to właśnie one będą tematem kolejnego artykułu.