Dotacja na inwestycje kapitałowe bywa dla wielu przedsiębiorstw przyczyną istotnego i skokowego wzrostu skali działalności. Dynamiczny wzrost firmy skutkuje nie tylko dużymi zmianami organizacyjnymi i operacyjnymi, ale także koniecznością stosowania coraz bardziej zaawansowanych narzędzi związanych z raportowaniem zarządczym.

Taka sytuacja ma często miejsce w związku z uzyskaniem dofinansowania z funduszy UE w ramach dwóch „flagowych” działań wspierających inwestycje małych i średnich przedsiębiorstw: 3.2.1 PO IR „Badania na rynek” oraz 3.2.2 PO IR „Kredyt na innowacje technologiczne”. Realizacja projektów dofinansowanych w ramach tych konkursów wiąże się z inwestycją rzędu kilku do kilkudziesięciu milionów złotych i skutkuje wyjściem na nowe rynki lub wprowadzeniem nowych linii produktowych. Ponadto, jeżeli realizacja inwestycji wymaga pozyskania finansowania dłużnego, może się wiązać z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi wobec banków kredytujących.

Wzrost znaczenia kontrolingu finansowego

Jest szereg czynników, które powodują, że wzrost skali działalności stanowi wyzwanie dla dotychczas stosowanych narzędzi związanych z raportowaniem zarządczym i prognozowaniem przyszłych przepływów pieniężnych.
Wzrost skali biznesu często wiąże się z powstaniem w ramach firmy kilku odrębnych segmentów operacyjnych. Podstawą do ich wyodrębnienia może być np. istotnie różna marża realizowana na nowych grupach produktów oraz inna grupa klientów. Nowe produkty, czy usługi oparte o prace B+R są często na tyle odmienne od dotychczasowej działalności, że należałoby je traktować oddzielnie również z punktu widzenia finansów.
Wraz ze wzrostem skali działania rośnie także znaczenie każdej decyzji inwestycyjnej, czy strategicznej. Pojedyncza decyzja inwestycyjna oparta na błędnych danych lub błędnym modelu finansowym może nas po prostu kilka razy więcej kosztować, niż podobna decyzja jeszcze dwa lata wcześniej.
Uwzględnienie w strukturze finansowania inwestycji kredytów bankowych może dodatkowo wymuszać nowy sposób raportowania. Nowe wymogi mogą dotyczyć historycznych wyników finansowych, wskaźników obsługi zadłużenia i kowenantów bankowych, a także prezentacji bardziej szczegółowych i aktualizowanych kilka razy w roku prognoz finansowych. Potrzeba może zaistnieć tym bardziej, jeżeli również dotychczasowa struktura finansowania firmy była oparta o finansowanie dłużne.
Co więcej finansowanie nowych inwestycji i rozbudowy mocy produkcyjnych oprócz finansowania bankowego, opiera się często na skumulowanym przez lata kapitale, który wcześniej był „buforem” bezpieczeństwa w zarządzaniu przepływami pieniężnymi. Przeznaczenie nadwyżek środków pieniężnych na nowe inwestycje wraz ze zwiększeniem zadłużenia firmy oznacza, że trzeba przywiązywać dużo wyższą wagę do prognozowania i aktywnego zarządzania przepływami pieniężnymi.

Narzędzia analityczne

Wzrost skali działania wymaga najczęściej rozszerzenia zakresu raportowania zarządczego i prognozowania finansowego zarówno w obszarze decyzji strategicznych, sprawozdawczości na potrzeby banku oraz zarządzania płynnością.
Zarządzanie tymi zmianami nie musi się wiązać z wysokimi kosztami jak wdrożenie nowego systemu księgowego czy zaawansowanych narzędzi IT. Czasem wystarczające może być skonstruowanie narzędzia w Excelu, którego podstawową funkcją jest konsolidacja i uporządkowanie rozproszonych danych z różnych źródeł. Taki arkusz powinien generować prognozę w akceptowanym przez bank układzie oraz dostarczać niezbędnej informacji zarządczej w kilku podstawowych przekrojach (np. sprzedaż wg grup klientów, produktów itd.). Narzędzie powinno opierać się na czytelnych, zrozumiałych dla wszystkich użytkowników formułach oraz logicznej strukturze. Kluczowe jest również dostosowanie układu danych wsadowych do danych generowanych przez inne narzędzia stosowane w firmie.