Po otrzymaniu wsparcia firma podpisuje umowę o dofinansowanie a dokumentacja aplikacyjna staje się załącznikiem do umowy. Projekt musi być realizowany zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, w którym wskazujemy poszczególne wydatki, terminy ich poniesienia. Powstaje zobowiązanie odnośnie wskaźników, które muszą zostać osiągnięte. Zmiany w projekcie mogą być spowodowane np. opóźnieniami ze strony dostawców, błędnie wystawionymi fakturami. Osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu na czas to gwarancja prawidłowego rozliczenia projektu. Warto przed rozpoczęciem projektu zweryfikować harmonogram rzeczowo-finansowy oraz wskaźniki, poziomy bazowe, oraz sposób ich udokumentowania aby założenia były możliwe do zrealizowania.

Archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów to kolejny ważny obowiązek po stronie przedsiębiorcy-beneficjenta. Beneficjent ma obowiązek posiadania pełnej dokumentacji pozwalającej na weryfikację prawidłowej realizacji projektu. Istotne jest również aby pełna wiedza o projekcie dostępna była przez cały okres, wymagany przez Unię Europejską. Wprowadzanie odpowiednich procedur pozwoli na uniknięcie problemów na etapie kontroli.

Na podstawie dokumentów finansowych i merytorycznych zostaną przygotowane informacje dotyczące postępu prac merytorycznych i rozliczenie postępu finansowego. Usługa obejmie również obsługę systemu do rozliczeń z instytucją (np. SL2014). Przygotujemy wymagane oświadczenia oraz odpowiedzi na pytania Instytucji udzielającej wsparcia.

Obowiązki promocyjno-informacyjne, to konkretne działania, które wynikają z zapisów umowy i właściwych dokumentów. Do przedsiębiorcy, który jest beneficjentem należy obowiązek szerokiego informowania o prowadzonym projekcie oraz o fakcie pozyskania dofinansowania ze środków unijnych. Każdy z konkursów nieco inaczej definiuje obowiązki promocji, dlatego zawsze należy weryfikować zgodność prowadzonych działań z wymaganiami.

Niezależnie od jakości posiadanych dokumentów, sam moment rozmów z osobami kontrolującymi projekt niejednokrotnie jest dla firmy niekomfortowy. Wsparcie eksperta daje Klientowi poczucie bezpieczeństwa i pewność, że zostaną dołożone wszelkie starania, by uzyskać pozytywny wynik zewnętrznej weryfikacji Projektu. Zapewniamy pełne wsparcie zespołu projektowego poprzez przyjazd na miejsce realizacji projektu i ponowną weryfikację dokumentacji oraz obecność w trakcie kontroli i udzielenie przedstawicielom Instytucji przyznającej dotację wszelkich informacji dotyczących administracyjnej strony realizacji Projektu.

Błędy w rozliczaniu wsparcia publicznego najczęściej dotyczą zakupu towarów i usług. Oferujemy wsparcie w procesie wyboru podwykonawców i dostawców (procedura konkurencyjności), które m.in. obejmie przygotowanie wzoru zapytania ofertowego i protokołu wyboru wykonawcy, a także weryfikację opisów merytorycznych, przygotowanych przez zespół projektowy oraz wsparcie w trakcie całego procesu przeprowadzania procedury.

W realizację projektu zaangażowanych jest wiele osób, które poza projektem mają szereg innych obowiązków. Ze względu na to, że każdy wydatek, etap projektu musi być właściwie udokumentowany i archiwizowany, kluczowe jest aby jedna osoba odpowiadała za całość dokumentacji. Dodatkowo, wszystkie koszty związane z realizacją projektu muszą być wydzielone tak, aby również w ramach systemu księgowego można było zidentyfikować wydatki projektowe.

Nierzadko zmiany w projekcie są koniecznością, pomimo dbałości o merytorykę i dokładne planowanie. Umowa wyraźnie wskazuje jakie działania należy podjąć w zależności od rodzaju zmiany. Aby nie narazić beneficjenta na utratę pomocy publicznej w części lub nawet w całości niezbędna jest znajomość zasad pomocy publicznej, działania programów operacyjnych oraz wymaga doświadczenia. Wszystkie zmiany w projekcie muszą być odpowiednio wprowadzane i argumentowane.