Rozpoznawalność firm na rynku czy w mediach społecznościowych, wzmacniająca sygnał o wysokiej jakości produktów lub usług, to niewątpliwie solidna baza sukcesów biznesowych. Dobry pomysł na marketing firmy trzeba jeszcze rozliczyć – warto zrobić to „z głową”, aby nie generować ani ryzyk VAT, ani nadmiernie nie obciążać podatnikiem pomysłów promocyjnych.

Cel przekazań?

W biznesie kluczowe są relacje, które budujemy ze swoimi kontrahentami. Jednak co zrobić, gdy o nowych klientów jest coraz trudniej? Tutaj z pomocą mogą przyjść drobne prezenty i upominki, które jak wskazują badania marketingowe – wpływają na szerszą rozpoznawalność, skracają formalny dystans z obecnymi partnerami biznesowymi, albo pozwalają potencjalnym kontrahentom na poznanie nowej, dotychczas im nieznanej marki. Świetnie działa to w mediach społecznościowych – gdzie niezobowiązujące „paczki PR”, często wzbogacane „ładnym i przydatnym dodatkiem” pozwalają marce czy nowym seriom produktowym wypływać na szerokie wody sprzedaży. Przy okazji, w relacji z influencerem, pozwalają utrzymać dobry kontakt, będąc nieraz formą podziękowania za dotychczasową współpracę.

Bliższe i trwalsze relacje przekładają się na pozytywne referencje i opinie, w efekcie czego pojawia się szansa na zawieranie nowych umów biznesowych czy wzrost sprzedaży. Cel biznesowy przyświecający tego rodzaju pomysłom na budowanie wizerunku był wielokrotnie poruszany na gruncie VAT – wpływa bowiem na kwestię odliczenia VAT i ewentualne obowiązki opodatkowania VAT i dokumentowania (w tym fiskalizacji) przekazań.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej, w której uniwersalny dobór przekazywanych upominków opatrzonych logo spółki miał na celu pozytywne skojarzenia z nią oraz wpływ na rozpoznawalność marki, a prezenty otrzymywało szerokie grono przypadkowych odbiorców, którego część stanowił krąg potencjalnie przyszłych kontrahentów – fiskus uznał prawo do odliczenia od przekazywanych prezentów, jak i zasadność ich nieopodatkowywania (wartość jednostkowa < 20 zł netto)[1].

Aby dojść do pozytywnych konkluzji, trzeba jednak – zawsze – zastanowić się zarówno nad koncepcją planowanej akcji (uzasadnienie biznesowe / efektywny charakter działań), jak i zakresem prezentów (typ / wartość itp.).

Warto też upewnić się, czy przekazania będą faktycznie bezpłatne – oczekiwanie pewnej wzajemności ze strony obdarowanego może istotnie wpłynąć na rozliczenie akcji (por. artykuł o umowach barterowych z influencerami).

Wyjściowo – odliczamy VAT

Nieodpłatne przekazanie towarów podlega opodatkowaniu VAT, jeśli przysługuje podatnikowi w całości lub części prawo do odliczenia przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu towarów (art. 7 ust. 2 Ustawy o VAT). Analizę konieczności opodatkowania warto zacząć więc od kwestii odliczenia.

Odliczenie VAT – o ile pomysł ma swoje uzasadnienie i przyczynia się – w założeniu, nawet pośrednio – do zwiększenia sprzedaży opodatkowanej – jest dość oczywiste. Rozliczenie VAT od nabytych / wyprodukowanych towarów jest bowiem uwarunkowane w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. związkiem nabytych lub wytworzonych prezentów z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, najczęściej np. w celach reklamowych. Firmy przyjmują obecnie różne modele biznesowe, coraz częściej oparte na szerszej definicji biznesu. Programy z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) wskazują na postępujące zmiany społeczno-gospodarcze, które przyczyniły się do wzrostu świadomości i zmian, nawet w zakresie budowania pozytywnego wizerunku firmy. Stanowisko takie potwierdzają organy w interpretacjach indywidualnych, dostrzegając związek różnorodnych inicjatyw marketingowych z przyszłą, potencjalną sprzedażą. Nie budzi już też wątpliwości, że działalność marketingowa to obecnie nie tylko tradycyjna forma reklamy, np. w postaci spotów reklamowych. Dzisiaj prezenty, w szczególności dla przyszłych kontrahentów, to forma „przywitania” się na rynku. Pokazanie nowego brand’u w mediach społecznościowych, w tym przez influencera – kreuje często szybkie wzrosty sprzedaży. Pokazanie społecznej strony biznesu i tego, że firma również chętnie wspomaga potrzebujących – również może przynieść pozytywne dla sprzedaży efekty[2]

Czy zawsze naliczamy VAT?

Pomimo istnienia obowiązku naliczania VAT na nieodpłatnych przekazaniach (przede wszystkim – towarowych), warto zawsze rozważyć, czy poniesienie kosztu opodatkowania VAT będzie konieczne.

Wyjątkiem od obowiązku opodatkowania są prezenty małej wartości oraz próbki. Co to oznacza w praktyce? Po zakupie towarów na prezent, możemy odliczyć podatek naliczony z tytułu takiego nabycia.

Prezent małej wartości – co dla jednych jest podłogą, dla innych sufitem

„Czym jest prezent?” – zapytał RG Jääskinen rozpatrując sprawę EMI Group w pkt. 80 opinii do przyszłego, „klasycznego wyroku o próbkach i prezentach”[3]. Szybko wskazując, że należy definiować to pojęcie szeroko, w uwzględnieniem „antropologii i  socjologii”, jak i mocnego zakorzenienia prezentu „wszystkich rozwiniętych systemach prawa prywatnego”.

Przekazywane towary w formie prezentów mogą mieć różną wartość. Należy pamiętać, że „dużo” dla każdego oznacza coś innego. Przykładem ilustrującym skrajne spojrzenie na wartości prezentów jest podarowanie pudełka czekoladek wartości 15 zł vs markowej torebki za 3000 zł. Dla wielu czekoladki są sympatycznym upominkiem (mimo efektywnie ich niewielkiej wartości). Po drugiej zaś stronie przekazanie prezentu w formie markowej torebki dla osoby będącej stałym klientem marki, bądź influencerem – może spotkać się z dość chłodnym przyjęciem (w zależności od upodobań i potrzeb klienta). Mimo wartości, drogi prezent niekoniecznie mocno zwróci uwagę. Wszystko zależy od perspektywy.

Jednak by przyjąć pewne założenia, które w odbiorze społecznym będą w dobrym tonie i na miarę każdej kieszeni, ustawodawca uznał, że prezent o małej wartości to taki, który nie przekracza 20 zł jednostkowej ceny nabycia lub kosztu wytworzenia towaru (bez podatku). Ba! Takich drobnych upominków nie trzeba nawet ewidencjonować (o czym więcej w dalszej części artykułu).

Drugim progiem kwotowym zamykającym nasze widełki dla prezentu małej wartości to 100 zł netto w skali roku podatkowego (kalendarzowego). Takie drobne upominki wówczas nie zostaną objęte VAT. Tu uwaga – limit 100 zł netto odnosi się generalnie do konkretnej osoby obdarowanej, a nie do całej firmy. Każdy pracownik firmy, której upominki są przekazywane, może być obdarowany prezentem do 100 zł netto w ciągu roku. Tu już jednak ewidencji nie da się uniknąć i należy ją skrupulatnie prowadzić. Ustawodawca nie wskazał w jakiej formie należy prowadzić taki spis. Ewidencji można więc dokonać w dowolny sposób, np. wypisując tradycyjnie na kartce papieru lub w formie elektronicznej, np. w pliku Excel. Ważne jest, by podczas przeprowadzania kontroli przez organ dane osób obdarowanych były łatwe do zidentyfikowania oraz informacje dotyczące wydanych prezentów precyzyjnie wskazywały na rodzaj, ilość i wartość.

Warto ostrożnie podchodzić do wartości prezentu, od którego odliczyliśmy podatek naliczony i przekazujemy do dla kontrahenta, jeżeli nie chcemy, by przekazanie go zostało opodatkowane. Zbyt drogie prezenty zazwyczaj będą opodatkowane.

Jak obliczyć wartość prezentu?

Wszelkie faktury zakupowe za prezenty, m.in.: długopisy, kalendarze, kawy, herbaty, słodycze, alkohole wraz z ich opakowaniem, np. kosze prezentowe, pudełka, wstążki czy naklejki z logo, budują wartość przekazywanych prezentów.

Warto pamiętać, że można przekazać dowolną ilość prezentów do 20 zł netto (jednostkowo). Nie jest również istotne, że takie prezenty są w opakowaniach zbiorczych, np. w pudełku dużych rozmiarów, czy nawet palecie, na której są zapakowane butelki wody o wartości do 20 zł netto. Sama wartość takiego pudełka czy palety znacznie przekracza kwotę 20 zł, jednak każda sztuka „wody” z osobna nie przekracza 20 zł. Paczki PR przekazywane influencerom z branży beauty mogę więc – co najmniej częściowo – nie podlegać opodatkowaniu (kwestia weryfikacji zawartości).

By z kolei odpowiednio obliczyć czy kwota 100 zł nie została przekroczona, należy wziąć pod uwagę nie tylko wartość netto prezentu, ale także m.in. kwotę netto jego dodatkowego opakowania prezentowego, a nawet koszt usługi zapakowania towaru na prezent – i to z perspektywy roku, a nie pojedynczego przekazania.

Jeśli jednak przekazywany podarunek jest wytwarzany przez firmę, np. w przypadku producentów czekolady, a wyrób cukierniczy przekazany w ramach prezentu małej wartości – uwzględnia się jedynie koszt wyprodukowania towaru.

Producenci zamiast przekazywać prezenty zwyczajowo przyjęte, tj. kwiaty czy butelka alkoholu, mogą alternatywnie ofiarować towary, które sami wytwarzają, co stanowi świetną reklamą ich firmy i pozwala w praktyce na przekazanie bardziej wartościowych upominków.

Próbki

Ratunkiem dla opodatkowania drogich prezentów, bądź relatywnie łatwą opcją po prostu nieopodatkowanego VAT przekazania są próbki.

Próbka musi posiadać cechy gotowego produktu, aby mogła służyć jako przykład. Czy powinna „być na tyle mała, by nie stanowić pełnowymiarowego towaru” to już kwestia dyskusyjna – zawsze należy zweryfikować, czy niepełnowartościowy egzemplarz jest w stanie w pełni pokazać walory produktu, jaki chcielibyśmy drugiej stronie zaoferować.

Jednocześnie, próbka nie powinna zaspokajać potrzeb „zakupowych” obdarowanego – w końcu po to jest przekazywana, aby zareklamować produkt i zwiększyć w przyszłości jego sprzedaż. To jest zdecydowanie warunek kluczowy – próbka nieobjęta VAT powinna być przekazana konkretnie w celu promocji tego towaru (i ten cel powinien być bezdyskusyjny).

Czy przekazanie „próbki” w postaci nowego modelu auta firmie, która planuje wybór dostawcy dla nowej floty samochodów (ponad 500 szt.) realizowałoby wymagani ustawodawcy i pozwoliło na nieopodatkowanie przekazania? Nie jest to z pewnością wykluczone.

[1] Interpretacja DKIS z 12 kwietnia 2023 r., 0114-KDIP1-1.4012.88.2023.2.MM.

[2] Interpretacja DKIS z 18 listopada 2022 r., 0114-KDIP4-2.4012.242.2022.3.WH.

[3] TSUE w wyroku w spr. EMI Group z 15 kwietnia 2010 r. sygn. C‑581/08.

Zobacz film: Nieodpłatna dostawa towarów a VAT – w tym próbki i prezenty małej wartości

Ten film polecamy wszystkim, którzy zastanawiają, jak potraktować nieodpłatne przekazanie towarów małej wartości z punktu widzenia VAT, w tym prezentów i próbek. Zapraszamy.