Od 13 lipca 2018 r. istnieje obowiązek posiadania przez instytucje obowiązane mechanizmów pozwalających na funkcjonowanie sygnalisty w ich przedsiębiorstwach. Instytucja sygnalisty pojawiła się po raz pierwszy w polskim ustawodawstwie w projekcie ustawy o jawności życia publicznego (dalej: „Projekt Ustawy o Jawności”). Szybko jednak analogiczne rozwiązanie przyjęto w Ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: „Ustawa AML”), gdzie instytucja sygnalisty stała się jednym ze środków bezpieczeństwa finansowego.

Za brak procedur umożliwiających przekazywanie informacji o dokonanym naruszeniu przepisów Ustawy AML grożą konsekwencje finansowe. Na członka zarządu odpowiedzialnego za niewykonanie obowiązków ustawowych może zostać nałożona kara pieniężna w wysokości do 1.000.000 zł. Karę pieniężną może ponieść również przedsiębiorstwo do wysokości 5.000.000 euro lub 10% obrotu wskazanego w sprawozdaniu finansowym za ostatni rok obrotowy. Obok kar finansowych Ustawodawca przewidział również kary administracyjne w postaci: publikacji informacji o naruszeniu ustawy przez przedsiębiorcę w BIP, cofnięcia koncesji lub zezwolenia oraz wykreślenia przedsiębiorstwa z rejestru działalności regulowanej.

Zgodnie z Ustawą AML podmiotami obowiązanymi do posiadania procedur umożliwiających przekazywanie informacji o dokonanym przez pracodawcę lub przedsiębiorcę naruszeniu przepisów są m.in.: przedsiębiorstwa, fundacje oraz stowarzyszenia, w których występuje obrót gotówkowy o równowartości przekraczającej 10.000 EUR, przedsiębiorstwa sektora finansowego, przedsiębiorstwa korporacyjne, firmy zajmujące się obrotem wirtualnych walut, czy też prowadzące wirtualne biura, a także biura rachunkowe, pośrednictwa nieruchomości i kantory.

Sygnalistą może być każdy pracownik lub inna osoba wykonująca czynności na rzecz podmiotu, który zostanie objęty zgłoszeniem. Zadaniem sygnalisty ma być przekazywanie informacji odpowiednim organom o dokonanym przez pracodawcę lub przedsiębiorcę naruszeniu przepisów Ustawy. Sygnalista musi działać w dobrej wierze, tj. w oparciu o podstawy faktyczne, również wtedy, gdy ostatecznie zgłaszane sygnały się nie potwierdzą.

Wskazać należy, że definicja sygnalisty zawarta w Projekcie Ustawy o Jawności znacznie odbiega od definicji zawartej w Ustawie AML. Instytucje te różnią się od siebie następującymi elementami:

  • sposobem przekazywania informacji – zgodnie z Projektem Ustawy o Jawności sygnaliści mają dokonywać zgłoszeń osobiście poprzez złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa odpowiednim organom ścigania, natomiast Ustawa AML zobowiązuje przedsiębiorców do wdrożenia procedur umożliwiających sygnaliście dokonania takiego zgłoszenia za pośrednictwem specjalnego niezależnego i autonomicznego kanału informacji, który pozwoli na anonimowość nadawcy.
  • wiarygodnością zgłoszeń – sygnalista dokonujący zgłoszenia w myśl Projektu Ustawy o Jawności musi być pewien, że doszło do naruszenia przepisów. Tymczasem w przypadku sygnalisty działającego na mocy Ustawy AML wystarczy jedynie podejrzenie.
  • przedmiotem przekazywanych informacji – zgodnie z Projektem Ustawy o Jawności zgłoszenia mają dotyczyć przypadków naruszenia przez pracodawcę lub przedsiębiorcę określonych przepisów kodeksu karnego lub ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, podczas gdy przedmiotem zgłoszenia na podstawie Ustawy AML będą tylko naruszenia dotyczące przepisów tej ustawy.
  • sposobem ochrony sygnalistów – Projekt Ustawy o Jawności zakłada ochronę sygnalisty przed ponoszeniem przez niego negatywnych konsekwencji z tytułu dokonania zgłoszenia w postaci zakazu rozwiązania z nim łączącej go z pracodawcą lub przedsiębiorcą umowy kształtującej ich stosunki prawne, bądź jej zmiany na mniej korzystne bez zgody prokuratora, natomiast ochrona w Ustawie AML jest zapewniona poprzez wprowadzenie procedur gwarantujących anonimowość zgłaszających.

Projekt Ustawy o Jawności nie nakłada na przedsiębiorców szczególnych obowiązków związanych z funkcjonowaniem instytucji sygnalisty, jednakże zastrzega, że w przypadku rozwiązania, bądź zmiany stosunku pracy lub innego stosunku prawnego z sygnalistą bez zgody prokuratora przedsiębiorca zapłaci odszkodowanie.

Prace nad Projektem Ustawy o Jawności nadal trwają, niemniej jednak jej założenia już teraz budzą wiele kontrowersji. Możliwe, że wkrótce pojawi się dodatkowa forma ochrony sygnalistów - Fundacja im. Stefana Batorego, Helsińska Fundacja Praw Człowieka oraz Forum Związków Zawodowych i Instytut Spraw Publicznych wspólnie pracują nad obywatelskim projektem ustawy o ochronie sygnalistów.