Wszyscy czekali na 17 grudnia 2021 r. kiedy to upłynął termin na zaimplementowanie do krajowego prawa dyrektywy o ochronie sygnalistów. Jak pokazał czas, oczekiwanie się wydłużyło i trwa nieprzerwanie do dzisiaj (druga połowa 2022 roku). Do tego czasu mieliśmy dwa projekty ustawy o ochronie sygnalistów, o których pisaliśmy wcześniej na naszym blogu.

Niewykluczone, że proces legislacyjny przyspieszy w najbliższym czasie. Wczoraj ukazał się trzeci projekt wprowadzający propozycje zmian, który różni się od projektu opublikowanego w kwietniu tego roku. Poniżej przedstawiamy istotne założenia:

Wydłużenie terminu

Poprzedni projekt zakładał 1 miesiąc na spełnienie obowiązku ustalenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, obecny projekt zakłada termin 2 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. W teorii powinno to pozwolić na spokojniejsze przeprowadzenie audytów dotychczasowych polityk i przygotowanie procedur zgłaszania nieprawidłowości.

Ciężar dowodu

Jeżeli zgłaszający nieprawidłowość świadczył pracę na podstawie stosunku pracy, nie mogą być stosowane w stosunku do niego działania odwetowe. Jeżeli jednak dojdzie do działań, które mogą mieć znamiona odwetu, to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte przez niego działania nie są działaniami odwetowymi.

Dane osobowe i dokumentacja

Zaproponowano również zmianę terminów przechowywania danych osobowych i dokumentacji przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem. w przypadku podmiotów prawnych i organów publicznych będzie to okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub inne postępowanie, w przypadku danych przechowywanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich będzie to okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do właściwego organu publicznego.

Podobnie zmieniono okres przechowywania danych osobowych i innych informacji gromadzonych na 15 miesięcy w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych, lub 12  w przypadku rejestru Rzecznika Praw Obywatelskich, po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub inne postępowania.

Jeżeli w zgłoszeniu będą znajdować się dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania, będą usunięte w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Osoby przyjmujące zgłoszenie

Wprowadzono zapis mówiący o tym, że w przypadku upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń pracowników organów publicznych i Rzecznika Praw Obywatelskich, będą oni wyznaczani na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych.

Obowiązkowy i dodatkowy zakres wewnętrznych procedur

W projekcie zdecydowano się na przeniesienie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych z fakultatywnych elementów procedury wewnętrznej zgłaszania do jej elementów obligatoryjnych. Zaś system elementów fakultatywnych procedury poszerzono o zrozumiałe informacje o zasadach bezpiecznego i niepozostawiającego śladów dokonania zgłoszenia w systemie informatycznym, zapewniających zachowanie prywatności zgłaszającego.

Trudno ocenić czy proponowane zmiany znajdą się w finalnej treści ustawy, jednak kolejny już projekt pozwala na pewien optymizm względem aktywności ustawodawcy w temacie sygnalistów. Warto niewątpliwie bądź to zweryfikować obowiązujące procedury bądź przygotować już nowe regulacje w zakresie whistleblowingu.