Sygnaliści – nowe obowiązki dla pracodawców
Ostatnio bardzo często słyszymy powtarzające się hasła „whistleblowing”, „zgłaszanie nieprawidłowości”, „sygnaliści”. Dlaczego? To za sprawą dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Do 17 grudnia 2021 r. państwa członkowskie, w tym oczywiście Polska powinny wprowadzić w życie przepisy niezbędne do wykonania niniejszej dyrektywy. Wczoraj założenia projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia trafiły do wykazu prac legislacyjnych, na sam tekst projektu nadal czekamy.
Termin 17 grudnia 2021 r. jest szczególnie ważny dla podmiotów zatrudniających powyżej 250 pracowników, ponieważ muszą one zdążyć do tego czasu wdrożyć odpowiednie procedury. Podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników mają dłuższy termin na dostosowanie się do nowych przepisów, a mianowicie w ich przypadku termin ten jest przedłużony do 17 grudnia 2023 r. Podmioty z niektórych branż będą musiały przygotować odpowiednie mechanizmy bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, chodzi tutaj m.in. o te, które są narażone na pranie pieniędzy czy finansowanie terroryzmu np. banki.
Cel dyrektywy
Osoby pracujące w danych organizacjach lub z nimi współpracujące są najcenniejszym źródłem informacji jeśli chodzi o wszelkie nieprawidłowości mające miejsce w tych podmiotach. Mają one zazwyczaj informacje z pierwszej ręki o ewentualnych naruszeniach i wiedzą, co dzieje się w ich organizacjach. Często jednak decydują się nie ujawniać nieprawidłowości a przeszkodą w zgłaszaniu jakichkolwiek nieprawidłowości jest w większości przypadków strach. Osoby te obawiają się działań odwetowych, utraty źródła dochodu czy negatywnych konsekwencji w życiu zawodowym i prywatnym.
Dyrektywa ma na celu zapewnienie sygnalistom minimalnych norm ochrony, m.in. poprzez zapewnienie im bezpiecznego systemu zgłaszania wszelkich nieprawidłowości i zakaz działań odwetowych.
O jakie naruszenia chodzi?
Dyrektywa wskazuje, że naruszenia to zarówno działania, jak i zaniechania, które są:
- niezgodne z prawem i dotyczą aktów Unii i dziedzin wskazanych w dyrektywie takich jak np. zamówienia publiczne, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów czy ochrona prywatności i danych osobowych
lub
- są sprzeczne z przedmiotem lub celem przepisów zawartych w aktach Unii i dziedzinach wskazanych w dyrektywie.
Zgodnie z założeniami do projektu ustawy, w Polsce obowiązywał będzie szerszy zakres przedmiotowy, a mianowicie będzie ona stosowana również do wszystkich naruszeń prawa w odpowiadających wymienionym w dyrektywie dziedzinach prawa krajowego.
Kim jest sygnalista?
Przez sygnalistę rozumiemy osobę dokonująca zgłoszenia, pracująca w sektorze prywatnym lub publicznym, która uzyskała informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą.
Chodzi tu m.in. o :
- pracowników;
- osoby samozatrudnione;
- akcjonariuszy lub wspólników oraz osób będących członkami organu administrującego, zarządzającego lub nadzorczego przedsiębiorstwa, w tym członków niewykonawczych, a także wolontariuszy i stażystów, bez względu na to czy otrzymują oni wynagrodzenie;
- osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców.
Co ciekawe, ochrona wynikająca z dyrektywy rozciąga się nie tylko na samych pracowników, ale również na byłych pracowników i na kandydatów do pracy, jeśli informacje dotyczące naruszeń uzyskały w trakcie procesu rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Warto również wskazać, że w stosownych przypadkach ochrona wynikającą z przepisów dyrektywy będzie również mogła być zastosowana m.in. do osób pomagających w dokonywaniu zgłoszenia, współpracowników czy krewnych.
Nie każdy otrzyma ochronę
Powyższe nie oznacza to jednak, że każda osoba, która dokona zgłoszenia będzie mogła zostać objęta ochroną przewidzianą przez regulacje dyrektywy. W momencie dokonywania zgłoszenia taka osoba musi mieć uzasadnione podstawy, że informacje, które zgłasza są prawdziwe i są objęte zakresem stosowania dyrektywy oraz musi dokonać zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego zgodnie z przepisami dyrektywy.
Jakie obowiązki zostaną nałożone na pracodawców?
Pracodawcy będą zobowiązani utworzyć wewnętrzne kanały i procedury dokonywania zgłoszeń, które będą musiały spełniać szereg wymogów wskazanych w dyrektywnie. Przede wszystkim będą musiały gwarantować bezpieczny sposób przyjmowania zgłoszeń zapewniający ochronę poufności tożsamości. Zgodnie z założeniami do projektu ustawy wewnętrzna procedura dotycząca zgłaszania nieprawidłowości będzie miała charakter wewnątrzzakładowego aktu prawa pracy i będzie przedmiotem uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi lub jeśli takie organizacje nie działają u pracodawcy – będzie musiała być skonsultowana z przedstawicielami pracowników.
Kanały muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie. Pracodawca będzie miał 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Powinien również wyznaczyć bezstronną osobę lub wydział, który będzie właściwy do rozpatrywania zgłoszenia i podejmował działania następcze (mogą być to te same osoby lub wydziały). Dyrektywa wskazuje, że przekazanie informacji zwrotnych ma mieć miejsce w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, a jeśli pracodawca nie wysłał potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, termin ten wynosi 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
Oprócz kanałów wewnętrznych, czyli zgłoszenia w ramach organizacji, dyrektywa przewiduje również możliwość zgłoszenia zewnętrznego do odpowiednich wyznaczonych organów krajowych oraz możliwość ujawnienia publicznego, czyli podania do wiadomości publicznej informacji dotyczących naruszeń.
Zakaz działań odwetowych
Dyrektywa zakazuje wszelkich działań odwetowych, których mogą doświadczyć sygnaliści takich jak np. przymusowy urlop bezpłatny, wstrzymanie awansu, dyskryminacja, negatywna ocena wyników w pracy, nałożenie lub zastosowanie jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, wcześniejszego rozwiązania lub wypowiedzenia umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług.
Sankcje, czyli czy jest się czego bać?
Ustanowienie sankcji zostało pozostawione w gestii państw członkowskich. Dyrektywa wskazuje jedynie, iż mają być one skuteczne, proporcjonalne i odstraszające. Mają być stosowane wobec osób, które usiłują utrudniać lub utrudniają dokonywanie zgłoszeń, podejmują działania odwetowe lub wszczynają uciążliwe postępowania wobec sygnalistów, jak również dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalistów. Co więcej, sankcje będę również stosowane wobec osób, które dokonały zgłoszenia mając świadomość nieprawdziwych informacji. Państwa członkowskie będą również samodzielnie decydować o środkach odszkodowawczych za szkodę wynikająca z takiego zgłoszenia.
Dyrektywa bez wątpienia ma na celu zapewnienie ochrony osobom, które z jakichkolwiek powodów obawiałyby się zgłosić nieprawidłowości. Jak natomiast będzie funkcjonował ten system, czy rzeczywiście zachęci osoby do zgłaszania naruszeń i przyczyni się do szybszego i skuteczniejszego podejmowania działań naprawczych? O tym zapewne przekonamy się już wkrótce.
Posłuchaj