Czwarty kwartał roku to zazwyczaj czas podsumowań i rozliczeń. Wpisując się w ten trend chcielibyśmy przedstawić krótkie podsumowanie przedstawiające zobowiązania monitoringowo – ewaluacyjne, jakie wynikają z realizacji projektu w ramach Działania 1.1.1. „Szybka Ścieżka”.

Zgodnie z założeniami Działania obowiązki sprawozdawcze istnieją zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i w tzw. okresie trwałości (odpowiednio 3 lub 5 lat po zakończeniu projektu, w zależności od tego, czy firma ma status małej/średniej czy dużej). W pierwszym wpisie przypomnimy o zobowiązaniach, o których należy pamiętać w okresie realizacji projektu.

  1. Wniosek o płatność / Wniosek sprawozdawczy – dokument sprawozdawczy lub sprawozdawczo – rozliczeniowy, który należy składać nie rzadziej niż raz na 3 miesiące od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie. Do końca 2020 roku obowiązuje rozporządzenie, które, w związku z pandemią COVID-19, pozwala na przedłużenie okresu sprawozdawczego o 30 dni (zalecamy poinformowanie Instytucji w trybie korespondencji w systemie SL2014 w przypadku chęci skorzystania z tej możliwości). Jeżeli w danym okresie nie pojawiły się wydatki konieczne jest przesłanie wniosku w formule sprawozdania z działań, jakie zostały zrealizowane.

Sprawozdania merytoryczne przedstawiane we wniosku o płatność powinno być spójne ze sprawozdaniem finansowym. Oznacza to, że jeżeli w danym wniosku przedstawiane do refundacji są koszty danego pracownika, istotne jest, aby sprawozdanie merytoryczne wykazywało konieczność jego pracy. Sprawozdanie powinno również w sposób skondensowany i przejrzysty przedstawiać działania badawcze, jakie zostały zrealizowane w danym okresie – nie powinno się w ramach tego dokumentu przedstawiać działań administracyjno-finansowych.

Należy również pamiętać, aby w ramach Wniosku przedstawiać zaistniałe problemy, które mogą mieć potencjalny wpływ na realizację projektu wraz ze zidentyfikowanymi sposobami ich rozwiązania.

  1. Raport okresowy z realizacji projektu – należy go złożyć po każdych 12 miesiącach realizacji projektu, w terminie 30 dni od dnia upływu ostatniego miesiąca okresu sprawozdawczego. Sprawozdanie musi mieć postać szczegółowego opisu prac badawczych zrealizowanych w danym okresie oraz musi zawierać załączniki, potwierdzające przedstawiony opis (raporty badawcze, wyniki, wszelkie inne istotne dokumenty, które powstały w toku realizacji badań). Należy pamiętać, że raport okresowy jest sprawdzany przez ekspertów merytorycznych z danej dziedziny i w związku z tym sam raport, lub przynajmniej jego załączniki, powinien mieć charakter raportu naukowego czy badawczego.
  2. Kopia formularza PNT-01 – do 31 marca każdego roku, do końca okresu trwałości. Formularz PNT-01 to dokument, który każda spółka realizująca prace badawcze musi przekładać GUS – NCBR wymaga kopii złożonego dokumentu.
  3. Raport z audytu – audyt powinien zostać rozpoczęty po zrealizowaniu co najmniej 50% ale nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków związanych z projektem. Audyt musi być przeprowadzony przez osobę spełniającą warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077, z póź. zm.) i zawierać wszystkie dane oraz informacje zgodnie z wymaganiami wskazanymi przez NCBR. Wyniki audytu, w postaci raportu muszą zostać dostarczone do NCBR w terminie 21 dni od otrzymania sprawozdania przez jednostkę audytowaną.

Podmiot audytujący musi zostać wybrany zgodnie ze wskazaniami zasady konkurencyjności lub PZP.

  1. Informacja końcowa potwierdzającą wykonanie badań przemysłowych i prac rozwojowych – składana jest raz, na zakończenie realizacji projektu, wraz z wnioskiem o płatność końcową.
  2. Sprawozdanie z rozpowszechniania wyników prac B+R – składane jest niezwłocznie po zakończeniu rozpowszechniania – jeżeli zakończenie rozpowszechniania nie nastąpiło w okresie realizacji projektu, dokument może zostać złożony w okresie trwałości.

Należy pamiętać, że wszystkie zobowiązania Beneficjenta są zdefiniowane w Umowie o dofinansowanie. Ze względu na to, że na przestrzeni lat umowy się zmieniały, niniejszego wpisu nie należy traktować jako dokumentu wiążącego.