Finansowanie działań z udziałem środków publicznych nakłada szereg obowiązków, które niekiedy trudno przyjąć do wiadomości przedsiębiorcy funkcjonującemu w realiach biznesowych, tak różnych od tych, w jakich funkcjonuje administracja publiczna. To dwa zupełnie różne światy, które przy okazji realizacji projektów dofinansowanych ze środków unijnych lub krajowych muszą współpracować i nawzajem się porozumieć. Jak wielkie stanowi to wyzwanie, wiedzą wszyscy beneficjenci.

Rozpoczynamy serię artykułów, w których zwrócę uwagę na niektóre aspekty związane z koniecznością stosowania zasady konkurencyjności przy wyborze dostawców i wykonawców usług w związku z realizacją projektów dofinansowanych z Funduszy UE (EFRR, EFS i FS) w sytuacji, gdy nie podlegamy Prawu zamówień publicznych. Nie sposób oczywiście powiedzieć o wszystkim, skupię się, więc tylko na kilku najczęściej popełnianych błędach, z którymi stykam się w swojej pracy.

Pierwszy z artykułów dotyczy zapewnienia właściwej ścieżki audytu. W kolejnych omówię takie zagadnienia jak:

  • Szacowanie wartości zamówienia i wybór trybu postępowania
  • Terminy są ważne
  • Warunki udziału w postępowaniu
  • Konsorcja i podwykonawcy

Zapewnienie właściwej ścieżki audytu

Zacznę od wyzwania, które wielu beneficjentom sprawia mnóstwo trudności. Każda czynność w toku postępowania musi znaleźć potwierdzenie w dokumentach.

Z zachowaniem właściwej ścieżki audytu, w uproszczeniu mówiąc, mamy do czynienia wówczas, gdy osoba, która nie brała w nim udziału, może na podstawie dokumentów jednoznacznie stwierdzić, co się działo na każdym jego etapie.

Na ogół zdajemy sobie sprawę, że postępowanie musi być udokumentowane. Nie zawsze jednak dbamy o należyte udokumentowanie każdego kroku postępowania. A właśnie tego wymagają od nas instytucje finansujące. Musimy być w stanie pokazać dowód na każdą wykonaną przez nas czynność. Począwszy od oszacowania wartości zamówienia, poprzez publikację zapytania ofertowego, wymianę korespondencji z oferentami, po rozstrzygnięcie postępowania i publikację jego wyniku.

Wachlarz działań w toku postępowania jest szeroki.

Niekiedy ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa ograniczamy opis przedmiotu zamówienia i zastrzegamy, że szczegóły udostępnimy zainteresowanym podmiotom po podpisaniu umowy o poufności. Powinniśmy zatem udokumentować złożenie przez oferenta wniosku o udostępnienie szczegółowej specyfikacji i potwierdzenie, że zawarliśmy umowę o poufności i udostępniliśmy mu szczegółowe informacje, których nie było w opublikowanej treści zapytania.

W przypadku, gdy oferenci zwracają się do nas z pytaniami, musimy udzielić im odpowiedzi i opublikować je w miejscu, w którym przedstawione zostało zapytanie. Korespondencję z pytaniami oferentów zachowujemy w dokumentacji postępowania. Dodatkowo jeżeli nasze wyjaśnienia w odniesieniu do zapytania ofertowego wnoszą istotne treści, np. co do jego zakresu, konieczne może być wydłużenie terminu na składanie ofert.

Jeżeli wzywamy oferentów do wyjaśnień lub uzupełnień złożonych ofert, musimy zachować w dokumentacji wystosowane wezwania oraz odpowiedzi oferentów.

Oczywiste jest, że z przeprowadzonego postępowania należy sporządzić protokół. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków wskazują, jakie elementy musi zawierać protokół.

To, o czym dość często zapominają beneficjenci, to zamieszczenie informacji o wyniku postępowania w Bazie Konkurencyjności. Wytyczne nie precyzują, kiedy taka informacja powinna zostać zamieszczona, więc tuż po zakończeniu postępowania nie od razu musi oznaczać nieprawidłowość. Z pewnością nie należy zbytnio zwlekać z opublikowaniem wyniku. Najnowsza wersja Wytycznych oprócz nazwy wybranego wykonawcy i jego siedziby każe nam też podać cenę zamówienia.

W sytuacji, gdy oferenci żądają udostępnienia protokołu z postępowania, wielu beneficjentów zastanawia się, czy wraz z nim muszą też udostępnić do wglądu otrzymane oferty. Wytyczne nie pozostawiają w tym względzie wątpliwości. Jedynie te części ofert, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, mogą nie zostać udostępnione na żądanie oferentów biorących udział w postępowaniu. Jeżeli więc sami jesteśmy oferentem i nie chcemy, żeby inni zapoznali się z informacjami o naszej firmie, które powinny być chronione, warto zastrzec w treści oferty, które jej elementy obejmują tajemnicę przedsiębiorstwa.

Jeżeli nie udokumentujemy dość szczegółowo całego przebiegu postępowania, może nam zostać wymierzona korekta finansowa. Zgodnie bowiem z ogólną zasadą oceny kwalifikowalności wydatków, jeżeli nie da się wykazać, że wydatek jest kwalifikowalny, należy go uznać za niekwalifikowalny.

Pierwsza, lecz nie jedyna rzecz wymagająca udokumentowania to szacowanie wartości zamówienia, o czym w kolejnym artykule.