Umowa konsorcjum – podział praw i obowiązków

Czym jest konsorcjum?

Słowo „konsorcjum” pochodzi od łacińskiego słowa „consortium”, które tłumaczy się jako „współudział”. Definicja konsorcjum nie jest uregulowana w Polsce jednym aktem prawnym. Poszczególne akty prawne odnoszące się do kwestii konsorcjum wskazują w mniejszym, lub większym stopniu, co przez to pojęcie rozumieją, ale wyłącznie na potrzeby danej regulacji (np. Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki).

Niemniej jednak, ogólne rozumienie terminu „konsorcjum” jest w dużym stopniu spójne. Konsorcjum może być traktowane jako porozumienie między podmiotami gospodarczymi, zawiązane w określonym celu i na określony czas np. ze względu na zakres przedsięwzięcia przekraczającego możliwości jednostkowe podmiotów, bądź też w celu dywersyfikacji ryzyka.

Należy zwrócić uwagę, iż konsorcjum w żadnym przypadku nie stanowi odrębnego podmiotu gospodarczego, nie podlega rejestracji, nie musi posiadać odrębnej nazwy, bądź odrębnej siedziby. Konsorcjum nie posiada również wspólnego majątku. Podmioty, które je tworzą stanowią odrębne byty gospodarcze działające niezależnie i współdziałające wyłącznie w zakresie określonym umową konsorcjum.

Umowa konsorcjum

Współpraca między podmiotami może być realizowana bez formalnego jej potwierdzenia, chociaż w przypadku ubiegania się o finansowanie zewnętrzne umowa konsorcjum musi być podpisana przed złożeniem wniosku. Na potrzeby prowadzenia projektów B+R finansowanych z UE, niezbędne jest stworzenie dokumentu, który określa prawa i obowiązki stron współpracujących. Każdorazowo, minimalny zakres umowy konsorcjum jest określany w dokumentacji konkursowej, która wskazuje jakie kwestie muszą zostać uregulowane przed podjęciem formalnej współpracy. Dodatkowo, również umowa o dofinansowanie określa wymagania wobec podmiotów działających wspólnie w ramach danego projektu badawczego.

Standardowy zakres umowy konsorcjum

Każdorazowo, umowa konsorcjum musi zawierać zapisy wskazujące członków konsorcjum, ich dane, a także cel i okres obowiązywania umowy. Niezbędne jest też wskazanie Lidera konsorcjum, który będzie je reprezentował, w tym podpisze w imieniu wszystkich partnerów umowę o dofinansowanie.

Lider konsorcjum jest pośrednikiem między członkami konsorcjum, a instytucją, do której raportowany jest postęp w realizacji projektu. Lider jest odpowiedzialny za rozliczenia i działalność sprawozdawczą w związku z wykonywaniem umowy (np. przygotowuje wnioski o płatność i sprawozdawcze na podstawie przekazanych przez partnerów informacji, lub wnioskuje o zmiany w umowę o dofinansowanie), czuwa nad prawidłową realizacją projektu, ponosi odpowiedzialność za zarządzanie finansami, pełni także funkcję reprezentacyjną promując projekt. Jednocześnie jest on zobowiązany do informowania partnerów o wszelkich ustaleniach poczynionych z instytucją udzielającą dofinansowania. Jako członek konsorcjum musi także wypełniać wszystkie obowiązki nałożone na zwykłych członków konsorcjum (np. realizowanie zadań wynikających z planu prac badawczych, czy prowadzenie działań informacyjnych dotyczących projektu).

Partnerzy będący członkami konsorcjum są zobowiązani do informowania Lidera o wszelkich działaniach i czynnościach związanych z realizacją projektu, np. zamiarze dokonania zmian mających wpływ na realizację projektu, czy to dotyczących wykonywanych prac badawczych, czy też szeroko rozumianych kwestii prawno-organizacyjnych (np. likwidacja podmiotu gospodarczego, zmiana statusu wielkości przedsiębiorstwa, uzyskanie pomocy publicznej, bądź pomocy de minimis na koszty objęte projektem, czy też wykluczenie z możliwości otrzymywania środków europejskich wynikające z ustawy o finansach publicznych). Z zakresie związanym z pracami B+R, muszą informować Lidera o wszelkich kwestiach mogących mieć potencjalnie negatywny wpływ na osiągnięcie celu projektu lub też o konieczności wprowadzenia zmian w projekcie.

Warto też zauważyć, że utworzenie konsorcjum nakłada na wszystkie strony obowiązek wywiązania się ze zobowiązań nałożonych przez umowę konsorcjum i umowę o dofinansowanie, np. prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków, czy zapewnienia możliwości kontroli, ale przede wszystkim obowiązek współpracy dla osiągnięcia celu zawiązania konsorcjum – realizacji projektu badawczego.

Przykładowy zakres obowiązków członków konsorcjum