Beneficjenci realizujący projekty finansowane ze środków europejskich muszą przestrzegać licznych wytycznych i regulacji. Surowe standardy mają na celu zapewnienie transparentności, efektywności oraz sprawiedliwości w realizacji projektów, a ich przestrzeganie jest kluczowe dla sukcesu i integralności całego procesu. Zakupy w projektach często stanowią największe wyzwanie dla beneficjentów. Wszystkie zasady dotyczące prawidłowej realizacji zakupów w projektach finansowanych ze środków europejskich zostały określone w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Niestety rygorystyczne wymagania i skomplikowane przepisy sprawiają, że łatwo o błąd, czyli nieprawidłowość indywidualną, o której pisaliśmy w naszym artykule Nowe wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości w realizacji projektów z funduszy unijnych na lata 2021-2027 (crido.pl). Skutkuje to naliczeniem korekty zgodnie z tabelą stawek procentowych korekt finansowych i pomniejszeń zawartych w Wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027 (dalej: tabela).

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Procedury zakupowe – jakich błędów unikać?

Otwarcie licznych programów pomocowych przyczyniło się do znaczącego wzrostu inwestycji korzystających z funduszy publicznych. Często mówi się jednak, że samo zdobycie dofinansowania to mniejsze wyzwanie niż jego późniejsze rozliczenie. Kluczowym aspektem prawidłowego rozliczenia projektów dofinansowanych jest natomiast przestrzeganie procedur zakupowych. Zapraszamy do wysłuchania ciekawej rozmowy na ten temat.

Z uwagi na fakt, że korekty nakładane są z powodu naruszeń zasad udzielania zamówień w projekcie na każdym etapie cyklu życia zamówienia, naruszenia podzielone zostały na trzy kategorie:

  • Kategoria 1 – obejmuje nieprawidłowości związane z ogłoszeniem o zamówieniu oraz Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (punkty 1–13 w tabeli).
  • Kategoria 2 – dotyczy kwalifikacji wykonawców i oceny ofert, obejmując naruszenia związane z badaniem spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, potwierdzania braku podstaw wykluczenia oraz weryfikacją złożonych ofert, w tym pod kątem rażąco niskiej ceny, a także oceną ofert zgodnie z ustalonymi kryteriami (punkty 14–22 w tabeli).
  • Kategoria 3 – obejmuje nieprawidłowości występujące podczas realizacji zamówienia, głównie związane ze zmianami w treści zawartej umowy (punkt 23 tabeli).

Dla poszczególnych nieprawidłowości wymienionych w tabeli przypisano stawkę procentową korekty. Wagi poszczególnych stawek określono w zależności od rodzaju stwierdzonej nieprawidłowości indywidualnej, im poważniejsze naruszenie, tym wyższa korekta. Z kolei w sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości, dla której w tabeli nie określono stawki procentowej, stosuje się taki poziom kary, który odpowiada najbliższej rodzajowo kategorii nieprawidłowości. Natomiast gdy w ramach jednego zamówienia stwierdzono kilka nieprawidłowości indywidualnych, wartość korekt finansowych nie podlega sumowaniu. W tym przypadku do wszystkich stwierdzonych nieprawidłowości indywidualnych należy zastosować jedną stawkę odpowiadającą najpoważniejszemu naruszeniu.

Poniżej przedstawiamy naszym zdaniem najczęściej popełniane przez Beneficjentów błędy przy realizacji zakupów w ramach projektu, a także konsekwencje finansowe z nich wynikające. Zachęcamy do zapoznania się z nimi, aby uniknąć potencjalnych problemów i kar w przyszłych realizacjach.

1. Niewłaściwe określenie przedmiotu zamówienia

Niewłaściwe lub zbyt ogólne określenie przedmiotu zamówienia to częsty błąd, który prowadzi do nieporozumień i problemów na późniejszych etapach postępowania. Przedmiot zamówienia powinien być dokładnie i precyzyjnie opisany, aby uniknąć sytuacji, w których oferenci nie są w stanie zrozumieć wymagań lub dostarczają produkty bądź usługi niezgodne z oczekiwaniami. Zapisy zapytania nie mogą również odstraszać oferenta od złożenia oferty, co może mieć miejsce gdy w opisie przedmiotu zamówienia wskazane zostaną cechy, parametry przedmiotu zamówienia sugerujące konkretnego wykonawcę bez wskazania cech równoważności.

Należy pamiętać, że nieprecyzyjne opisanie przedmiotu zamówienia może prowadzić do sporów z wykonawcą zamówienia, ale także może mieć negatywny skutek finansowy dla zamawiającego w postaci naliczenia korekty finansowej. Jeżeli opis w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji warunków zamówienia jest niewystarczający lub niedokładny i może uniemożliwiać potencjalnym oferentom pełne określenie przedmiotu zamówienia, jest to traktowane jako ograniczenie konkurencji i zgodnie z tabelą korekt za tą nieprawidłowość wartość korekty wynosi 10% wartości zamówienia.

2. Nieopublikowanie zapytania ofertowego

Zgodnie z Wytycznymi kwalifikowalności wydatków, zamówienia w projekcie o szacunkowej wartości powyżej 50 000 zł powinny być realizowane zgodnie z Ustawą o finansach publicznych lub zgodnie z zasadą konkurencyjności, jeśli Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania prawa zamówień publicznych. A to oznacza konieczność odpowiedniego upublicznienia zapytania ofertowego. Brak opublikowania zapytania ofertowego lub ogłoszenia o zamówieniu zgodnie z odpowiednimi przepisami (np. publikacja w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Biuletynie Zamówień Publicznych lub Bazie konkurencyjności), jest nieprawidłowością. Najczęstszą jej przyczyną jest niewłaściwe oszacowanie wartości zamówienia, które skutkuje wyborem nieodpowiednich procedur. Jeśli zbyt nisko oszacujemy wartość zamówienia i w wyniku tego nie ogłosimy postępowania zgodnie z przepisami, taki błąd skutkuje naliczeniem korekty finansowej w wysokości 100% wartości zamówienia. Dlatego też dokładne oszacowanie wartości przyszłego zamówienia jest kluczowe dla przeprowadzenia skutecznego i prawidłowego postępowania.

3. Brak przejrzystych kryteriów oceny ofert

Niejasne lub dyskryminujące kryteria oceny ofert mogą prowadzić do subiektywności i braku transparentności w procesie wyboru wykonawcy. Kryteria oceny muszą być ściśle związane z przedmiotem zamówienia i być jasno sformułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Wagi poszczególnych kryteriów powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty. Oprócz kryterium cenowego, można również stosować kryteria jakościowe. Należy przy tym pamiętać, że kryteria oceny nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia. Za takie naruszenie stawka korekty wyniesie 10% wartości zamówienia. Z kolei tego typu kryteria mogą być stosowane jako kryteria kwalifikacyjne, czyli warunki udziału w postępowaniu. Natomiast taka sama wartość korekty nakładana jest na Beneficjenta, który sformułował warunki udziału w postępowaniu przewyższające wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia. Warto podkreślić, że w sytuacji kiedy w zapytaniu ofertowym nie zostaną opublikowane kryteria oceny ofert oraz ich wagi, nakładana jest korekta w wysokości 25% wartości zamówienia.

4. Nieprzestrzeganie terminów składania ofert

Przepisy jasno określają minimalne terminy składania ofert w zależności od rodzaju zamówienia, a także od wysokości jego szacunkowej wartości. Podczas ustalania terminów należy wziąć również pod uwagę złożoność postępowania, charakter i przedmiot zamówienia. Terminy powinny być ustalane w sposób umożliwiający ich dotrzymanie i powinny być nie krótsze niż wymagane w Wytycznych. Zastosowanie krótszych terminów niż wynikające z Wytycznych traktowane jest również jako nieprawidłowość, a stawka korekty finansowej w tym wypadku jest zróżnicowana, i wynosi odpowiednio od 5% do 100% w zależności od tego, o ile został skrócony termin w stosunku do wymaganego:

  • termin zostanie skrócony o co najmniej 85% lub termin jest nie dłuższy niż 5 dni, korekta wyniesie 100% wartości zamówienia;
  • termin zostanie skrócony o co najmniej 50% (ale o mniej niż 85%) korekta wyniesie 25% wartości zamówienia;
  • termin zostanie skrócony o co najmniej 30% (ale o mniej niż 50%) lub w przypadku prowadzenia istotnych zmian w dokumentach zamówienia i w tym wypadku nie przedłużono terminów składania ofert, korekta wyniesie 10% wartości zamówienia; gdy termin zostanie skrócony o mniej niż 30% korekta wyniesie 5% wartości zamówienia.

5. Wprowadzanie niedozwolonych modyfikacji w umowie o udzielenie zamówienia

Nadrzędną zasadą jest brak możliwości dokonywania istotnych zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy (wyjątek stanowią zmiany, które zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym w postaci jednoznacznych postanowień umownych, określających ich zakres i charakter oraz warunki ich wprowadzenia oraz będących w zgodzie z wytycznymi kwalifikowalności). Jeśli natomiast wprowadzono w umowie modyfikacje (w tym np. ograniczenie zakresu zamówienia), które nie były przewidziane w zapytaniu ofertowym traktowane jest to jako nieprawidłowość skutkująca naliczeniem korekty finansowej w wysokości 25% wartość zamówienia.

Unikanie błędów wymaga staranności, dokładności oraz odpowiedniego przygotowania i edukacji osób zaangażowanych w proces zakupowy. Dzięki temu postępowania zakupowe mogą przebiegać sprawnie, efektywnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, co nie tylko chroni przed potencjalnymi konsekwencjami finansowym, ale także zapewnia sukces realizowanego projektu. Dlatego serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszym działem rozliczeń, który skutecznie wesprze w prawidłowym procesie zakupowym w projekcie.