Okres przejściowy między perspektywami finansowymi to chwila na złapanie oddechu dla przedsiębiorców ubiegających się o wsparcie ze środków publicznych. Jednocześnie jest to również doskonały czas, który można wykorzystać, aby przygotować się do realizacji kolejnych projektów inwestycyjnych lub badawczo-rozwojowych. Jak wspominaliśmy we wcześniejszym wpisie, szczegółowe zaplanowanie działań projektowych jest niezwykle istotne i ma kluczowy wpływ na finalny sukces podejmowanych działań.

Jedną z pierwszych czynności, jakie przedsiębiorca powinien przeprowadzić przed przystąpieniem do prac projektowych, jest analiza ryzyka, która pozwala na ograniczenie niepewności związanej z realizacją i wdrażaniem rezultatów projektu na każdym etapie prac. Niestety tak ważny element jak identyfikacja ryzyk jest często bagatelizowany przez uczestników projektu, co może mieć swoje konsekwencje i skutkować np. wzrostem kosztów realizacji projektu, wystąpieniem barier dotyczących wdrożenia rezultatów projektu lub całkowicie uniemożliwić jego realizację.

Klasyfikacja i rodzaje ryzyka

Niebezpieczeństwa i zagrożenia projektowe mogą mieć swoje źródło zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Tym samym analizę ryzyka można przeprowadzić z podziałem na czynniki zewnętrzne obejmujące np. globalne zmiany w sferze politycznej czy prawnej, zmieniające się trendy rynkowe, wymagania i regulacje instytucji czy agencji branżowych oraz działania podejmowane przez konkurencję. Przykładami takich ryzyk mogą być wymagania lub normy środowiskowe, konieczność certyfikacji opracowanego rozwiązania lub zmiana strategii państwa i wymogów regulacyjnych względem danej branży. Do czynników wewnętrznych należy zaliczyć przede wszystkim czynniki związane z zaplanowaniem projektu od strony finansowej i zapewnienia środków do jego realizacji, harmonogramu prac umożliwiającego uzyskanie zakładanych efektów w określonym czasie oraz zasobów ludzkich, w tym zaangażowania kompetentnych i doświadczonych pracowników w projekcie.

Klasyfikacja ryzyka nie jest sztywna. Z racji faktu, iż każdy projekt jest unikalny i osadzony w odmiennych realiach, przedsiębiorca powinien zastosować taki podział ryzyk, który zapewni najpełniejszy i najbardziej adekwatny do wymagań prac obraz otoczenia i pozwoli na cykliczne monitorowanie ryzyk.

Ocena i metody zaradcze

Niezależnie od wybranej klasyfikacji, kluczowa jest prawidłowa ocena prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego wpływu na projekt, a co za tym idzie także metod zaradczych. Ocenę ryzyka można podzielić na dwie, często uzupełniające się wzajemnie części: jakościową analizę ryzyk, która hierarchizuje ryzyka i umożliwia ich ocenę oraz określa prawdopodobieństwa i skutki wystąpienia, a także ilościową analizę ryzyk, która prowadzi do liczbowej analizy wpływu rozpoznawalnych ryzyk na cele projektu.

Ważne jest również, aby przedsiębiorca na podstawie oceny ryzyk zaplanował działania, które stanowić będą jego odpowiedź na wystąpienie ryzyka. Ponadto prawidłowa analiza ryzyk na etapie przygotowania projektu i wdrożenie odpowiednich środków zaradczych może całkowicie wyeliminować ryzyko.

Przedsiębiorcy są uzbrojeni w szereg narzędzi, które wspierają w przygotowaniu złożonych analiz ryzyka. W większości przypadków, po wstępnej identyfikacji ryzyk wystarczające może być bieżące monitorowanie otoczenia społeczno-gospodarczego czy działań konkurencji i wewnętrzne podejmowanie decyzji zaradczych np. na zasadzie burzy mózgów członków zespołu projektowego.

W przypadku projektów innowacyjnych i złożonych może się okazać, iż analiza ryzyka przeprowadzona wyłącznie na początku prac będzie niewystarczająca w obliczu ciągle zmieniającego się otoczenia. Tym samym konieczne jest wprowadzenie cyklicznego monitorowania ryzyk oraz prowadzenia dokumentacji zagrożeń i podejmowanych działań już od samego początku przygotowań do realizacji projektu. Takie informacje mogą okazać się przydatne nie tylko w przypadku zarządzania ryzykiem przy realizacji konkretnego projektu, lecz również mogą stanowić pomoc w celu przygotowania analizy ryzyk dla przyszłych działań. Warto również wspomnieć, iż w przypadku projektów współfinansowanych ze środków UE analiza ryzyka jest obowiązkowym elementem zawartym w dokumentacji aplikacyjnej. Może być ona podzielona na etap realizacji i wdrażania rezultatów projektu bądź na poszczególne obszary np. ryzyka B+R, finansowe, administracyjne itp., co pozwala skuteczniej przewidzieć zagrożenia w każdej fazie projektu.