W ramach wszystkich projektów realizowanych z dofinansowaniem UE konieczne jest wykazanie, że beneficjent ma zasoby kadrowe, pozwalające na właściwe zarządzanie projektem. We wniosku o dofinansowanie należy opisać zespół zarządzający, który pozwoli nie tylko na prawidłową realizację zadań merytorycznych, ale również na odpowiednie wydatkowanie dotacji czy zaadresowanie wszelkich zobowiązań merytorycznych. Oczywiście w wielu przypadkach zagwarantowanie we wniosku odpowiednich kadr to jedno, natomiast realnie (przy założeniu współpracy z pełnym zespołem administracyjnym) do prowadzenia i „pilnowania” projektu unijnego oddelegowana jest jedna osoba lub angażowana jest firma zewnętrzna.

Czy księgowa powinna zajmować się rozliczaniem dotacji?

Często spotykamy się z sytuacją, kiedy beneficjent oddelegowuje do prowadzenia projektu unijnego osobę zajmującą się w firmie księgowością lub angażuje w tym celu firmę, która normalnie zajmuje się księgowością. Takie działanie wynika z założenia, że rozliczenie dotacji to działalność stricte związana z pilnowaniem właściwego administrowania finansami i sprowadza się do „compliance”.

„Compliance” nie wystarczy

Rzeczywiście, weryfikacja zgodności finansowej jest bardzo istotna w prowadzeniu projektu unijnego i należy przykładać dużą staranność do wypełniania wszelkich założeń związanych z prawidłowym wydatkowaniem. W tym kontekście można podkreślić, że dopiero przy podwójnej weryfikacji, wynikającej z prowadzenia projektu, firmy odkrywają, że ich polityka rachunkowości nie jest właściwie zaktualizowana, pojawiają się nieprawidłowości związane z naliczaniem wynagrodzeń czy nieodpowiednio podchodzi się do księgowań WNiP – to wszystko prawda i właściwa kontrola tych aspektów jest kluczowa. Natomiast istotne jest, aby sobie uświadomić, że podejście „compliancowe” absolutnie nie jest wystarczające dla właściwego i optymalnego rozliczenia projektu unijnego.

Zarządzanie projektem unijnym wymaga szerszego spojrzenia…

Z naszego doświadczenia wynika, że osoba zarządzająca administracją projektu współfinansowanego musi mieć również szersze spojrzenie na działania projektowe, musi mieć pewną wiedzę dotyczącą przedmiotu projektu (przynajmniej opartą na wnikliwej analizie wniosku o dofinansowanie) oraz musi umieć na bieżąco reagować zmieniając działania projektowe lub dostosowując wniosek. Delegując osobę, która zarządza projektem, należy pamiętać, że administracja projektu to również bieżące śledzenie postępu finansowego w projekcie wraz z oceną, gdzie pojawiają się oszczędności i optymalizacją wydatkowania poprzez bieżące przesuwanie środków budżetowych w ramach istniejących pozycji budżetowych (a czasem identyfikowanie możliwości wprowadzenia nowych pozycji w trakcie trwania projektu). Istotna jest też znajomość prowadzenia procedur zakupowych (nawet jeśli firma ma własne procedury, zapewne rolą osoby rozliczającej będzie dopasowanie ich do wymogów wynikających z Wytycznych) i ocena, czy np. opis przedmiotu zamówienia jest jednoznaczny lub czy nie zawęża konkurencji. Rolą osoby rozliczającej będzie zatem przynajmniej porównawcza weryfikacja raportu merytorycznego ze zobowiązaniami wynikającymi z wniosku o dofinansowanie. Również w przypadku konieczności zmian w projekcie, to osoba znająca zasady, które obowiązują przy projektach współfinansowanych, będzie współpracować z osobami merytorycznymi w pierwszej kolejności określając, czy dane zmiany są możliwe do wprowadzenia i docelowo modelując właściwą argumentację, która ma potencjał przekonania Instytucji finansującej do wprowadzenia koniecznych modyfikacji.

...i różnych kompetencji

Biorąc pod uwagę powyższe, powierzenie administracyjnego prowadzenia projektu unijnego osobie, która dotychczas zajmowała się wyłącznie finansami w firmie, nie jest dobrym rozwiązaniem. Ważne, aby zarządzający projektem miał wiedzę z zakresu księgowości czy kadr (lub miał oparcie w wyznaczonych osobach zajmujących się tymi tematami), ale również doskonale poruszał się w przepisach regulujących prowadzenie projektów współfinansowanych (nie tylko w zakresie finansów, ale również w zakresie sposobu prowadzenia procedur zakupowych, promocji czy w zakresie pojawiających się wymogów odnośnie raportowania).

Niejednokrotnie okazuje się, że znalezienie eksperta, który ma tak szeroką wiedzę i doświadczenie jest niezwykle trudne i w takim wypadku warto rozważyć firmę zewnętrzną, która może zapewnić osobę lub zespół osób dysponujących odpowiednimi kwalifikacjami.

Niezależnie od tego, czy beneficjent zdecyduje się na zatrudnienie odpowiedniej osoby czy zaangażowanie firmy zewnętrznej, niezwykle istotne jest nadanie odpowiednich uprawnień osobom zarządzającym projektem – najlepszy zarządzający nie poradzi sobie z prowadzeniem projektu jeżeli nie będzie otrzymywał na bieżąco wszelkich koniecznych danych – zarówno od zespołu merytorycznego, jak i od zespołu księgowego czy kadrowego firmy.

Autor: Magdalena Wolińska, starszy menedżer w CRIDO