Realizacja projektów z pomocą publiczną

Skuteczna realizacja umowy o dofinansowanie oraz refundacja poniesionych kosztów w terminie to główny cel przedsiębiorców, którzy otrzymali wsparcie publiczne. Poszczególne etapy realizacji projektu warunkują wypłatę transz, które niejednokrotnie mają duży wpływ na utrzymanie płynności działania firmy. Nasza oferta skierowana jest do firm, które dopiero rozpoczynają realizację projektu oraz do takich, które prowadzą ich wiele i oczekują partnerskiej współpracy merytorycznej.

Posiadamy kilkuletnie doświadczenie w realizacji usług związanych z kompleksowym prowadzeniem projektów, które otrzymały wsparcie publiczne ze środków unijnych lub krajowych. Usługi obejmują bieżące rozliczanie wsparcia, weryfikację prawidłowości administracyjnego prowadzenia projektu oraz usługi ad hoc związane z zaistniałymi nieprawidłowościami tzw. zarządzanie kryzysowe.

Zespół zbudował swoje doświadczenie wspierając realizację projektów o wartości ponad miliarda złotych.

W czym możemy pomóc?

Kompleksowa usługa

> Obejmuje pełne wsparcie przy realizacji prac związanych z administracją projektu tzw. Project Management. W szczególności usługi obejmują wsparcie w procesie wyboru podwykonawców i dostawców, weryfikację zgodności prowadzonych prac z wnioskiem o dofinansowanie i zarządzanie procesem ewentualnych zmian, prowadzenie korespondencji z Instytucją czy monitorowanie wszelkich kwestii związanych ze sprawozdawczością projektu.

Pomoc doraźna

> Dla firm, które już mają doświadczenie w realizacji projektów z dofinansowaniem publicznym lub które mają własnych ekspertów i chcą samodzielnie prowadzić Projekt oferujemy wsparcie doraźne, realizując działania, pozwalające na zakończenie Projektu zgodnie z założeniami. Ekspert może włączyć się na każdym etapie realizacji Projektu. Współpraca może mieć charakter systematyczny lub opierać się na punktowym wsparciu (zazwyczaj rozliczanym w trybie godzinowym). Bieżąca obsługa może dotyczyć m.in. korespondencji z instytucjami, odpowiedzi na wszelkie wątpliwości klienta, przygotowania wniosków o zmiany czy też odpowiedzi na uwagi i pytania ze strony Instytucji przyznającej dotację/kontrolującej realizację projektu, przygotowania wniosku o płatność.

Wsparcie kryzysowe

> W każdym projekcie mogą nastąpić nagłe zmiany. Jednocześnie, otoczenie biznesowe firmy jest zmienne i dynamiczne. Wsparcie kryzysowe jest możliwe na każdym etapie realizacji projektu. Najczęściej potrzeba pomocy wynika z istotnych zmian, koniecznych do wprowadzenia w projekcie czy potencjalnych nieprawidłowości zidentyfikowanych podczas kontroli. Nasze wsparcie polega na obiektywnej ocenie problemu, zaproponowaniu rozwiązań i/lub ich wdrożeniu. W takim wypadku zakres pomocy jest każdorazowo określany i wyceniany indywidualnie.

Szkolenia

> Eksperci z wieloletnim doświadczeniem praktycznym przeprowadzą szkolenie lub serię szkoleń z kompleksowej realizacji projektu lub z określonego zakresu działań projektowych opartych na specyficznych potrzebach klienta. Szkolenie może zostać przeprowadzone w siedzibie Klienta bądź w innym miejscu, zgodnie z wcześniej ustalonym planem. Od Klienta zależy długość poszczególnych modułów szkoleniowych czy też poziom szczegółowości omawiania wskazanych tematów.

Początek realizacji Projektu jest niejednokrotnie najtrudniejszy, dlatego przygotowanie firmy m.in. w zakresie opracowania procesów administracyjnych, takich jak cykl obiegu dokumentacji, procesy weryfikacji, procesy archiwizacji, wzory dokumentów, zapewni bezpieczeństwo i istotnie przyspieszy procesy związane z prowadzeniem administracji projektowej.

Po otrzymaniu wsparcia firma podpisuje umowę o dofinansowanie a dokumentacja aplikacyjna staje się załącznikiem do umowy. Projekt musi być realizowany zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, w którym wskazujemy poszczególne wydatki, terminy ich poniesienia. Powstaje zobowiązanie odnośnie wskaźników, które muszą zostać osiągnięte. Zmiany w projekcie mogą być spowodowane np. opóźnieniami ze strony dostawców, błędnie wystawionymi fakturami. Osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu na czas to gwarancja prawidłowego rozliczenia projektu. Warto przed rozpoczęciem projektu zweryfikować harmonogram rzeczowo-finansowy oraz wskaźniki, poziomy bazowe, oraz sposób ich udokumentowania aby założenia były możliwe do zrealizowania.

Archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów to kolejny ważny obowiązek po stronie przedsiębiorcy-beneficjenta. Beneficjent ma obowiązek posiadania pełnej dokumentacji pozwalającej na weryfikację prawidłowej realizacji projektu. Istotne jest również aby pełna wiedza o projekcie dostępna była przez cały okres, wymagany przez Unię Europejską. Wprowadzanie odpowiednich procedur pozwoli na uniknięcie problemów na etapie kontroli.

Na podstawie dokumentów finansowych i merytorycznych zostaną przygotowane informacje dotyczące postępu prac merytorycznych i rozliczenie postępu finansowego. Usługa obejmie również obsługę systemu do rozliczeń z instytucją (np. SL2014). Przygotujemy wymagane oświadczenia oraz odpowiedzi na pytania Instytucji udzielającej wsparcia.

Obowiązki promocyjno-informacyjne, to konkretne działania, które wynikają z zapisów umowy i właściwych dokumentów. Do przedsiębiorcy, który jest beneficjentem należy obowiązek szerokiego informowania o prowadzonym projekcie oraz o fakcie pozyskania dofinansowania ze środków unijnych. Każdy z konkursów nieco inaczej definiuje obowiązki promocji, dlatego zawsze należy weryfikować zgodność prowadzonych działań z wymaganiami.

Niezależnie od jakości posiadanych dokumentów, sam moment rozmów z osobami kontrolującymi projekt niejednokrotnie jest dla firmy niekomfortowy. Wsparcie eksperta daje Klientowi poczucie bezpieczeństwa i pewność, że zostaną dołożone wszelkie starania, by uzyskać pozytywny wynik zewnętrznej weryfikacji Projektu. Zapewniamy pełne wsparcie zespołu projektowego poprzez przyjazd na miejsce realizacji projektu i ponowną weryfikację dokumentacji oraz obecność w trakcie kontroli i udzielenie przedstawicielom Instytucji przyznającej dotację wszelkich informacji dotyczących administracyjnej strony realizacji Projektu.

Błędy w rozliczaniu wsparcia publicznego najczęściej dotyczą zakupu towarów i usług. Oferujemy wsparcie w procesie wyboru podwykonawców i dostawców (procedura konkurencyjności), które m.in. obejmie przygotowanie wzoru zapytania ofertowego i protokołu wyboru wykonawcy, a także weryfikację opisów merytorycznych, przygotowanych przez zespół projektowy oraz wsparcie w trakcie całego procesu przeprowadzania procedury.

W realizację projektu zaangażowanych jest wiele osób, które poza projektem mają szereg innych obowiązków. Ze względu na to, że każdy wydatek, etap projektu musi być właściwie udokumentowany i archiwizowany, kluczowe jest aby jedna osoba odpowiadała za całość dokumentacji. Dodatkowo, wszystkie koszty związane z realizacją projektu muszą być wydzielone tak, aby również w ramach systemu księgowego można było zidentyfikować wydatki projektowe.

Nierzadko zmiany w projekcie są koniecznością, pomimo dbałości o merytorykę i dokładne planowanie. Umowa wyraźnie wskazuje jakie działania należy podjąć w zależności od rodzaju zmiany. Aby nie narazić beneficjenta na utratę pomocy publicznej w części lub nawet w całości niezbędna jest znajomość zasad pomocy publicznej, działania programów operacyjnych oraz wymaga doświadczenia. Wszystkie zmiany w projekcie muszą być odpowiednio wprowadzane i argumentowane.

Koronawirus a realizacja projektu

W oparciu o rekomendacje Ministerstwa Funduszy i Rozwoju Regionalnego, instytucje zarządzające programami unijnymi wdrożą ułatwienia w zakresie rozliczania środków publicznych. W uzasadnionych przypadkach wnioskodawcy mogą liczyć na:

 

Dziękujemy

Wiadomość została wysłana.

Skontaktuj się z nami!

Dzieje się teraz w biznesie

Więcej artykułów

Nasi eksperci

Subskrybuj blogi