Europejski Urząd Ochrony Własności Intelektualnej (EUIPO) wprowadził w 2021 roku program dofinansowania zgłoszeń znaków towarowych i wzorów przemysłowych zgłaszanych przez MŚP. Program pt. „Ideas Powered for Business SME Fund”[1] przewiduje możliwość uzyskania zwrotu 50% opłaty urzędowej związanej ze zgłaszaniem takich przedmiotów ochrony. Program jest przewidziany na rok 2021 i dysponuje budżetem 20 milionów EUR.

Podstawowe założenia

Program jest przeznaczony dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) zarejestrowanych w Unii Europejskiej. Definicja obejmuje w praktyce również mikroprzedsiębiorstwa i jednoosobową działalność gospodarczą.

Program przewiduje zwrot kosztów związanych z uzyskaniem pomocy doradczej (usługa 1) w wysokości do 75% lub kosztów urzędowych zgłoszenia do ochrony znaków towarowych i wzorów przemysłowych (usługa 2) w wysokości do 50%. Pomoc doradcza organizowana jest przez krajowe urzędy ochrony własności intelektualnej. Niestety, Urząd Patentowy RP nie przewiduje takiej usługi podlegającej programowi dofinansowania EUIPO, w związku z czym polskie firmy mogą w praktyce ubiegać się o dofinansowanie wyłącznie w ramach drugiej usługi. Z tego też powodu to na tym obszarze skupimy się w dalszej części artykułu. Zanim jednak przejdziemy do szczegółów programu EUIPO, warto jednak nadmienić, że UPRP uruchamia w tym miesiącu własny projekt doradczy dla MŚP, obejmujący nie tylko znaki towarowe i wzory przemysłowe, ale całokształt ochrony własności intelektualnej firmy (z dofinansowaniem w wysokości 95%).

W programie EUIPO maksymalna wysokość dofinansowania z funduszu SME Fund to 1500 EUR na firmę. Przy całkowitym budżecie 20M EUR oznacza to, że w skali całej Unii dofinansowanie uzyska co najmniej 13,3 tysiąca firm, a z pewnością będzie ich więcej, bo trudno zakładać, że wszystkie wykorzystają limit w całości.

Program realizowany jest w transzach („oknach”) rozłożonych proporcjonalnie na przestrzeni całego roku. Każde okno ma własny gwarantowany budżet 4M EUR i polega na tym, że przez miesiąc (styczeń, marzec, maj, lipiec, wrzesień) przyjmowane są wnioski aplikacyjne, zaś granty rozdzielane są według kolejności zgłoszeń do wyczerpania budżetu z danego okna. Podczas webinaru 9 marca przedstawiciele EUIPO poinformowali, że budżet bieżącego (marcowego) okna wynosi 6 milionów EUR, co wskazuje na to, że pula styczniowa została wykorzystana zaledwie w połowie.

Program działa na zasadzie zwrotu kosztów, co oznacza, że na etapie aplikowania o wsparcie wnioskodawca deklaruje zgłoszenia, jakie zamierza złożyć. Następnie faktycznie składa wnioski o ochronę wymienionych wcześniej znaków towarowych czy wzorów przemysłowych, regulując wszystkie należne opłaty z własnych środków. Na koniec przygotowuje i wysyła wniosek o zwrot kosztów i otrzymuje przelew na kwotę odpowiadającą przyznanemu grantowi (o ile złożono zgłoszenia zgodnie z deklaracją we wniosku o grant).

Wniosek o udzielenie grantu ma z założenia być jak najprostszy, do tego zgodnie z praktyką EUIPO zarówno wniosek, jak i cała późniejsza korespondencja mogą odbywać się z w dowolnym spośród 23 języków urzędowych Unii Europejskiej.

Jak to wygląda w praktyce?

Złożenie wniosku o grant faktycznie jest bardzo proste i polega na wypełnieniu nieskomplikowanego formularza na stronie EUIPO. Formularz zawiera miejsce na podstawowe dane firmy, ubiegającej się o grant, w tym, co ważne, pozwala na dołączenie dokumentu potwierdzającego numer VAT (lub NIP, jeśli firma nie jest VAT-owcem) oraz dokumentu potwierdzającego dane konta bankowego firmy. Na stronie EUIPO znajdują się przykłady tych dokumentów z poszczególnych krajów. Drugi z wymienionych dokumentów jest szczególnie ważny, bowiem zwrot kosztów (wypłata grantu) odbywa się wyłącznie na bankowe konto firmy, nawet jeśli opłaty regulowane były z innego źródła (np. kartą kredytową czy przez pełnomocnika). EUIPO nie jest zainteresowane stanem konta, wypłacalnością czy ostatnimi operacjami finansowymi. Nie chodzi zatem o pełny wyciąg z konta, a jedynie tę jego część, która zawiera dane konta i potwierdzenie, że jego właścicielem jest aplikująca firma. Dokumenty powinny być w miarę nowe, nie starsze niż sprzed 12-miesięcy.

Kluczową informacją jest oczywiście deklaracja jakie zgłoszenia znaków towarowych i wzorów przemysłowych będą składane. Co istotne, nie muszą one być składane w EUIPO – grant może być wykorzystany także w przypadku zgłoszeń krajowych. Należy jednak pamiętać, że grant z jednej sekcji można uzyskać tylko raz, nawet jeśli nie zostanie wykorzystana pełna pula 1500 EUR dostępnych dla jednego wnioskodawcy. Warto zatem zastanowić się z góry jakie zgłoszenia mogą być planowane w dalszej części roku, by od razu uwzględnić je w procesie pozyskiwania wsparcia. Co ważne: dofinansowanie można uzyskać wyłącznie na nowo zgłaszane znaki i/lub wzory. Dofinansowanie już złożonych wniosków rejestracyjnych nie jest możliwe, dlatego nie należy spieszyć się ze zgłaszaniem wniosków o rejestrację.

Wniosek o wsparcie można składać wyłącznie w trakcie otwartego okna (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca). Wnioski złożone poza tym okresem nie będą przyjmowane (i w zasadzie w ogóle nie powinno się udać ich złożyć, bo formularz nie jest dostępny poza dozwolonym czasem).

EUIPO rozpatruje wnioski w kolejności zgłoszeń i prócz spełnienia wymogów formalnych (MŚP zarejestrowane w jednym z krajów Unii Europejskiej, poprawnie wypełniony formularz) nie stosuje żadnych dodatkowych kryteriów.

Po 1-2 miesiącach od złożenia wniosku EUIPO informuje (mailowo) wnioskodawcę o decyzji przyznania grantu lub jego odmowie. Powodem odmowy może być wyczerpanie budżetu w danym oknie lub błędy w aplikacji grantowej (choć urzędnicy EUIPO deklarują, że w przypadku niekompletnych dokumentów będą prosić wnioskodawców o poprawienie). W decyzji podawana jest przydzielona kwota. Odmowa udzielenia grantu odnosi się jedynie do danego okna i jak najbardziej można wnioskować ponownie w przyszłych oknach.

W ciągu 30 dni od wydania decyzji należy obowiązkowo dokonać deklarowanych zgłoszeń znaków i wzorów. To prawdopodobnie najbardziej krytyczna faza realizacji projektu, bo czasu jest mało, a koszty, które trzeba przy okazji ponieść są spore. Niedotrzymanie trzydziestodniowego terminu skutkuje cofnięciem grantu.

Po złożeniu deklarowanych wniosków o rejestrację znaków towarowych czy wzorów przemysłowych, beneficjent zgłasza do EUIPO wniosek o refinansowanie części kosztów, załączając przy tym potwierdzenie poniesienia tych kosztów (w przypadku zgłoszeń w EUIPO ma wystarczyć podanie numeru zgłoszenia). EUIPO w możliwie najszybszym terminie dokona przelewu należnego grantu na konto firmy. Nie ma wytycznych co do terminu na złożenie wniosku o refinansowanie. Jedynym ograniczeniem jest to, że nie może być złożony później niż 31 stycznia 2022.

Szczegóły, na które trzeba zwracać uwagę

Pomimo tego, że sama procedura jest rzeczywiście prosta, jest kilka drobiazgów, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka przy zapoznawaniu się z informacjami o programie zamieszczonymi na stronie EUIPO. Wiele z nich zostało doprecyzowanych podczas programów informacyjnych organizowanych przez EUIPO, podczas których urzędnicy odpowiadający za program odpowiadali na pytania zainteresowanych osób.

Prócz wskazówek wspomnianych przy opisie procedury, warto jeszcze mieć na uwadze, że dofinansowanie może dotyczyć tylko podstawowych kosztów zgłoszenia, co w praktyce oznacza, że nie obejmuje np. kosztów dodatkowych klas w przypadku zgłoszenia znaku towarowego czy dodatkowych ilustracji dla wzoru przemysłowego. W przypadku zgłoszeń do EUIPO oznacza to, że można odzyskać do 425 EUR dla zgłoszenia znaku towarowego (50% opłaty podstawowej, która wnosi obecnie 850 EUR) i 175 EUR dla zgłoszenia wzoru przemysłowego (analogicznie, 50% z opłaty podstawowej w wysokości 350 EUR).

Począwszy od bieżącego, marcowego okna wniosek i całą komunikację dotyczącą grantu może prowadzić reprezentant firmy. Co ważne, reprezentantem nie musi być ani rzecznik patentowy czy prawnik (jak to ma miejsce przy zgłoszeniach w zwykłym trybie), ani nawet osoba umocowana do reprezentowania firmy w świetle przepisów, ale może to być dowolna osoba fizyczna lub prawna, pod warunkiem pisemnego upoważnienia przez firmę. Wzór upoważnienia dostępny jest na stronie EUIPO. O ile reprezentant firmy może dokonać wpłaty należnych opłat, zwrot może być dokonywany wyłącznie na konto bankowe firmy – beneficjenta i to właśnie to konto musi być podane we wniosku, nie konto reprezentanta.

Na koniec warto jeszcze przypomnieć, że choć w formularzu mowa jest o potwierdzeniu numeru VAT, równie dobrym i akceptowanym jest numer NIP w przypadku firm, które nie są płatnikami VAT. Poza tym wszędzie przewija się określenie „małe i średnie przedsiębiorstwa”, jednak o grant mogą ubiegać się także mikroprzedsiębiorstwa i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

[1] https://euipo.europa.eu/ohimportal/pl/online-services/sme-fund