Od 4 sierpnia br. obowiązuje zmienione rozporządzenie w sprawie obniżania korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień. Przede wszystkim zmianie ulega taryfikator określający stawki procentowe stosowane przy obniżaniu korekt i pomniejszeń z tytułu różnego rodzaju nieprawidłowości w postępowaniach ofertowych.

W artykule skupimy się jedynie na postępowaniach przeprowadzanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków UE przez podmioty niezobowiązane do stosowania Prawa zamówień publicznych. Ponadto, z uwagi na to, że temat jest dość obszerny, wybierzemy jedynie kilka aspektów, na które naszym zdaniem szczególnie należy zwrócić uwagę.

W obecnej wersji taryfikatora nie mamy podziału na kategorie naruszeń dotyczące zamówień udzielanych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych i zamówień udzielanych na innej podstawie (umowa o dofinansowanie projektu, decyzja o dofinansowaniu projektu). Do obu rodzajów zamówień odnoszą się te same kategorie nieprawidłowości. Zważywszy, że Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS na lata 2014-2020 czy też Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POIŚ nie wymagają od beneficjentów środków publicznych wielu działań, za których zaniechanie przewidziane są korekty finansowe w taryfikatorze, beneficjenci powinni zachować większą niż wcześniej ostrożność przy przeprowadzaniu postępowań ofertowych.

Przykładem takiego zrównania obu typów postępowań o udzielenie zamówienia jest sankcja z tytułu niezapewnienia potencjalnym oferentom czasu na uzyskanie dokumentacji zamówienia lub ograniczenia w uzyskaniu dokumentacji. Z sytuacją taką możemy mieć do czynienia, gdy zamawiający wraz z zapytaniem ofertowym nie publikuje całości dokumentacji, ale ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa jakąś jej część udostępnia tylko na wniosek zainteresowanych. Przy 7-dniowym trybie (tyle wynosi minimalny termin składania ofert dla zamówień o wartości poniżej progów unijnych) zapewnienie oferentom min. 50% tego czasu, przy tym nie mniej niż 5 dni, na uzyskanie dokumentacji zamówienia może okazać się nierealne i już na wejściu konieczne będzie ustalenie dłuższego terminu na składanie ofert (np. 10 dni).

Jedną z ważniejszych zmian jest wprowadzenie do rozporządzenia kategorii naruszenia polegającej na braku uzasadnienia powodu, dla którego nie podzielono zamówienia na części. W celu zapewnienia uczciwej konkurencji i umożliwienia małym podmiotom ubiegania się o udzielenie zamówienia zamawiający powinien dzielić zamówienie na części (albo – inaczej mówiąc – dopuszczać oferty częściowe) tam, gdzie jest to możliwe. Jeżeli z pewnych powodów zamawiający nie może podzielić zamówienia na części i nie dopuszcza składania ofert częściowych, musi uzasadnić podjęcie takiej decyzji. Uzasadnienie musi znaleźć się w protokole z postępowania. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS czy Wytyczne (…) w ramach POIŚ w ogóle nie wspominają o takim elemencie protokołu. Taryfikator jednak przewiduje 5% korekty za brak uzasadnienia.

Jako samodzielną kategorię naruszeń wymieniono nieuzasadnione ograniczenie podwykonawstwa. Taryfikator przewiduje za nie stosunkowo niską korektę (5%). Niech nie będzie to jednak w żaden sposób zachętą do ograniczania uczciwej konkurencji i ustanawiania warunków udziału w postępowaniu wykluczających podmioty, które swój potencjał wykonawczy opierają na współpracy z innymi podmiotami.

Dość istotna zmiana dotyczy kwestii dokumentowania postępowania. Zaostrzono sankcję za niezachowanie właściwej ścieżki audytu, eliminując możliwość obniżenia podstawowej 25-procentowej stawki. Co więcej, przewidziano możliwość 100% korekty w przypadku odmowy dostępu do dokumentacji z postępowania upoważnionym instytucjom. Takie założenie podkreśla istotność właściwego dokumentowania procedur zakupowych, a także przechowywania pełnej dokumentacji przez zdefiniowany w umowie o dofinansowanie okres.

Kolejną ważną zmianą w katalogu nieprawidłowości w odniesieniu do postępowań, do których nie ma zastosowania Prawo zamówień publicznych, jest zmowa przetargowa. W przypadku stwierdzenia przez sąd, UOKiK lub inną właściwą instytucję, że oferenci biorący udział w postępowaniu działali w zmowie, na wydatki ponoszone w ramach zamówienia zostanie nałożona korekta 10 lub 25%, a jeżeli w zmowie uczestniczyła osoba z ramienia zamawiającego, wówczas 100%. Sugerujemy każdorazowo zawarcie w umowie z wybranym wykonawcą odpowiednich postanowień chroniących zamawiającego przed ewentualną nieuczciwością oferenta.

Ze względu na wprowadzenie w taryfikatorze kar za nieprawidłowości nie wynikające bezpośrednio z Wytycznych zachęcamy do zapoznania się z nowym taryfikatorem korekt finansowych stosowanych do nieprawidłowości w postępowaniach o udzielenie zamówienia i traktowanie obu dokumentów łącznie jako wykazu kwestii, które powinny być zaadresowane w trakcie prowadzenia procedury zakupowej.