Specyfiką projektu badawczego jest niemożność przewidzenia, jakie wyniki zostaną uzyskane i czy w trakcie realizacji nie zajdzie potrzeba zmian w zakresie prac badawczych. Umowy o dofinansowanie dopuszczają taką możliwość.

Z czego mogą wynikać zmiany w projekcie?

Zmiany w zakresie rzeczowym mogą być różnego rodzaju. Niekiedy zachodzi konieczność powtórzenia pewnych badań, gdyż uzyskano niezadowalające wyniki. Innym razem ze względu na uzyskane wyniki pewnego etapu trzeba znacząco zmienić zakres prac w kolejnym etapie. Może też zajść sytuacja, w której konieczne będzie rozszerzenie zakresu rzeczowego, czyli dodanie prac, które wcześniej nie były planowane, albo przeciwnie – z powodu uzyskanych wyników zaplanowane wcześniej prace przestają mieć sens i należy zrezygnować z części zakresu rzeczowego.

Konieczność wprowadzenia zmian w zakresie rzeczowym może wynikać z przyczyn niebadawczych, a rynkowych albo wynikać z działania siły wyższej. Przykładem tego ostatniego jest dotykająca praktycznie każdego pandemia COVID, która jednocześnie wpływa na sytuację rynkową. Może okazać się, że terminy dostaw materiałów i surowców niezbędnych do badań ulegają znaczącemu wydłużeniu, przez co Beneficjenci albo zaangażowani podwykonawcy nie są w stanie (nie z własnej winy) prowadzić prac B+R zgodnie z przyjętym harmonogramem.

Konsekwencją takich zmian może być konieczność zmodyfikowania kamieni milowych poszczególnych etapów projektu, na podstawie których będziemy (wspólnie z instytucją) podejmować decyzję, czy zasadna jest dalsza realizacja projektu.

Warto i trzeba komunikować się z instytucją finansującą

Zmian nie należy jednak wprowadzać samowolnie, bez wiedzy instytucji finansującej projekt. Zgodnie z umową jako Beneficjent jesteśmy zobowiązani uzyskać zgodę instytucji na wprowadzenie istotnych zmian w projekcie. W przeciwnym razie możemy spotkać się z zarzutem naruszenia warunków umowy o dofinansowanie, co w skrajnym przypadku może skutkować rozwiązaniem umowy i wezwaniem do zwrotu otrzymanego dofinansowania.

Nie należy się jednak obawiać występowania do instytucji o taką zgodę. Z naszej praktyki wynika, że wielu Beneficjentów obawia się represji ze strony instytucji, gdyby zaszła potrzeba przemodelowania projektu. Zakładamy jednak zdroworozsądkowe działanie instytucji. Jeżeli proponowane przez nas zmiany naprawdę są zasadne i należycie uargumentowane, instytucja prawdopodobnie nie będzie ich kwestionować, lecz wyrazi zgodę na ich wprowadzenie. Na nas jako na wnioskodawcy ciąży obowiązek należytego uzasadnienia proponowanych zmian.

Niestety poważną niedogodnością przy wprowadzaniu zmian w projektach jest to, że instytucje przeważnie nie dotrzymują umownych terminów, w których powinny wydać decyzję. Niektórym Beneficjentom zdarza się oczekiwać na odpowiedź 3 miesiące, innym pół roku lub jeszcze dłużej.

Warto jeszcze zwrócić uwagę na jedną kwestię, a mianowicie bieżące sprawozdawanie postępów prac w projekcie. Zgodnie z umową mamy obowiązek regularnie składać wnioski o płatność, których elementem jest również przedstawienie informacji o tym, co dzieje się w projekcie, co zostało dotychczas zrobione, co zamierzamy robić w najbliższym czasie oraz jakie pojawiły się problemy w realizacji projektu. Wielu Beneficjentów nie przykłada wagi do części sprawozdawczej wniosku o płatność, a ma ona istotne znaczenie. Zwłaszcza w sytuacji, gdy planujemy wprowadzenie istotnych zmian w projekcie. Jeżeli na bieżąco nie sygnalizujemy instytucji pojawiających się problemów, zwłaszcza tych poważniejszych, podważamy swoją wiarygodność. Gdy przekazujemy instytucji informacje, że żadne problemy w projekcie się nie pojawiają (czy to natury badawczej, czy organizacyjnej, czy innej), a nagle poprosimy o duże zmiany, może to spowodować po stronie instytucji podejrzenie, że projekt nie jest prowadzony prawidłowo.

Naszym Klientom zawsze zalecamy, by na bieżąco rzetelnie informowali instytucję o nawet małych odchyleniach od planu badawczego, a na pewno, aby wnioskowali o zgodę na wszystkie zmiany, które mają istotny charakter. W przypadku zarzutu nieprawidłowej realizacji projektu możemy zawsze dowodzić, że nic nie działo się bez wiedzy instytucji.