Realizacja projektu z dofinansowaniem publicznym wiąże się z wieloma obowiązkami administracyjnymi. Wielu przedsiębiorców już ma doświadczenie i ekspertów, którzy samodzielnie pilnują wszystkich wymogów wynikających z umowy o dofinansowanie. Dla tych, którzy z pomocy publicznej korzystają po raz pierwszy lub dopiero planują uzyskanie dotacji, zaplanowaliśmy kilka wpisów podejmujących podstawowe, ale też najważniejsze kwestie. Pierwszy temat dotyczy wniosku o płatność, który można określić jako podstawowe narzędzie służące do rozliczania projektu współfinansowanego ze środków unijnych.

Formularz wniosku oraz system SL2014

Wniosek o płatność służy do rozliczenia wydatków poniesionych na realizację projektu w danym okresie sprawozdawczym. Sporządza się go na specjalnym formularzu oraz wysyła do odpowiedniej instytucji za pomocą systemu informatycznego SL2014. Zanim rozpoczniemy pracę z wnioskiem, należy zapoznać się z instrukcją wypełniania wniosku, która dostępna jest pod adresem: Podręcznik Beneficjenta (funduszeeuropejskie.gov.pl)

Generalnie częstotliwość składania wniosków określa Instytucja zarządzająca danym programem, ale dokładne terminy są rozpisane w harmonogramie, który stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie. Przygotowany i złożony do odpowiedniej instytucji wniosek o płatność jest weryfikowany. Nierzadko, beneficjent zostaje poproszony o poprawę lub uzupełnienie przesłanego wniosku o płatność. Dopiero po jego akceptacji staje się podstawą do rozliczenia przedstawionych we wniosku kosztów oraz do wypłaty dofinansowania lub zatwierdzenia wydatków (w przypadku rozliczenia wypłaconej wcześniej zaliczki).

Wnioski o płatność przesyłane są do instytucji udzielającej wsparcie nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Jeśli w danym okresie rozliczeniowym (trzymiesięcznym) beneficjent nie będzie rozliczał żadnych kosztów, nie zwalania go to z obowiązku przedstawienia instytucji tzw. wniosku o płatność sprawozdawczego, w którym przedstawiony jest głównie postęp prac przy poszczególnych etapach projektu.

Weryfikacja wniosku

Weryfikacja wniosku o płatność polega przede wszystkim na sprawdzeniu jego poprawności pod kątem kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzeniem, że zostały one poniesione zgodnie z założeniami umowy o dofinansowanie, przepisami obowiązującego prawa czy zasadami wdrażania projektów realizowanych z danego programu operacyjnego.

Weryfikacja wniosku o płatność to weryfikacja formalna (np. kompletność czy terminowość złożenia), merytoryczna (sprawdzana jest kwalifikowalność wydatków oraz zgodność z przepisami krajowymi i programowymi) oraz rachunkowa (sprawdzana jest poprawność rachunkowa przedstawionych do rozliczenia wydatków).

Należy pamiętać, że na każdym etapie oceny czy weryfikacji wydatków przedstawionych we wniosku o płatność, instytucja udzielająca wsparcia może wezwać do wyjaśnień ewentualnych wątpliwości lub podjąć decyzję o przeprowadzeniu kontroli w wyznaczonym przez instytucję terminie. Warto zatem od początku zadbać o jakość przekazywanych informacji oraz na bieżąco informować o zmianach w realizacji projektu i planowanych środkach zaradczych.