Jednym z obowiązków wynikających z Umowy o dofinansowanie dla projektów, które otrzymały wsparcie w ramach Szybkiej Ścieżki, jest konieczność przygotowania Raportu okresowego z realizacji projektu. Raport okresowy ma na celu zweryfikowanie, czy projekt jest realizowany zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie i z zachowaniem należytej staranności. Regularne monitorowanie realizacji projektu ma pozwolić odpowiedzieć na pytanie, czy kontynuacja projektu doprowadzi do zakładanych celów?

Raport okresowy należy złożyć po każdych 12 miesiącach realizacji projektu (okres sprawozdawczy), w terminie 30 dni od dnia upływu ostatniego miesiąca okresu sprawozdawczego. Raport musi zawierać szczegółową analizę przeprowadzonych badań przemysłowych, prac rozwojowych lub prac przedwdrożeniowych w danym okresie sprawozdawczym, analizę poziomu gotowości technologicznej oraz wkład w osiągnięcie wskaźników projektu. Do raportu należy dołączyć załączniki, potwierdzające przedstawiony opis (tj. raporty badawcze, wyniki, wszelkie inne istotne dokumenty, które powstały w toku realizacji badań). Dla projektów, w których zaplanowano przeprowadzenie prac przedwdrożeniowych, Beneficjent zobowiązany jest do złożenia dodatkowego raportu po zakończeniu realizacji części badawczej projektu (badań przemysłowych i prac rozwojowych) w terminie 30 dni od zakończenia tych prac. W przypadku, gdy ostatni okres sprawozdawczy kończy się później, niż 6 miesięcy przed zakończeniem Projektu, beneficjent nie składa już ostatniego raportu okresowego.

Dla projektów rozpoczętych przed 2019 rokiem, w ramach umów o dofinansowanie, do których zawarto aneks horyzontalny, Instytucja wprowadziła zmianę w zakresie dokumentów związanych z merytoryczną realizacją projektu i zastąpiła konieczność składania raportów po osiągniętych kamieniach milowych na Raporty okresowe. Dla pozostałych projektów, gdzie zapisy Umowy o dofinansowanie nie zostały zmienione Aneksem Horyzontalnym, nadal istnieje konieczność przygotowywania Raportu z realizacji etapu projektu, czyli osiągnięcia kamienia milowego.

Taki raport zawiera sprawozdanie z realizacji etapu Projektu wraz z opisem dotychczasowych wyników Projektu oraz informacji na temat osiągnięcia kamienia milowego i musi zostać złożony w terminie 14 dni od zakończenia danego etapu projektu. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na to, że kończąc realizację projektu, należy przygotować Informację Końcową, czyli dokument podsumowujący i potwierdzający wykonanie prac zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie. Nie można też zapomnieć o konieczności przygotowania Raportu z osiągnięcia kamienia milowego w ostatnim Etapie projektu, który kończy okres jego realizacji. Pierwotny sposób monitorowania realizacji prac badawczych w projektach zakładał, że raport składany był dopiero po zakończeniu danego Etapu badawczego (zadania), co czasem doprowadzało do sytuacji, w której NCBR mógł otrzymać raport o stanie prowadzonych prac w odstępach półtorarocznych czy nawet po dwóch latach. Wprowadzona zmiana sposobu monitorowania projektu pozwala lepiej obserwować stan prowadzonych prac.

Co istotne, przygotowywane sprawozdanie jest weryfikowane przez ekspertów merytorycznych z danej dziedziny, co oznacza, iż  sam raport, lub przynajmniej jego załączniki, powinny mieć charakter raportu naukowego czy badawczego. Raport podlega ocenie, od której uzależniona jest kontynuacja finansowania projektu przez Instytucję Pośredniczącą, w związku z czym musi on być przygotowany rzetelnie oraz powinien zawierać najistotniejsze informacje na temat osiągniętych wyników prac badawczych. Istotnym aspektem, na który należy zwrócić uwagę podczas prac nad Raportem, jest sposób udokumentowania osiągniętych rezultatów Etapu badawczego. Przygotowane dokumenty potwierdzające osiągnięte wyniki stanowią załączniki do Raportu, które przesyłane są do Instytucji w systemie SL2020. Kolejnym obszarem, który musi zostać uwzględniony w przygotowywanym Raporcie, jest opis ewentualnych odstępstw od ustaleń rzeczowych, bądź czasowych zawartych we wniosku o dofinansowanie. Jeśli w danym okresie sprawozdawczym Beneficjent napotkał na trudności związane z prawidłową realizacją projektu, powinien je zaraportować, wraz z informacją o podjętych działaniach naprawczych i wpływie zdarzenia na projekt.

Jak ważne jest składanie raportów okresowych w terminie oraz przygotowywanie raportów, które nie zostaną ocenione negatywnie, świadczy fakt, że Instytucja Pośrednicząca może wstrzymać wypłatę dofinansowania, a nawet rozwiązać umowę z Beneficjentem. Dlatego przygotowując się do prac nad Raportem okresowym, należy każdorazowo wrócić do zapisów z wniosku o dofinansowanie oraz umowy i odzwierciedlić zgodność i stopień zaawansowania prowadzonych prac badawczych w osiągnięciu celów projektu.

O zespole

Zespół Rozliczeń i administracji projektami posiada kilkuletnie doświadczenie w realizacji usług związanych z kompleksowym rozliczeniem wsparcia publicznego ze środków unijnych oraz krajowych. Oferujemy klientom wsparcie na każdym etapie realizacji projektu – od momentu właściwego zaadresowania kwestii rozliczeniowych na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie, poprzez wsparcie na etapie definiowania procesów administracyjnych wsparcie w punktowych sytuacjach w tym sytuacjach krytycznych. Przekazanie zewnętrznej firmie kompleksowego rozliczania nie tylko gwarantuje zachowanie prawidłowych procesów administracyjnych w trakcie realizacji czy okresu trwałości projektów, ale również pozwala na zachowanie ciągłości wiedzy o projekcie w całym okresie, kiedy taka wiedza jest potrzebna i wymagana.