Dlaczego warto wdrożyć cele podatkowe?

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, zarządzanie podatkami staje się coraz bardziej skomplikowane i wymaga przemyślanego podejścia. Wdrożenie celów biznesowych w firmie jest zazwyczaj czymś oczywistym, ale co z podatkami? Zapewnienie zgodności z przepisami prawa podatkowego stanowi jeden z ogólnych niesformalizowanych celów większości firm, ale na podatki warto spojrzeć nieco szerzej. Wdrożenie bardziej szczegółowych celów, w tym takich, które odnoszą się również do mniej oczywistych aspektów jak efektywność czy wizerunek firmy, może przynieść organizacji konkretne korzyści:

  • Wyznaczenie jasnych i konkretnych celów pomaga pracownikom zrozumieć, jakie oczekiwania są przed nimi stawiane.
  • Przez określenie i realizację odpowiednich celów, firmy mogą racjonalizować swoje zobowiązania podatkowe, co przekłada się na wyższe zyski.
  • Jasno określone cele umożliwiają lepsze monitorowanie i kontrolę procesów podatkowych.
  • Ustalanie celów pomaga w utrzymaniu zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi, co minimalizuje ryzyko kar i sankcji.
  • Określenie celów podatkowych i ich regularne monitorowanie pomaga w identyfikacji ryzyka podatkowego i zarządzaniu nim.
  • Dobrze przemyślane cele mogą wzmocnić efektywność operacyjną.

(Dalsza część artykułu pod materiałem wideo)

Zobacz film: Po co organizacji wewnętrzna polityka zarządzania podatkami?

Dynamicznie zmieniający się świat biznesu niesie ze sobą równie szybkie zmiany w przepisach podatkowych. Jak zminimalizować ryzyko i uniknąć błędów w tej dziedzinie? Czym właściwie jest wewnętrzny nadzór podatkowy? Jak rozwinięta funkcja podatkowa może zwiększyć zarówno bezpieczeństwo, jak i efektywność Twojej firmy? Zapraszamy na film!

Jak sformułować cele podatkowe?

Formułując cele podatkowe przede wszystkim należy mieć na uwadze szerszy kontekst obejmujący ogólną misję, wizję i strategię firmy oraz jej cele biznesowe. Podatki nie stanowią bowiem odrębnego wycinka w działalności firmy – są integralną częścią jej działań, krążą w krwiobiegu różnych procesów biznesowych.

Cele wyznaczane w obszarze podatkowym, tak jak w każdym innym, warto formułować w sposób kaskadowy, tj. wychodząc od celów ogólnych, długoterminowych aż do celów szczegółowych wyznaczanych w krótszym horyzoncie czasowym, np. rocznym.

Cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, realne i określone w czasie (zasada SMART). Cele podatkowe sformułowane zgodnie z zasadą SMART, w połączeniu w właściwie określonymi KPI, są łatwe do monitorowania, co umożliwia bieżące korygowanie działań i przekłada się na lepsze zarządzanie podatkami.

Cele podatkowe, zgodnie ze wskazówkami Ministerstwa Finansów opracowanymi wspólnie z przedstawicielami biznesu, mogą odnosić się do różnych aspektów, np.:

  • zwiększenia efektywności podatkowej,
  • zgodności z zasadami etyki,
  • minimalizacji ryzyka podatkowego,
  • budowania pozytywnej reputacji podatkowej,
  • zapewnienia synergii procesów biznesowych i podatkowych,
  • digitalizacji lub automatyzacji procesów funkcji podatkowej.

Cele mogą odnosić się również do bieżących wyzwań, przed jakimi w danym momencie stoi firma, np. terminowe przygotowanie do KSeF czy JPK_CIT.

KPI czyli jak mierzyć cele podatkowe?

KPI (Key Performance Indicators) to kluczowe wskaźniki efektywności, które pomagają mierzyć postępy w realizacji celów podatkowych. KPI powinny być dostosowane do specyfiki organizacji oraz jej celów podatkowych. Co ważne, KPI powinny stanowić wyzwanie – kluczowe jest określenie ich wartości na poziomie, który będzie możliwy do osiągnięcia, ale jednocześnie będzie wymagał podjęcia pewnego wysiłku. Przykładowo, do celu określonego jako minimalizacja błędnie złożonych deklaracji podatkowych można przypisać KPI w postaci określonego odsetka (np. 95%) deklaracji bez błędów.

Należy jednak pamiętać, że samo wyznaczenie celów i KPI to za mało, ponieważ nawet najlepsze wskaźniki nie przyniosą żadnych korzyści jeśli nie będą odpowiednio monitorowane, raportowane i analizowane. Regularny monitoring, a także raportowanie i analiza danych umożliwiają podejmowanie działań korygujących w odpowiednim czasie. Pomocnym narzędziem w procesie monitorowania i raportowania danych podatkowych mogą być zautomatyzowane dashboardy, na których w przejrzysty sposób wyświetlane są najważniejsze dane podatkowe, w tym również aktualne wartości podatkowych KPI.

Najczęściej popełniane błędy przy formułowaniu celów i KPI

  • Niejasne lub zbyt ogólne cele – cele określone w zbyt ogólny sposób są trudne do zmierzenia.
  • Określenie nierealnych wartości, np. brak korekt deklaracji VAT (JPK_V7).
  • Przypisanie do celu niewłaściwego KPI, brak wezwań ze strony organów nie jest dobrym wskaźnikiem do mierzenia celu określonego jako terminowe wpłacanie zaliczek na CIT – do firmy mogło nie wpłynąć wezwanie od organów, a jednocześnie mogła ona nie zrealizować celu.
  • Pomylenie KPI z celem – jeśli KPI będzie celem samym w sobie, istnieje ryzyko, że zostanie określony na takim poziomie, aby na pewno został zrealizowany.
  • Brak regularnego monitoringu – niewłaściwe monitorowanie wynikające np. z nieprzypisania odpowiedzialności za ten proces, może prowadzić do opóźnień w identyfikacji i rozwiązywaniu problemów.
  • Brak zaangażowania zespołu – sukces wdrożenia celów i KPI zależy od zaangażowania pracowników różnych zespołów, nie tylko działu podatkowego.

Podsumowanie

Wdrożenie jasnych celów podatkowych oraz odpowiednich KPI jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania podatkami w organizacji. Pozwala to na zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi, optymalizację obciążeń podatkowych, zwiększenie kontroli nad procesami podatkowymi, lepsze zarządzanie ryzykiem oraz poprawę efektywności.

Jak możemy pomóc?

Zespół ekspertów Crido składający się z doradców podatkowych, audytorów wewnętrznych oraz specjalistów w zakresie nowych technologii wspiera Klientów w budowie i wzmacnianiu procesów podatkowych. Nasze wsparcie może obejmować m.in. pomoc w określeniu celów i podatkowych KPI oraz wdrożenie narzędzi IT wspierających proces ich monitorowania.  Zapraszamy do kontaktu.

Materiał przygotowany z uwzględnieniem materiałów stworzonych przez Ministerstwo Finansów w ramach audytu monitorującego uczestnika Programu Współdziałania.