W dzisiejszym skomplikowanym środowisku podatkowym, efektywne zarządzanie funkcją podatkową w firmie staje się nie tylko kwestią przestrzegania przepisów, ale również kluczem do osiągnięcia stabilności finansowej i organizacyjnej. Optymalnym rozwiązaniem pozwalającym na zarządzenie tymi zagadnieniami, jest udokumentowanie przebiegu procesów w formie procedur. Jakie elementy wziąć pod uwagę podejmując to działanie, jak skorzystać ze wsparcia technologicznego i co ma nam do zaproponowania Ministerstwo Finansów? Zapraszamy do zapoznania się z naszym materiałem.

Dlaczego udokumentowanie zasad realizacji procesów jest ważne?

  • Zgodność z przepisami: udokumentowane procedury pomagają w zapewnieniu zgodności z aktualnymi przepisami (w tym przepisami prawa podatkowego), co może uchronić firmę przed sankcjami i karami.
  • Efektywność: pisemne zasady postępowania określają najlepszy sposób wykonania poszczególnych czynności, dzięki czemu pozwalają utrzymać jakość pracy na odpowiednim poziomie, a także ułatwiają ciągłe doskonalenie procesów.
  • Ograniczenie błędów i nieprawidłowości: instrukcje określają prawidłowy sposób postępowania, prowadząc pracownika krok po kroku, a także wskazują na konieczność zastosowania określonych mechanizmów kontrolnych. Dokumentacja procesów umożliwia lepszą kontrolę nad działalnością podatkową firmy oraz pozwala na łatwiejsze zidentyfikowanie i naprawienie potencjalnych błędów.
  • Szkolenie i wdrożenie pracowników: w przypadku odejścia z firmy pracownika posiadającego unikalną wiedzę na temat danego procesu, udokumentowanie go w formie spisanej procedury pozwala zachować wiedzę w organizacji, a także ułatwia wdrożenie nowych pracowników.
  • Ułatwienie audytów: posiadanie dobrze udokumentowanych procedur może również ułatwić proces audytu.

Wsparcie narzędziami IT

Choć udokumentowanie procesów w formie pisemnych procedur jest ważne, samo w sobie może być niewystarczające w dynamicznym środowisku biznesowym. Dlatego warto zainwestować w nowoczesne narzędzia IT, które mogą znacznie usprawnić zarządzanie procesami podatkowymi. Co ważne, narzędzia te nie muszą od razu automatyzować firmy od A do Z — często dobrze przygotowane, punktowe automatyzacje są dla podatników znaczącym wsparciem.

Odpowiednio zaprojektowane narzędzia IT mogą przynieść organizacji liczne korzyści:

  • Automatyzacja procesów: zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich i oszczędność czasu dzięki automatyzacji powtarzalnych czynności.
  • Digitalizacja: przeniesienie zadań realizowanych dotychczas w tradycyjnej formie do świata cyfrowego usprawnia bieżącą pracę i wyszukiwanie danych, a długofalowo generuje również oszczędności. Digitalizacja zwiększa też bezpieczeństwo danych, dzięki tworzeniu kopii zapasowych oraz kontroli wersji. [Pełna lista procedur znajduje się pod treścią wpisu]
  • Zarządzanie danymi: scentralizowane przechowywanie i zarządzanie danymi podatkowymi ułatwia dostęp do niezbędnych informacji w czasie rzeczywistym.
  • Monitorowanie i raportowanie: narzędzia IT mogą automatycznie generować raporty oraz monitorować zgodność z procedurami, co zapewnia bieżący przegląd sytuacji podatkowej firmy oraz pozwala ograniczyć ryzyko.
  • Integracja z systemami finansowymi: ułatwienie przepływu informacji między działami firmy i zapewnienie spójności danych.

Rekomendacje Ministerstwa Finansów

Właściwe dokumentowanie wspierane narzędziami IT to aspekt, na który zwraca uwagę również Ministerstwo Finansów. W ramach trwających konsultacji podatkowych Ministerstwo Finansów udostępniło listę przykładowych procedur dotyczących funkcji podatkowej, które mogą znacząco ułatwić przedsiębiorstwom spełnienie wymogów prawnych. Lista ta obejmuje zarówno procedury rozliczeń w poszczególnych podatkach, jak i regulacje pośrednio związane z funkcją podatkową – z pełną listą rekomendowanych procedur można zapoznać się pod treścią wpisu. Materiał ministerstwa ma charakter roboczy – do 7 czerwca można zgłaszać swoje przemyślenia.

Jak możemy pomóc?

Udokumentowanie przebiegu procesów w formie procedur jest niezbędnym elementem zarządzania funkcją podatkową w firmie. Jednak aby ten proces był naprawdę skuteczny, warto wspierać go nowoczesnymi narzędziami IT, które umożliwiają automatyzację, lepsze zarządzanie danymi oraz efektywne monitorowanie zgodności z przepisami.

W ramach CRIDO oferujemy kilkadziesiąt rodzajów procedur z różnych obszarów – i liczba ta rośnie. Zapewniamy ich komplementarność (budowanie według jednego systemu), szersze spojrzenie na uporządkowanie procesów i procedur w organizacji, połączone z ich digitalizacją i automatyzacją w oparciu o nasze autorskie narzędzia IT. Prowadzimy również szkolenia dla pracowników oraz audyt zastosowania procedur w praktyce.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszamy do kontaktu.

Pobierz listę rekomendowanych procedur: