Efektywne zarządzanie funkcją podatkową w firmie to kluczowy element zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi oraz optymalizacji procesów. Istnieje wiele narzędzi i metodologii, które mogą wspierać działania przedsiębiorstwa w tym obszarze. Jednym z nich jest matryca RASCI, która stanowi nieocenione wsparcie dla zarządzania odpowiedzialnościami i rolami w ramach zespołu podatkowego.

Czym jest matryca RASCI?

Matryca RASCI to narzędzie zarządzania, które pomaga określić role i odpowiedzialności każdej osoby w procesach biznesowych. Skrót RASCI pochodzi od słów: Responsible (Odpowiedzialny), Accountable (Odpowiadający), Support (Wspierający), Consulted (Konsultowany) i Informed (Informowany). Każda litera odpowiada określonej roli, jaką może pełnić osoba w projekcie lub procesie.

  • Responsible (Odpowiedzialny): Osoba odpowiedzialna za wykonywanie konkretnych działań.
  • Accountable (Odpowiadający): Osoba odpowiedzialna za wyniki oraz podejmowanie decyzji.
  • Support (Wspierający): Osoba lub osoby, które wspierają osobę odpowiedzialną w wykonywaniu zadań.
  • Consulted (Konsultowany): Osoba lub osoby, które należy skonsultować przed podjęciem decyzji lub realizacją działań.
  • Informed (Informowany): Osoba lub osoby, które powinny być informowane o postępach lub decyzjach.

Jak wykorzystać matrycę RASCI w funkcji podatkowej?

W kontekście funkcji podatkowej matryca RASCI może być niezwykle pomocna w określeniu, kto jest odpowiedzialny za konkretne zadania związane z podatkami, kto ponosi ostateczną odpowiedzialność za zgodność z przepisami podatkowymi oraz kto powinien być konsultowany lub informowany w różnych kwestiach podatkowych.

W matrycy odpowiedzialności za funkcję podatkową warto uwzględnić nie tylko typowo podatkowe zagadnienia związane z przygotowywaniem i składaniem deklaracji podatkowych i zapłatą zobowiązań podatkowych, ale i takie obszary jak planowanie podatkowe, ocena planowanych transakcji i projektów pod kątem ich ewentualnych implikacji podatkowych, zarządzanie ryzykiem podatkowym, wyznaczanie apetytu na ryzyko podatkowe, sporządzanie sprawozdań dotyczących funkcji podatkowej, zapewnienie odpowiednich zasobów kadry funkcji podatkowej, zasady zlecania doradztwa oraz outsourcingu procesów podatkowych, realizacja audytów wewnętrznych i zewnętrznych, koordynacja kontroli i postępowań podatkowych, proces gospodarowania majątkiem trwałym i zapasami, zasady realizacji płatności oraz procesy sprzedaży i zakupu, w tym zasady dokumentowania wykonania usług niematerialnych.

Wdrożenie kompleksowej matrycy RASCI w działalności podatkowej firmy przynosi liczne korzyści:

  1. Ograniczenie odpowiedzialności karnej skarbowej: Jeśli w organizacji nie określono formalnie zasad postępowania w obszarze podatkowym, wzrasta ryzyko multiplikowania odpowiedzialności KKS na różne osoby zaangażowane w procesy podatkowe, np. członków zarządu, dyrektora finansowego, główną księgową, pracowników księgowości. Określenie konkretnych ról i odpowiedzialności w zespole podatkowym pozwala uniknąć niejasności oraz zapewnia przejrzystość w zakresie wykonywanych działań, dzięki czemu możliwa jest minimalizacja ryzyka odpowiedzialności karnej skarbowej dla poszczególnych stanowisk.
  2. Efektywność procesów: Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania przyspiesza procesy podatkowe, eliminując potrzebę zbędnego konsultowania się i decydowania.
  3. Identyfikacja luk: Opracowanie matrycy RASCI umożliwia weryfikację, czy firma posiada wystarczającą ilość zasobów dla poszczególnych procesów podatkowych, czy wszystkie zasoby zostały odpowiednio rozdysponowane, a żadne zadanie nie zostało pominięte.
  4. Minimalizacja ryzyka podatkowego: Precyzyjne określenie, kto odpowiada za zgodność z przepisami podatkowymi, pomaga w minimalizacji ryzyka popełnienia błędów oraz nieścisłości. Matryca RASCI pozwala na skuteczne rozłożenie obowiązków i zapewnienie, że wszystkie kluczowe aspekty podatkowe są kontrolowane i zarządzane przez odpowiednie osoby.
  5. Rozwój kompetencji: Przydzielanie konkretnych ról pozwala członkom zespołu podatkowego rozwijać się w swoich obszarach kompetencji oraz skuteczniej wykonywać swoje zadania.

Ministerstwo Finansów a matryca RASCI

Ministerstwo Finansów oczekuje od najbardziej dojrzałych podatników – uczestników Programu Współdziałania, że ich procesy podatkowe będą ustandaryzowane, udokumentowane i zakomunikowane, a role i obowiązki jasno określone. Opracowanie matrycy RASCI jest jednym z kluczowych narzędzi, które mogą te cele wspierać.

Wzór matrycy opracowany przez MF został udostępniony uczestnikom trwających konsultacji podatkowych (o których pisaliśmy tutaj) dotyczących modelu oceny dojrzałości ram wewnętrznego nadzoru podatkowego, a po zakończeniu konsultacji (w połowie 2024 r.) zostanie udostępniony również innym interesariuszom. Materiały udostępniane przez Ministerstwo Finansów są skierowane przede wszystkim do kandydatów i uczestników Programu Współdziałania, jednak mają na tyle uniwersalny charakter, że mogą być wykorzystane przez dowolną organizację.

Podsumowując, matryca RASCI stanowi przydatne narzędzie, które pozwala usystematyzować role i odpowiedzialności w obszarze podatkowym, ogranicza ryzyko, a także wspomaga efektywność operacyjną. Jest to szczególnie istotne w przypadku zadań związanych z realizacją funkcji podatkowej, które są wykonywane przez pracowników różnych komórek. Opracowanie matrycy odpowiedzialności może znacząco wzmocnić kontrolę nad prawidłową realizacją tych zadań.

Jak możemy pomóc?

Mając świadomość wagi kształtowania dojrzałych procesów podatkowych powołaliśmy w CRIDO interdyscyplinarny zespół Tax Governance, który wspiera naszych Klientów we wzmacnianiu dojrzałości podatkowej. W skład zespołu Tax Governance wchodzą nie tylko doradcy podatkowi – w naszych projektach uczestniczy również certyfikowana audytorka wewnętrzna, a w razie potrzeby do realizacji poszczególnych prac włączamy również koleżanki i kolegów z innych zespołów, specjalizujących się w poszczególnych podatkach.

Nasze wsparcie w odniesieniu do matrycy RASCI obejmuje opracowanie matrycy w formacie xls obejmującej kluczowe zadania składające się na szeroko pojętą funkcję podatkową w organizacji – do poszczególnych zadań przypiszemy osoby odpowiedzialne za ich realizację. Szczegóły można znaleźć na naszej stronie Ograniczenie odpowiedzialności KKS – Taxgov.pl  Zapraszamy do kontaktu.

Zobacz film: Po co organizacji wewnętrzna polityka zarządzania podatkami?

Rzeczywistość biznesowa zmienia się szybko. Szybko zmieniają się również przepisy podatkowe. Jak uniknąć ryzyk i błędów w w ich zakresie? Czym jest wewnętrzny nadzór podatkowy? Dlaczego wypracowanie dojrzałej funkcji podatkowej w firmie zwiększy nie tylko bezpieczeństwo, ale również efektywność? Zapraszamy na rozmowę ekspertów.