Kwalifikowalność wydatków w ramach perspektywy finansowej 2014-2021 zakończyła się 31.12.2023 roku, co dla wielu dofinansowanych projektów było również datą zakończenia realizacji ich projektów. Zakończenie projektu badawczo-rozwojowego to jedynie etap na drodze do sukcesu projektu. Rzeczywista wartość projektu kryje się w skutecznym wdrożeniu uzyskanych rezultatów. To właśnie głównie po to beneficjent prowadził projekt, by na koniec móc skomercjalizować wyniki projektu i osiągnąć z jego tytułu korzyści finansowe dla swojej działalności.

Należy zwrócić szczególną uwagę, że po zakończeniu realizacji projektu, Beneficjent musi zadbać o szereg kluczowych aspektów, aby zagwarantować sukces w procesie wdrożenia i komercjalizacji. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych kwestii, o których warto pamiętać.

  1. Zgodność z zapisami umowy o dofinansowanie

Mimo zakończenia realizacji projektu, Beneficjent nadal musi przestrzegać zapisów umowy o dofinansowanie, zwłaszcza tych dotyczących okresu trwałości i wdrożenia wyników projektu. Umowa określa dopuszczalne formy wdrożenia oraz dopuszczalne terminy, a sam wniosek o dofinansowanie zawiera dokładne opisy w jaki sposób wdrożenie ma nastąpić i kiedy, a także jakie ekonomiczne korzyści powinny z tego płynąć.

  1. Dokładne przygotowanie do wdrożenia

Zakończenie projektu to moment, w którym Beneficjent powinien skoncentrować się na dokładnym przygotowaniu do wdrożenia uzyskanych wyników. Warto wrócić do zapisów wniosku o dofinansowanie, gdzie planując projekt, określano w jaki sposób wyglądać będzie przygotowanie do wdrożenia. Należy określić szczegółowy plan wdrożenia, zawierający wszystkie istotne aspekty, takie jak dostosowanie procesów technicznych, produkcyjnych, szkolenie personelu czy opracowanie strategii marketingowej dla opracowanych produktów, czy usług.

  1. Sposób wdrożenia – zgodnie z deklaracją

Zgodnie z zapisami umowy, Beneficjent musi wybrać jedną z dopuszczalnych form wdrożenia – wprowadzenie wyników badań do własnej działalności gospodarczej, udzielenie licencji innemu przedsiębiorcy lub sprzedaż praw do wyników B+R. Wyboru formy wdrożenia beneficjent dokonuje w trakcie składania wniosku o dofinansowanie i po zakończeniu projektu forma wdrożenia powinna być zgodna z tym co wpisane we wniosku. Oczywiście wybór właściwej formy powinien być podyktowany analizą rynkową i strategicznymi celami przedsiębiorstwa i jeśli w trakcie okresu realizacji projektu analiza wskazuje na konieczność zmiany sposobu wdrożenia wyników prac B+R, konieczne jest zawnioskowanie o zgodę na taką zmianę do Instytucji udzielającej wsparcia.

  1. Ochrona własności intelektualnej

Myśląc o wynikach projektu nie można zapomnieć o zabezpieczeniu własności intelektualnej – jest to kolejny kluczowy element po zakończeniu projektu. Beneficjent powinien monitorować sytuację patentową i umiejętnie zarządzać swoimi prawami do uzyskanych rezultatów. Jeśli to konieczne, należy skorzystać z mechanizmów ochrony, takich jak zgłoszenia patentowe czy wzory przemysłowe. W tym miejscu również należy pamiętać o zobowiązaniach wynikających z projektu, gdzie często deklaracja zgłoszenia patentowego lub innej formy ochrony mogła być wpisana we wskaźnik rezultatu projektu i beneficjent powinien się z niej wywiązać. Każde odstępstwo od tego powinno być zgłaszane instytucji finansującej.

  1. Terminy na wdrożenie

Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie stanowiącym załącznik do umowy, beneficjent zobowiązany jest do wdrożenia rezultatów projektu w terminie maksymalnie 3 lat od zakończenia realizacji projektu. Warto zaznaczyć, że przedsiębiorca może rozpocząć wdrożenie wyników badań przemysłowych i prac rozwojowych, albo prac rozwojowych już przed zakończeniem realizacji projektu.

  1. Sprawozdanie z wdrożenia i informacja o efektach społecznych i gospodarczych

Termin zakończenia wdrożenia warunkuje inny termin, w którym to beneficjent zobowiązany jest do złożenia do instytucji pośredniczącej sprawozdania z wdrożenia wyników projektu. Beneficjent ma na to 30 dni od zakończenia wdrożenia.

Z kolei w terminie maksymalnie czterech lat od zakończenia realizacji projektu, czyli w rok od zakończenia wdrożenia, beneficjent przedstawia instytucji informację o efektach społecznych i gospodarczych wdrożenia. W przypadku wdrożenia w formie sprzedaży praw do wyników projektu lub udzielenia licencji na korzystanie z tych wyników, beneficjent dołącza do informacji oświadczenie o wprowadzeniu wyników tychże badań i prac do działalności gospodarczej nabywcy/licencjobiorcy.

  1. Analiza otoczenia i budowanie strategii marketingowej

Beneficjent powinien również na bieżąco, zarówno w trakcie jak i po zakończeniu projektu, monitorować otoczenie zewnętrzne i idące za tym ryzyka związane z konkurencją, kwestiami prawno-administracyjnymi oraz zmianami w otoczeniu biznesowym.

Wdrożenie wyników projektu wymaga także aktywnej promocji i przemyślanego marketingu. Beneficjent musi opracować skuteczną strategię promocyjną, uwzględniająca m.in., kanały dystrybucji oraz politykę cenową, która pozwoli dotrzeć z nowym produktem lub usługą do docelowej grupy odbiorców.

  1. Przychód z wdrożonych wyników prac B+R – pamiętaj o wskaźniku

I ostatni, lecz nie mniej ważny punkt, na który należy zwrócić szczególną uwagę to efekt finansowy projektu, jakim jest przychód z wdrożonych wyników prac B+R. Beneficjent deklaruje określony poziom przychodów, jaki osiągnie maksymalnie w okresie trwałości projektu. Wartość przychodów jest wpisana we wskaźniku rezultatu projektu i beneficjent jest zobowiązany do jej osiągnięcia.

Dlatego też, zakończenie projektu to nie tylko zrealizowanie zaplanowanych prac B+R i osiągnięcie celu projektu, ale również początek nowego etapu – skutecznej komercjalizacji wyników badań. Skrupulatne przygotowanie, zgodność z Umową o dofinansowanie oraz aktywne działania w obszarze marketingu to kluczowe elementy sukcesu w tym procesie. A efektywne wdrożenie przekłada się nie tylko na korzyści finansowe i wypełnienie zadeklarowanych wskaźników, ale także na wzmocnienie pozycji przedsiębiorstwa na rynku.

Zobacz film: Zakupy w projektach w perspektywie finansowej 2021-2027 – zasada konkurencyjności

Barbara Wendołowska, ekspertka CRIDO w zakresie rozliczania dofinansowań unijnych tłumaczy, na czym polega zasada konkurencyjności. Zapraszamy!