Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w komunikacie z dnia 8 sierpnia 2022 roku wskazało, iż wprowadza uproszczenia dla Beneficjentów realizujących projekty w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. Uproszczenia te miały korzystnie wpłynąć na zmniejszenie obciążenia zarówno Beneficjentów, jak i pracowników NCBR na finiszu perspektywy finansowej na lata 2014-2020. Najważniejsze z nich to liczne usprawnienia dot. wprowadzania zmian w projektach, brak obowiązku składania do Instytucji raportów okresowych, ale przede wszystkim zastąpienie informacji końcowej oświadczeniem Beneficjenta o stanie wykonania projektu.

Powyższe, miało bardzo pozytywny odbiór wśród Beneficjentów. Aneksy do umów wprowadzające ww. uproszczenia miały zostać zawierane w 4 kwartale 2022 roku. Niestety do tego nie doszło. Sprawa ucichła a NCBR nie opublikowało kolejnego komunikatu, w którym wskazane byłyby powody, dlaczego zrezygnowano z szeroko zapowiadanych usprawnień dla Beneficjentów.

Zapoznając się z dokumentacją Ścieżki Smart, czyli pierwszego konkursu w nowej perspektywie finansowej na lata 2021-2027 Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, można odnieść wrażenie, że w minimalnym stopniu Instytucja wyciągnęła wnioski z popełnionego wcześniej faux pas. W umowie o dofinansowanie wspomnianego konkursu, nie znajdziemy obowiązku przedkładania do instytucji raportów okresowych, raportów z etapu, raportów śródokresowych czy nawet informacji końcowej. Jak rozwiązana została kwestia sprawozdawczości w projektach Ścieżki SMART?

Instytucje monitorując realizację projektów, będą w szczególności sprawdzały osiąganie wskaźników, w terminach i wartościach określonych w umowie o dofinansowanie oraz przestrzeganie zasad horyzontalnych i polityk unijnych. Beneficjenci o osiągnięciu poszczególnych wskaźników będą informowali dołączając do wniosku o płatność zestawienie wskazujące na bieżący poziom ich realizacji. Na tej podstawie PARP lub NCBR będą badały czy Beneficjent prawidłowo prowadzi swój projekt. Jeżeli wystąpią w nim jakieś okoliczności związane z zagrożeniem jego realizacji, czy nieprawidłowościami, Beneficjent ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym Instytucję.

W związku z tym, iż wnioski o płatność w Ścieżce SMART składane będą co 6 miesięcy, to weryfikacja wskaźników projektu będzie odbywała się minimum dwa razy do roku.

W przypadku stwierdzenia przez Instytucję, że cel projektu został osiągnięty, ale Beneficjent nie osiągnął wartości wskaźników produktu lub rezultatu określonych w Umowie, Instytucja może pomniejszyć dofinansowanie proporcjonalnie do stopnia nieosiągnięcia tych wskaźników.

W umowie nie ma wzmianki o obowiązku przedłożenia ostatniego raportu w okresie kwalifikowalności, czyli informacji końcowej. Płatność końcowa następuje pod warunkiem zrealizowania zakresu rzeczowego i finansowego oraz uznania projektu za zakończony przez Instytucję. Zakończenie projektów w Ścieżce SMART to rozliczenie wniosku o płatność końcową, rozumiane jako dzień ostatniego przelewu na rachunek bankowy lub jako dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Należy pamiętać, że, pomimo iż zapisy umowy o dofinansowanie, w projektach Ścieżki SMART, nie wskazują na obowiązek składania do Instytucji raportów okresowych czy końcowych, to nie zwalniają też Beneficjentów z ich tworzenia. Na etapie chociażby kontroli projektu czy oceny wniosku o zmianę ekspert merytoryczny może poprosić o przedłożenie raportu z prac badawczych. Dodatkowo, we wzorach umów o dofinansowanie, Instytucja w dowolnym momencie może wprowadzić zmiany dot. monitorowania projektu. Zdecydowanie zalecamy regularne tworzenie wewnętrznych raportów merytorycznych.

Zobacz film: Zakończenie perspektywy finansowej 2014-2020 – jak rozliczyć projekt POIR?

Magdalena Mirowska, ekspertka Crido w zakresie rozliczania dofinansowań unijnych i krajowych wskazuje, jak właściwie rozliczyć projekty unijne z poprzedniej perspektywy. Należy pamiętać, że zakończenie projektów realizowanych w ramach perspektywy finansowej Unii Europejskiej na lata 2014-2020 nastąpi 31 grudnia 2023 r.