Przedsiębiorcy, którzy uzyskali dofinansowanie z Wojewódzkich lub Powiatowych Urzędów Pracy mają obowiązek poddać się kontroli, która może być prowadzona m.in. przez podmiot udzielający wsparcia. Należy jednak pamiętać, że w gronie uprawnionych do przeprowadzania kontroli jest również Najwyższa Izba Kontroli. Z naszego doświadczenia wynika, iż coraz więcej przedsiębiorców mierzy się z kontrolą w zakresie świadczeń uzyskanych z Powiatowych lub Wojewódzkich Urzędów Pracy - właśnie z ramienia NIK. Powstaje jednak pytanie, jak we właściwy sposób się do niej przygotować i jak ona przebiega?

Kto może być kontrolowany?

Kontrole mogą być prowadzone względem przedsiębiorców, którzy skorzystali ze wsparcia na rzecz ochrony miejscy pracy i w związku z tym wprowadzili przestój ekonomiczny lub też obniżony wymiar czasu pracy. Jednakże dotyczy to także przedsiębiorców, którzy skorzystali ze świadczeń z FGŚP lub środków Powiatowego Urzędu Pracy z uwagi na odnotowany spadek obrotów gospodarczych wskutek epidemii COVID-19. Warto zwrócić uwagę, że kontrolowane przez NIK mogą być same podmioty udzielające wsparcia – czyli Wojewódzkie i Powiatowe Urzędy Pracy, a w ramach tej kontroli – także poszczególni przedsiębiorcy mogą zostać poproszeni o przedstawienie określonych dokumentów lub wyjaśnień.

Co będzie przedmiotem kontroli?

NIK będzie prowadził kontrolę z punktu widzenia legalności i gospodarności. Działanie to ma na celu zweryfikowanie, jak przedsiębiorcy korzystają z udzielonej im pomocy – w jaki sposób wykorzystują majątek lub środki państwowe oraz czy wywiązują się z zobowiązań finansowych na rzecz państwa oraz - w przypadku gdy kontrola prowadzona jest w Wojewódzkim lub Powiatowym Urzędzie Prac – czy prawidłowo przyznano i rozliczono określone dofinansowania.

Plan pracy i kontrole doraźne

Kontrole prowadzone są z reguły w oparciu się o plan kontroli NIK - roczny plan zawiera zestawienie tematów kontroli planowanych wraz ze wskazaniem kwartału ich realizacji. Jednakże, należy mieć na uwadze, iż w razie pojawienia się takiej potrzeby, NIK może podjąć kontrolę doraźną u poszczególnych przedsiębiorców i co do zasady, przedsiębiorca zobowiązany jest przedstawić NIK żądane dokumenty lub informacje.

Jak wygląda kontrola?

Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez kontrolera NIK na podstawie legitymacji służbowej oraz imiennego upoważnienia (zawierającego m.in. nazwę jednostki kontrolowanej oraz podstawę prawną kontroli). Miejscem kontroli może być siedziba podmiotu kontrolowanego oraz miejsca, gdzie wykonuje on swoje zadania. Pracodawcy mają obowiązek udostępnienia na żądanie NIK wszelkich dokumentów i materiałów, które są niezbędne do właściwego przygotowania i przeprowadzenia czynności. Dopuszczalne jest także sporządzanie przez kontrolera niezbędnych kopii i wyciągów z przedstawionych dokumentów, jak i dokonywanie zestawień oraz obliczeń na ich podstawie. Przedsiębiorcy mogą być także proszeni o udzielenie wyjaśnień (w formie ustnej lub pisemnej) w zakresie prowadzonej kontroli.

Wskazówki praktyczne

Przede wszystkim przedsiębiorcy powinni przechowywać dokumenty związane z przyznanym dofinansowaniem z należytą starannością. To zdecydowanie ułatwi przeprowadzenie kontroli i ograniczy ryzyko związane z wystąpieniem ewentualnych braków w zakresie przedstawianej dokumentacji.

Dodatkowo niewątpliwie wielu przedsiębiorców może borykać się z kwestią konieczności ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w trakcie prowadzonej kontroli. Przypominamy, że ochrona informacji poufnych stanowiących taką tajemnicą jest zagwarantowana prawnie. Udostępniając dokumenty do wglądu, należy je odpowiednio oznaczyć i wskazać, że pliki zawierają informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa.

Kontrola już się odbyła. Co dalej?

Podmioty, które miały okazję zetknąć się bezpośrednio z kontrolą, powinny oczekiwać na przedstawienie wystąpienia pokontrolnego, w którym w ramach opisu stanu faktycznego i oceny kontrolowanej działalności (w tym w zakresie ustalonych nieprawidłowości, ich przyczyny, zakresu, skutków oraz osób za nie odpowiedzialne), zostaną przedstawione wyniki kontroli. Takie wystąpienie zostanie przedstawione podmiotowi, u którego prowadzona jest kontrola – jeśli zatem dany przedsiębiorca został zobowiązany do przedłożenia informacji lub dokumentów w związku z kontrolą w Urzędzie – w takim przypadku to nie on, a Urząd otrzyma wystąpienie pokontrolne. Jeśli NIK stwierdzi jakiekolwiek nieprawidłowości w odniesieniu do wniosku tego przedsiębiorcy, to Urząd powinien w tym zakresie zwrócić się do wnioskodawcy.

Nasze doświadczenie pokazuje, iż kontroli prowadzonych przez NIK jest coraz więcej, a powyżej przedstawione zagadnienia to tylko niektóre kwestie, na które warto zwrócić uwagę. W związku z tym, wszystkich zainteresowanych pogłębieniem wiedzy w tym zakresie, serdecznie zapraszamy na bezpłatne webinarium CRIDO: "Kogo mogą dotyczyć i jak się przygotować do kontroli dofinansowań przyznanych pracodawcom z WUP i PUP w związku z wystąpieniem COVID-19?", które odbędzie się 12 kwietnia o godz. 10:00!