Potrzeba tylko kilku kliknięć na klawiaturze, by znaleźć w sieci liczne strony internetowe proponujące „idealne miejscówki na workation” (ang. work – praca, i vacation – wakacje). Idea „workation” polega na wykonywaniu pracy zdalnej z miejsca innego niż dom, najlepiej – z miejsca typowo wypoczynkowego, dzięki czemu pracownik przebywa w relaksującym, pozabiurowym otoczeniu, wciąż jednak pracując. Ten nowy trend powstał jeszcze przed pandemią, ale ta zdecydowanie zwiększyła jego popularność wśród pracowników. Trudno się dziwić, bo przecież dzięki temu pracownicy mogą cieszyć się urokami morskiego kurortu czy górskiego krajobrazu, nie tracąc dni urlopu. Z punktu widzenia pracownika – teoretycznie same plusy. Z punktu widzenia pracodawcy – wręcz przeciwnie.

Przepis nie zabrania

Pierwsze pytanie, które nasuwa się samo, brzmi: czy w ogóle można pracować zdalnie z miejsca innego niż dom/mieszkanie? W myśl przepisu w specustawie covidowej (jedynej regulacji dotyczącej pracy zdalnej, która obecnie obowiązuje w naszym systemie prawnym), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Nie ma jednak żadnego przepisu, z które wynikałoby, że tym miejscem musi być miejsce zamieszkania pracownika wskazane w jego aktach osobowych.

Mało tego – przepis stanowi wyraźnie, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik m.in. ma możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy. W przypadku braku odpowiednich warunków lokalowych nic nie stoi na przeszkodzie, by praca zdalna była wykonywana z innego miejsca. Na marginesie warto dodać, że w marcu 2020 r., kiedy nie było jeszcze w specustawie przepisu regulującego home office w jego obecnym kształcie, Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała wyjaśnienia, w których wskazała m.in., że „w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej”. Zasadniczo na pytanie postawione na początku należałoby zatem odpowiedzieć: tak, można pracować z innego miejsca niż dom lub mieszkanie. W praktyce ta kwestia jest jednak nieco bardziej skomplikowana.

Z plaży do biura

Co ma zrobić pracodawca, jeśli dzwoni pilnie do pracownika ze swojego warszawskiego biura, a ten odbiera telefon na rodyjskiej plaży? Trzeba pamiętać, że pracownik wykonujący pracę zza granicy będzie miał spory problem, aby stawić się w zakładzie pracy, jeśli zostanie np. nagle wezwany przez pracodawcę na pilne spotkanie – a warto mieć na względzie, że obecnie pracownik może być zobowiązany do powrotu do biura, nawet bez wcześniejszego ustalenia. Przepisy covidowe nie pozostawiają wątpliwości, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Oczywiście pracownik pracujący zza granicy będzie miał spore trudności z wykonaniem polecenia powrotu do biura, co potencjalnie mogłoby narazić go na konsekwencje, nawet z rozwiązaniem umowy o pracę włącznie. Pracownik powinien zatem liczyć się z koniecznością nagłego powrotu z podróży, jeśli zostanie wezwany przez pracodawcę. Jeśli z kolei pracodawca pozwala na wykonywanie pracy zdalnej zza granicy (np. gdy dopuszcza taką możliwość w swoim wewnętrznym regulaminie), wówczas wskazane jest wyraźne dookreślenie, że pracownik może być zobowiązany do stawienia się w miejscu w pracy na każde polecenie przełożonego.

Problematyczny PIT i ZUS

W przypadku krajów, z którymi Polska zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, należy pamiętać, że co do zasady jeśli pracownik przebywa w takim kraju łącznie nie dłużej niż 183 dni w roku albo 12-miesięcznym okresie, wówczas konieczne będzie opodatkowanie jego dochodu z pracy w kraju rezydencji, czyli właśnie za granicą. Z kolei w przypadku państw, z którymi Polska nie zawarła takich umów, konieczne będzie weryfikowanie lokalnych przepisów w celu ustalenia zakresu ciążących na pracowniku i pracodawcy obowiązków podatkowych, jeśli praca jest wykonywana w tym kraju.

Czujność należy zachować również odnośnie podlegania ubezpieczeniom społecznym. W przypadku krajów UE można skorzystać z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, wprowadzającego wyjątki od zasady lex loci laboris, w myśl której podstawową zasadą dla ustalenia właściwego ustawodawstwa w dziedzinie ubezpieczeń jest miejsce wykonywania pracy. Na podstawie przepisów tego rozporządzenia możliwe jest otrzymanie zaświadczenia A1, czyli zaświadczenia o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej, co może umożliwić uniknięcie niepotrzebnych komplikacji administracyjnych. W przypadku pozostałych krajów konieczne jest każdorazowe weryfikowanie obowiązków płatnika składek w związku z wykonywaniem przez pracownika pracy z tego konkretnie kraju.

Wypadek przy pracy zza granicy

Kolejną problematyczną kwestią i częstym pytaniem pracodawców jest to, co mają zrobić, jeśli podczas wykonywania przez pracownika pracy zdalnej zza granicy zdarzy się wypadek, który potencjalnie można byłoby zakwalifikować jako wypadek przy pracy. Ani obecny, ogólnikowy przepis w specustawie covidowej, ani planowana nowelizacja Kodeksu pracy nie odpowiadają na pytanie o to, jak powinien zachować się pracodawca. Nie ma też jednak regulacji, które zdejmowałyby z niego obowiązek przeprowadzenia postępowania w kierunku ustalenia w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn tego wypadku, co oczywiście, ze względu na lokalizację pracownika, będzie bardzo trudne.

Pracodawca musi wiedzieć

W związku z szeregiem komplikacji i stanem niepewności prawa, który mamy obecnie, wielu pracodawców decyduje się na wyraźne uregulowanie w swoich wewnątrzzakładowych regulacjach, że pracownicy nie mogą wykonywać pracy zdalnej zza granicy (albo że mogą ją wykonywać tylko pod pewnymi warunkami). Dodatkowo pomocne będzie wejście w życie planowanych przepisów dot. pracy zdalnej (pisaliśmy o nich tutaj), które w swoim obecnym kształcie zakładają, że praca będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. W praktyce oznacza to, że pracodawca będzie musiał nie tylko wiedzieć, gdzie konkretnie pracownik się znajduje, ale i zgodzić się na wykonywanie pracy w tym miejscu. Oznacza to, że pracownicy nie będą już mogli zaskoczyć swoich przełożonych tym, że nie mogą stawić w firmie na pilne spotkanie, ponieważ przebywają poza granicami kraju.

Oczywiście same przepisy nie rozwiążą wszystkich problemów pracodawców – nie ulega wątpliwości, że najlepszym sposobem zabezpieczenia ich interesów będą kompleksowe regulaminy pracy zdalnej, dzięki którym pracownicy otrzymają klarowne informacje na temat tego, co mogą, a czego nie mogą robić podczas tzw. home office’u.