W pierwszym artykule serii, dotyczącym rozpoczęcia działalności gospodarczej w Polsce, omówiony został etap wprowadzenia spółki zagranicznej na polski rynek – wskazano, jakie kwestie należy wziąć pod uwagę przy rejestracji podmiotu oraz które decyzje na tym etapie mogą w przyszłości wpłynąć na pozytywne rozstrzygnięcie lub na wysokość dofinansowania projektu ze środków publicznych. W poniższym artykule skupimy się na jednym z kluczowych aspektów dalszej działalności spółki, jakim jest dobór zasobów ludzkich.

Kryterium zasobów

Niezależnie od charakteru planowanej działalności podmiotu – prowadzenia prac badawczo-rozwojowych czy realizacji inwestycji – decyzja o przyznaniu dofinansowania ze środków publicznych na dany projekt jest podyktowana spełnieniem bądź niespełnieniem szeregu kryteriów formalnych i merytorycznych. Jednym z kluczowych jest kryterium zasobów osobowych. To kryterium, co do zasady, występuje we wszystkich konkursach dla projektów ubiegających się o dofinansowanie. Eksperci oceniający wnioski biorą pod uwagę zarówno zasoby, które zostały już zabezpieczone przez aplikującego, jak i te planowane do pozyskania. By uprawdopodobnić pomyślną realizację projektu, należy dokładnie określić role i kompetencje osób, jakie będą niezbędne do przeprowadzenia przedsięwzięcia oraz wskazać konkretne osoby, które będą odpowiedzialne za dane zakresy obowiązków. Nie ma konieczności wskazywania wszystkich osób planowanych do zaangażowania w projekcie, natomiast powinno się zdefiniować tzw. kluczowy personel, a więc osoby kluczowe dla powodzenia przedsięwzięcia.

Projekty badawczo-rozwojowe vs. projekty inwestycyjne

Ze względu na charakter prowadzonych działań, a także strukturę kosztów (koszty operacyjne, tzw. OPEX), kompetencje i doświadczenie przyszłej kadry są bardzo ważnym czynnikiem wpływających na decyzję o dofinansowaniu w projektach badawczo-rozwojowych. Biorąc za przykład najpopularniejszy instrument dla projektów B+R – konkurs Szybka Ścieżka Narodowego Centrum Badań i Rozwoju – już na etapie składania dokumentacji aplikacyjnej należy zidentyfikować zasoby ludzkie w podziale na (1) kadrę badawczą i (2) kadrę zarządzającą.

W skład kadry badawczej wchodzi osoba na stanowisku kierownika merytorycznego projektu, której towarzyszą 3-4 osoby będące głównymi specjalistami prowadzącymi prace B+R w projekcie. Osoby te powinny mieć doświadczenie analogiczne do ról przewidzianych w projekcie, tzn. dla kierownika merytorycznego należy wskazać doświadczenie w nadzorowaniu prac badawczych, a dla specjalistów doświadczenie związane z samą realizacją prac, o zakresie zbliżonym do planowanych w projekcie. Nie ma wymogu wykazania doświadczenia  w ramach projektów dofinansowanych ze środków UE, natomiast może ono dobrze widziane przez oceniających wniosek.

Osoby wskazane w kadrze zarządzającej projektem muszą zapewnić realizację takich ról jak m.in. zarządzanie całością projektu (kierownik projektu), kontrola aspektów finansowych (budżetowanie, prognozowanie kosztów i przychodów, rozliczanie projektu) i koordynacja operacyjna (bieżący kontakt z instytucją pośredniczącą, w przypadku Szybkiej Ścieżki NCBiR). Jedna osoba, jeśli tylko posiada adekwatne i udokumentowane kwalifikacje, może być odpowiedzialna za więcej niż jedną rolę. Dobrą praktyką jest pełnienie funkcji kierownika projektu przez osobę posiadającą wiedzę i certyfikaty w zakresie metodyk zarządzania projektami.

W projektach inwestycyjnych, gdzie kosztami kwalifikowalnymi są nakłady inwestycyjne (tzw. CAPEX), nie stawia się aż tak sprecyzowanych wymogów dotyczących kadry, tj. w zakresie liczby osób czy konkretnych ról do obsadzenia. Jednak mimo ich braku, sam fakt nawiązania współpracy z odpowiednimi osobami jest istotny dla uprawdopodobnienia realizacji projektu, a w konsekwencji dla zwiększenia szans na pozytywną decyzję o przyznaniu dofinansowania. Zrekrutowane osoby powinny odpowiadać charakterowi projektu. Przykładowo, w projekcie obejmującym budowę zakładu produkcyjnego konieczne jest zapewnienie kompetencji m.in. w zakresie nadzoru budowy od strony właścicielskiej, technologii przyszłej produkcji, jakości produktów końcowych, reklamy i marketingu, a także pozyskania wszelkich niezbędnych pozwoleń zarówno na etapie budowy obiektu, jak i wprowadzenia produktów do obrotu.

Formy współpracy

Warto zaznaczyć, że zasady konkursów o dofinansowanie nie wprowadzają ograniczeń w zakresie zatrudniania pracowników nieposiadających polskiego obywatelstwa, o ile tylko przyszli pracownicy zgodzą się na zatrudnienie w polskim podmiocie. W tej sytuacji należy mieć na uwadze liczne obowiązki pracodawcy z tym związane, które to dotyczą (poza standardowymi formalnościami, takimi jak np. odprowadzanie podatku dochodowego czy odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne) m.in. uzyskanie zezwolenia na pobyt i pracę pracownika, bez którego świadczenie pracy będzie prawnie niedopuszczalne. Jednakże obecnie procedury ubiegania się o zezwolenia są coraz bardziej uproszczone, a urzędy bliżej pracodawców, dzięki czemu przedsiębiorcy chętniej skłaniają się ku zatrudnieniu obywatela państwa obcego.

W projektach badawczo-rozwojowych najkorzystniejszą formą współpracy jest świadczenie usług na podstawie umowy o pracę (stosunek pracy) lub umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło). W projektach inwestycyjnych, koszty pracy nie są dofinansowywane, a co za tym idzie, nie ma żadnych wymogów i ograniczeń co do formy zatrudnienia.

Spośród różnych form zatrudnienia najbardziej kosztowną formą współpracy dla pracodawcy jest umowa o pracę – faktyczny koszt zatrudnienia pracownika jest wyższy o około 20% od kwoty brutto przedstawionej w umowie. Dodatkowo pociąga za sobą szereg obowiązków zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Zatrudniający muszą sztywno przestrzegać przepisów kodeksu pracy, dbać o prawo pracownika do nieprzerywanego odpoczynku i wypłacać świadczenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

W przypadku zawarcia umów cywilnoprawnych, co do zasady to zleceniobiorca wskazuje dni, godziny i miejsce, w którym będzie świadczył usługi. Strony umowy mogą elastycznie kształtować łączący ich stosunek prawny, a podjęcie współpracy nie jest tak kosztowne jak w przypadku umowy o pracę. Należy też zwrócić uwagę, że jeżeli chodzi o umowy cywilnoprawne, to przepisy kodeksu pracy nie mają zastosowania i relacje prawne pomiędzy stronami regulują postanowienia kodeksu cywilnego. Co za tym idzie, zleceniobiorcy pozbawieni są „parasola ochronnego”, które prawo pracy przewiduje w kontekście relacji pracowniczych.

Dotychczas panowało przekonanie, że umowa o dzieło jest najmniej kłopotliwym sposobem zawarcia współpracy, która nie podlega obowiązkowi odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Jednakże zgodnie z najnowszymi zmianami legislacyjnymi dotyczącymi rejestru umów o dzieło, od 1 stycznia bieżącego roku, osoby zlecające wykonanie dzieła mają obowiązek powiadomić o takiej umowie Zakład Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od jej zawarcia. Jest to nowość względem poprzednio obowiązujących zasad, która znacznie zmienia postrzeganie tej formy współpracy w oczach potencjalnie zainteresowanych podmiotów.

Umowa na kontrakt / samozatrudnienie, coraz częściej spotykana pod angielskim skrótem B2B, jest  zdecydowanie mniej opłacalna niż ww. formy w przypadku jeśli koszt ten ma być docelowo objęty dofinansowaniem ze środków UE. Koszty współpracy ponoszone w formule B2B są kwalifikowane jako koszty podwykonawstwa, a zatem nie stanowią podstawy do naliczania 25% ryczałtu na poczet kosztów pośrednich projektu. Co więcej, by zapewnić zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców każde zlecenie w formule B2B, które przekracza 50 tys. PLN netto (w skali całego projektu) wymaga przeprowadzenia oficjalnego postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności – opublikowania zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności, czyli ogólnodostępnej internetowej bazie ogłoszeń dostępnej tutaj.

Umowa o warunkowej współpracy

Wymogi konkursów B+R nie nakładają obowiązku podpisania żadnej wiążącej umowy między aplikującym a kadrą projektu przed złożeniem wniosku. Koniecznie jest natomiast podpisanie tzw. umowy warunkowej o współpracy, która nie jest formą prawną zatrudnienia. Dokument ten jest deklaracją gotowości do współpracy i do późniejszego podpisania docelowej umowy. Fakt, że umowa jest jedynie deklaracją, a nie formą prawną może także stanowić ryzyko dla obu stron: dokument nie daje ani gwarancji zatrudnienia – ryzyko dla przyszłego członka kadry, ani nie jest wiążącym zobowiązaniem do podjęcia do pracy – ryzyko dla wnioskodawcy. Uniknięcie powyższego ryzyka możliwe jest w przypadku gdy projekt ubiegający się o dofinansowanie stanowi element szerszej, długoterminowej strategii działalności spółki. Spółka może wówczas rozpocząć regularną działalność operacyjną i zatrudnić pracowników jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, by potem w razie pozytywnej oceny aplikacji oddelegować ich do realizacji projektu grantowego.

Czasochłonny proces

Planowanie i dobór zasobów ludzkich o odpowiednich kompetencjach, które powinno być realizowane na miejscu przez lokalnego koordynatora merytorycznego, często wymaga nawiązania współpracy z jednostkami naukowymi czy agencjami headhunterskimi. Dodatkowe formalności między pośrednikami powodują wydłużenie procesu w czasie – kompletowanie zespołu może potrwać parę miesięcy, a niekiedy dłużej, zwłaszcza w przypadku niszowych specjalizacji wymagających kompetencji o niskiej podaży na rynku pracy. Należy to oczywiście uwzględnić w harmonogramie przygotowania projektu.

> Artykuł dostępny także w wersji anglojęzycznej.

Czytaj więcej: