Rozwijające się dynamicznie biznesy mogą czasem bardzo boleśnie zderzyć się z podatkową rzeczywistością – szczególnie, gdy z kontrolą odwiedzi je urząd celno-skarbowy lub skarbowy. Oczywiście w gąszczu przepisów podatkowych, ich ciągłych zmian i interpretacji, ale także wciąż „gnającym” do przodu biznesie, osoba odpowiedzialna za rozliczenia podatkowe w organizacji może dostać zawrotu głowy. Czy istnieją rozwiązania dające spokój i bezpieczeństwo podatkowe w organizacji? I czy warto w nie inwestować?

Wyzwania podatkowe rosnących biznesów

W praktyce, w rozmowach z podatnikami, często spotykam się z sytuacją, w której dynamicznie rozwijający się biznes znacząco wyprzedza rozwój samej organizacji i jej struktur. Skupieni na sprzedaży/produkcji właściciele czy członkowie zarządu nie poświęcają wystarczającej uwagi rosnącym wyzwaniom w obszarze podatków. Zawsze przecież była główna księgowa lub księgowa, która pilnowała tych wszystkich nudnych meandrów rachunkowo-podatkowych. Co prawda często mówiła, że tak nie można i że podatki, że ryzyko, no ale business first i jakoś to było. A przecież nowe biznesy i rosnące obroty to również rosnące ryzyka podatkowe. Biznes o obrotach 10 mln zł ma zupełnie inne ryzyko podatkowe chociażby w zakresie VAT niż biznes o obrotach 100 mln i więcej. Przykłady kilku spółek giełdowych z branży dystrybucji produktów IT i CE sprzed kilku lat wyraźnie pokazują, ile może kosztować zakwestionowanie przez organy podatkowe odliczenia VAT z uwagi na tzw. brak należytej staranności kupieckiej. Jak widać tam, gdzie najważniejsza jest sprzedaż i obrót mogą zawsze pojawić się ryzyka podatkowe zagrażające nawet istnieniu całego biznesu.

Inny przykład to rozwój nowej działki biznesu, nowego produktu czy modelu sprzedaży. W praktyce spotykałem się z taką sytuacją, w której np. stosowana stawka VAT dla nowego produktu czy usługi nie była nawet konsultowana z podatkowcami, czy księgowymi. Początkowa, mała skala sprzedaży, była pewnym „usprawiedliwieniem” dla takiego podejścia, a np. stosowanie obniżonej stawki VAT dodatkowo uatrakcyjniało ofertę. Tylko, że z czasem, gdy obroty ze sprzedaży znacząco wzrosły (za co oczywiście należą się „biznesowe” brawa), do rangi strategicznego problemu urastała konieczność podwyższenia stawki VAT, bo ta stosowana z „sukcesem” okazała się jednak błędna.

Oczywiście można wszystkie podatkowe pułapki i domiary zrzucić na karb złego prawa i złych urzędników – co poniekąd w dużej mierze jest prawdą – a może warto jednak podejść również do obszaru podatków bardziej biznesowo?

Moim zdaniem na obszar podatkowy warto patrzeć jak na fundament rozwoju całej organizacji i zabezpieczyć ten fundament przed ryzykami, które mogą się pojawić (a może już się pojawiły?). Nie chcę używać tu górnolotnych porównań, ale czy wiedząc, że nasza fabryka czy firma padnie ofiarą ataku hakerskiego, pożaru czy innego nieszczęścia nie będziemy starali się przed tym zabezpieczyć? A może już jesteśmy zabezpieczeni i ubezpieczeni przed takimi wydarzeniami? A co z podatkami? Jak wiele złego może pojawić się, gdy organ podatkowy wywrócił nasze finanse i wiarygodność biznesową dotkliwym domiarem? A jak wiele dobrego biznes osiągnie mając podatki pod kontrolą?

Podatki to odpowiedzialność całej organizacji

Nadal dość często zarządy czy prezesi firm nie przykładają niestety wystarczającej uwagi obszarowi podatkowemu. „Z podatkami to proszę do księgowej, ja tu biznes prowadzę!”. Oczywiście nie chcę tu demonizować, ale zwrócić uwagę na kilka istotnych faktów, które powinny zmienić optykę patrzenia na ten właśnie obszar przez osoby zarządzające firmami. Po pierwsze, administracja podatkowa z uwagi na liczne, wdrożone w ostatnich latach, rozwiązania informatyczne i analityczne, jest w zupełnie innym miejscu, niż jeszcze kilka lat temu, jeśli chodzi o ilość informacji jakie posiada o podatnikach i możliwości kontrolne. Po drugie, zmiany prawa podatkowego, ale także karnego i karnego-skarbowego wyraźnie pokazują trend, w którym błędy podatkowe traktowane są na równi z groźnymi przestępstwami, a konsekwencje ich ponoszą nie tylko osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe, ale również cała organizacja (np. Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych). Po trzecie, w legislacji podatkowej wyraźnie widać trendy związane z przenoszeniem ciężaru działań na coraz szersze oczekiwania wobec podatników. Klauzule generalne (np. ogólna klauzula przeciwko unikaniu opodatkowania), klauzule oparte o należytą staranność (np. obowiązki płatnika podatku u źródła, kwestia należytej staranności kupieckiej w VAT) to krajobraz, który już jest naszą rzeczywistością podatkową, a przyjęty wektor zmian nie zmieni już raczej swojego kierunku (np. najnowszy obowiązek publikowania sprawozdania z realizacji strategii podatkowej).

Podatki nie są konsekwencją prowadzonego biznesu, lecz są jego immanentną częścią. Jeżeli to sobie uświadomimy, dużo łatwiej będzie nam podejść do wyzwań pojawiających się w tym obszarze działalności firmy w sposób, który pozwoli na uzyskanie jak największych korzyści dla naszej organizacji. Co zatem kryje się pod pojęciami typu Cooperative Compliance, czy Horizontal Monitoring albo Tax Control Framework? Szczegółowo opisuję te pojęcia w innym materiale mojego autorstwa. Dla celów niniejszego artykułu warto jedynie wskazać, że są to rozwiązania budujące odpowiednią jakość i efektywność wewnętrznego nadzoru podatkowego w organizacji, w którą zaangażowane są nie tylko służby podatkowe czy księgowe, ale również te osoby czy działy, których działania i decyzje mogą obecnie, lub w przyszłości, wpływać na rozliczenia podatkowe. Organizacja jest świadoma ryzyk związanych z jej działalnością i właściwie je adresuje dbając również o to, by wszystkie procesy odnoszące się do podatków były aktualne i przestrzegane. Z dużym szacunkiem podchodzę również do podmiotów, które w Polsce przystąpiły do pilotażu Programu Współdziałania. Obserwując te organizacje, podejście osób odpowiedzialnych za podatki, ale także tych odpowiedzialnych za całe finanse i firmy, mogę powiedzieć, że wypracowane przez nie i wciąż doskonalone standardy i procedury to najwyższa półka rozwiązań światowych. Oczywiście nic nie jest w świecie za darmo i również w tym przypadku przedsiębiorcy musieli zaangażować odpowiednie zasoby i środki do prowadzenia efektywnego zarządzania obszarem podatków. Ich filozofia podejścia była i jest jednak w tym zakresie na najwyższym poziomie, co oznacza, że świadomie zbudowali trwały i efektywny fundament podatkowy w swojej organizacji, dzięki czemu ich biznes może rozwijać się stabilnie i bezpiecznie. Czy się to opłaca? Najlepiej zapytać samych zainteresowanych. Moim zdaniem warto.

W mojej praktyce zawodowej miałem okazję przyglądać się również dużym międzynarodowym organizacjom, dla których efektywne ramy wewnętrznego nadzoru podatkowego oraz niezależna funkcja podatkowa były od lat wbudowane, zarówno w strukturę firmy, jak i jej organizację (sposób działania). To między innymi dzięki tym działaniom organizacje te nie miały problemów z rozliczeniami podatkowymi czy w relacji z organami podatkowymi. Nie twierdzę, że nie były kontrolowane, albo nie miały sporów z organami podatkowymi, ale działania te były dla tych organizacji zawsze „pod kontrolą”. Również w tym aspekcie warto wskazać, że wprowadzane do organizacji rozwiązania z zakresu Cooperative Compliance mogą przekładać się na pozycję procesową w sporach podatkowych i postępowaniach karnych czy karno-skarbowych. Zupełnie inaczej bowiem można budować argumentację podmiotu, który wykazuje należytą dbałość o rozliczenia podatkowe i właściwy nadzór nad nimi.

Ile warty jest zatem święty spokój (w podatkach)?

WARTO DOCZYTAĆ: