Ostatnie miesiące perspektywy 2014 – 2020 to jednocześnie czas wzmożonych przygotowań do wdrożenia nowej perspektywy finansowej pod względem administracyjnym. Jednym z działań mających na celu jej szybkie i bezproblemowe wdrożenie, które podjęło Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej jest implementacja nowej wersji Bazy Konkurencyjności (dalej: „BK2021”), która została uruchomiona właśnie dzisiaj – 18 sierpnia. Jednak, czy na pewno zmodernizowane i rozbudowane narzędzie ułatwi życie zarówno zamawiającym, jak i oferentom?

BK2021 a obowiązujące Wytyczne

Dotychczasowa Baza Konkurencyjności działała w oparciu o intuicyjny formularz, w którym wyodrębnione punkty były dostosowane do wymagań Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne), więc narzucone minimalne wymagania dotyczące treści zamówienia Zamawiający mógł spełnić już poprzez prawidłowe uzupełnienie formularza wskazanego w Bazie. Nowa wersja platformy nie zawiera wszystkich elementów, które powinny się znaleźć w treści zapytania ofertowego zgodnie z Wytycznymi, jak np. informacji o wymogu braku powiązań kapitałowych i osobowych z oferentem. Brak obligatoryjnie wymaganych informacji w treści zapytania naraża zamawiających na popełnienie nieprawidłowości i, w konsekwencji, nałożenie na niego korekt finansowych.

Pojawiają się również trudności w edycji już opublikowanych zapytań. BK2021, po opublikowaniu ogłoszenia nie umożliwia zmiany wszystkich jego pól, czego skutkiem może być konieczność anulowania i ponownego ogłoszenia zapytania w przypadku konieczności wprowadzenia zmiany. Z kolei w przypadku zmiany zapytania w BK2021 nie ma możliwości zamieszczenia informacji o tym, co i w jakim zakresie zostało zmienione. Konieczność zamieszczenia takiej informacji wynika z obowiązujących Wytycznych. Należy również zwrócić uwagę na liczbę załączników do procedury, gdyż została ona ograniczona do 20, zlikwidowano również możliwość usuwania błędnych, nieaktualnych, a także dodawania nowych załączników po opublikowaniu ogłoszenia.

Rozbieżność między wymaganiami narzuconymi przez Wytyczne a możliwościami BK2021 powodują, że Beneficjent w jeszcze większym stopniu niż dotychczas musi weryfikować zgodność publikowanego zapytania z obowiązującymi przepisami. Dodatkowym impulsem w tym zakresie jest praktyczny brak możliwości wprowadzania zmian w ogłoszonym postępowaniu. Biorąc to pod uwagę będziemy zalecać naszym klientom stworzenie wzoru zapytania i załączanie go w Bazie jako wiodącego dokumentu w ramach procedury zakupowej.

Pytania i odpowiedzi

Do tej pory oferenci mieli możliwość zadawania pytań do procedur za pośrednictwem wiadomości e‑mail, następnie zmawiający publikował zadane pytania wraz z odpowiedziami w przeznaczonym do tego module Bazy. Obecnie postanowiono przenieść proces korespondencji pomiędzy zamawiającym a oferentami do BK2021, a co za tym idzie również proces „pytań i odpowiedzi”, dla których przewidziano oddzielną zakładkę. Takie podejście powoduje, że zamawiający nie ma możliwości zaadresowania pytań, które otrzymał poza bazą w formie pisemnej, wciąż dopuszczonej przez Wytyczne, do czego, zgodnie z tym dokumentem, jest zobowiązany.

Składanie i ocena ofert

Nowa Baza Konkurencyjności to nowe funkcjonalności nie tylko dla zamawiających, ale również dla oferentów. Nowością jest umożliwienie składania ofert bezpośrednio w Bazie. Oferenci mają możliwość rejestracji na platformie i następnie złożenia ofert bezpośrednio w systemie. Z pewnością ułatwi im to monitoring zamówień, na które składają oferty, natomiast ze względu na brak zmian w Wytycznych zamawiający nadal mogą samodzielnie zdefiniować, w jaki sposób chcą otrzymywać oferty: w formie papierowej, w formie elektronicznej poprzez e-mail oraz na platformie BK2021.

Należy również pamiętać aby, niezależnie od sposobu przyjmowania ofert, jednoznacznie zdefiniować wymagania i ich przestrzegać. W tym kontekście oferta złożona przez BK może zostać uznana za prawidłową wyłącznie w przypadku, kiedy zamawiający nie wymaga złożenia oferty przez osoby do tego upoważnione – BK2021 nie daje możliwości weryfikacji, kto wypełnił formularz oferty.

Należy również zaznaczyć, że podczas rozstrzygania postępowania Baza wymusza na zamawiającym wprowadzenie do Systemu wszystkich ofert wraz z załącznikami, które otrzymał poza BK2021. Bez tej czynności nie ma możliwości prawidłowego rozstrzygnięcia postępowania.

Postępowania ofertowe rozpoczęte przed 18 sierpnia br.

Zamawiający, którzy opublikowali swoje zapytania ofertowe przed 18 sierpnia br. będą mogli je obsługiwać aż do momentu publikacji wyników postępowania, na starej wersji Bazy, pod nowym adresem strony (https://archiwum-bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/). Ministerstwo nie zdecydowało się na automatyczne przeniesienie postępowań ofertowych w toku do BK2021, a tym samym na scalenie Baz. Przez najbliższy czas, zarówno Zamawiający, jak i Oferenci będą zmuszeni do monitoringu dwóch Baz.