To już kolejna perspektywa finansowa, w trakcie której można starać się o dotację unijną. Wnioskodawcy zawsze bardzo cieszą się, gdy uda im się znaleźć na liście projektów, którym przyznano dofinansowanie, jednak to dopiero początek drogi związanej ze środkami unijnymi, a przed nimi największe wyzwanie - jak zrealizować projekt, aby uniknąć zwrotu dotacji?

Źródła wiedzy na temat obowiązków beneficjenta

Pierwszym źródłem wiedzy o tym, jakie są obowiązki realizującego projekt jest regulamin konkursu, w którym bierze udział wnioskodawca. Wskazany jest w nim np. termin, od którego można ponosić wydatki. Zazwyczaj jest to dzień następny po złożeniu wniosku o dofinansowanie, co jest o tyle istotne, że nie można podejmować żadnych zobowiązań związanych z projektem przed jego złożeniem – inaczej wszystkie koszty projektu stają się niekwalifikowalne, a dotacja nigdy do nas nie trafi.

Najważniejszym jednak dokumentem, na którym powinni się opierać beneficjenci, jest umowa o dofinansowanie, jaką podpisują z instytucją przyznającą wsparcie. Jeszcze przed jej podpisaniem należy dokładnie zapoznać się z narzuconymi obowiązkami, aby następnie w trakcie realizacji projektu nie być zaskoczonym zapisami.

Obowiązki podmiotu korzystającego z dotacji

Stosowanie zasad dotyczących zakupów (konkurencyjność wydatków)

Zastosowanie odpowiedniego trybu wyboru dostawców opartych m.in. na zasadzie konkurencyjności; publikacja ogłoszeń w wymagany sposób przy zachowaniu odpowiednich terminów i podaniu niezbędnych informacji, co reguluje zarówno umowa o dofinansowanie jak i Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020

Prawidłowe dokumentowanie przebiegu projektu

Prowadzenie odrębnej księgowości, np. poprzez wprowadzenie odrębnego kodu dla operacji związanych z projektem; ewidencjonowanie poniesionych kosztów umożliwiające łatwe odszukanie wszystkich operacji finansowych (faktury, umowy, potwierdzenia przelewów, protokoły odbioru zamówień dostaw/usług, karty czasu pracy, delegacje itp.)

Monitorowanie realizacji projektu

Faktyczna realizacja projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie; składanie w odpowiednich terminach wniosków o wprowadzenie zmian do projektu; składanie wniosków o płatność z częstotliwością minimum 1 raz na 3 miesiące; przekładanie raportów z realizacji projektu w jego trakcie, a następnie po jego zakończeniu (np. dostarczając wymagane dokumenty dotyczące wdrożenia)

Monitorowanie wskaźników projektu, do osiągnięcia których zobowiązano się przy podpisaniu umowy o dofinansowanie

Nieosiągnięcie zakładanego poziomu wskaźników (zarówno wskaźników produktu osiąganych w trakcie realizacji projektu, np. zwiększenie zatrudnienia, jak i wskaźników rezultatu planowanych do osiągnięcia po jego zakończeniu, np. osiągnięcie zakładanych przychodów) może skutkować zwrotem nawet całości dotacji

Utrzymanie trwałości projektu i jego efektu przez 3 bądź 5 lat po zakończeniu realizacji projektu

Zależnie od wielkości przedsiębiorstwa (3 lata- MŚP, 5 lat – pozostałe) niezbędne jest zachowanie status quo projektu, np. nie można w tym czasie sprzedawać zakupionych z funduszy europejskich środków trwałych, zwalniać zatrudnionych do projektu pracowników, zakończyć sprzedaży wdrożonych produktów

Promocja projektu i informacja

Przede wszystkim stosując wymagane oznaczenia (logotypy) na dokumentach i informując o realizacji projektu na swojej stronie internetowej zgodnie ze stosownym podręcznikiem i wytycznymi

Kontrola i audyt oraz przechowywanie dokumentów

Każdy beneficjent będzie podlegał kontroli w trakcie realizacji projektu, a często także w okresie jego trwałości. Na wskazanie instytucji musi on umożliwić przeprowadzenie kontroli oraz zapewnić dostęp do wszelkich nośników danych (dokumentów, komputerów, płyt, pendrive’ów) związanych z realizacją Projektu. Ważne jest to przechowywanie dokumentacji zgodnie z wymogami (zazwyczaj min. 10 lat od otrzymania ostatniej płatności)

Zwrot dotacji

Niestosowanie się do wskazanych powyżej wymogów może skutkować koniecznością zwrotu części lub nawet całości dotacji. Należy też pamiętać, że dotację zawsze zwraca się wraz z odsetkami naliczanymi od momentu wypłaty tej części dofinansowania, co do której powzięto decyzję o korekcie. O ile zwrot małej części dotacji, nawet z odsetkami, niedługo po wykryciu nieprawidłowości może nie boleć tak bardzo, o tyle konieczność zwrotu całości dotacji np. w okresie trwałości może już stanowić duży problem finansowy dla przedsiębiorstwa. Warto więc przestrzegać zapisów umowy o dofinansowanie, bo nieprawidłowości związane z realizacją projektu skutkują nie tylko nadwyrężonymi nerwami, ale przede wszystkim stratami finansowymi.