1 stycznia 2022 r. przestało obowiązywać rozporządzenie odraczające stosowanie restrykcyjnych przepisów poboru podatku u źródła (WHT) i obowiązkowy stał się pobór podatku po przekroczeniu 2 mln PLN płatności na rzecz danego podatnika w roku podatkowym.

Równocześnie zaczęły obowiązywać zmienione przepisy wprowadzone w ramach tzw. Polskiego Ładu, dotyczące zakresu oraz sposobu obowiązkowego poboru WHT. Zgodnie z przepisem przejściowym mają one zastosowanie do wszystkich wypłat dokonanych po 31 grudnia 2021 r.

Jednym ze sposobów na niepobranie WHT od dokonywanej wypłaty jest złożenie specjalnego oświadczenia, w którym płatnik (pod rygorem kary z kodeksu karnego-skarbowego) potwierdzi, że spełnione zostały warunki, aby takie podejście zastosować. I już w tym miejscu zaczynają się pierwsze trudności związane z zastosowaniem tego podejścia.

Formularz

Oświadczenie należy złożyć na oficjalnym formularzu WH-OSC, jednakże problem polega na tym, iż aktualnie obowiązujący i zamieszczony na rządowej stronie formularz jest nieaktualny. Przede wszystkim referuje do zmienionych już terminów na jego złożenie oraz różnych urzędów skarbowych, do których powinien być złożony (aktualnie Lubelski Urząd Skarbowy w Lublinie jest urzędem właściwym do wszelkich spraw związanych z podatkiem u źródła). Co więcej, również znajdujące się na końcu formularza oświadczenie referuje do uchylonych przepisów.

Dla przypomnienia, płatnik jest obowiązany złożyć oświadczenie nie później niż do dnia wpłaty podatku za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia kwoty 2 mln PLN (co do zasady 7 dzień następnego miesiąca). Podejście takie zostało ostatecznie doprecyzowane w ramach „zmian do ustawy zmieniającej” w połowie grudnia – wcześniej w ustawie znajdowały się dwa sprzeczne przepisy dotyczące terminu złożenia oświadczenia.

Podpisywanie oświadczenia

Drugą barierą, na którą natrafią płatnicy jest samo podpisanie i złożenie formularza. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami oświadczenie składa kierownik jednostki (czyli co do zasady członek zarządu). W przypadku zarządu wieloosobowego przepisy umożliwiły wyznaczenie jednej osoby wchodzącej w skład tego organu do złożenia oświadczenia. Przy czym nie jest dopuszczalne złożenie tego oświadczenia przez pełnomocnika.

Od strony technicznej WH-OSC dostępny jest jedynie w formie elektronicznej i tylko elektronicznie może zostać złożony – poprzez dedykowaną do tego wtyczkę e-Deklaracje. Oznacza to, że członek zarządu musi podpisać i od razu złożyć formularz do urzędu skarbowego. Nie jest przykładowo możliwe podpisanie oddzielnego pliku, który będzie wysłany przez inną osobę w firmie lub też podpisanie i złożenie przez osobę z działu księgowości (oświadczenie nie może być złożone przez pełnomocnika). Może to być szczególne utrudnienie w przypadku zagranicznych członków zarządu.

Szukając wsparcia w rozwiązaniu swoich wątpliwości, płatnik może trafić na dedykowaną WHT podstronę w Lubelskim US. Do zawartych tam informacji należy jednak podejść z pewną rezerwą, gdyż nie zostały one jeszcze zaktualizowane do najnowszych przepisów. Opisany jest przykładowo proces podpisania i składania oświadczenia przez kilku członków zarządu („do organu podatkowego przesyłany jest dokument podpisany elektronicznie przez jedną z tych osób wraz z oświadczeniem, że pozostałe osoby złożyły wymagane podpisy”). Podejście takie nie jest zgodne z nowymi przepisami, które jak zostało wskazane powyżej pozwoliły na podpisanie oświadczenia jedynie przez jednego członka zarządu.

Ważność oświadczenia

Warto również pamiętać, że jeżeli płatnik złożył oświadczenie, a następnie dokonuje na rzecz podatnika, którego dotyczyło to oświadczenie, dalszych wypłat, to płatnik może w dalszym ciągu nie stosować obowiązkowego poboru WHT do momentu upływu drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono to oświadczenie.

Jednakże w takim przypadku, po upływie powyższego terminu płatnik jest zobowiązany, do 7 dnia następnego miesiąca, złożyć ponowne oświadczenie (ex post), że wszystkie warunki do niepobrania WHT były w tym okresie spełnione.

Zmiany wprowadzone przez Polski Ład w zakresie WHT, mimo że można generalnie uznać je za korzystne dla płatników, wprowadzone zostały ze zbyt dużym pośpiechem. Przekłada się to na brak przygotowania organów skarbowych do realizacji wynikających z nich obowiązków. W konsekwencji płatników czeka sporo trudności nie tylko merytorycznych, ale też technicznych, z którymi będą musieli się zmierzyć przy dokonywaniu płatności podlegających pod WHT. W przypadku braku publikacji nowszej wersji formularza wydaje się, że płatnikom nie pozostanie nic innego jak zastosowanie „przeterminowanego” wzoru.