Podejście przedsiębiorców do inwentaryzacji posiadanych składników materialnych bywa zróżnicowane – ze względu na zakres prowadzonej działalności i materialność kwot obserwowanych odchyleń. Często w całym procesie zapomina się o podatkach – a przede wszystkim, o VAT. Błędnie. Kolejny wyrok NSA[1] potwierdza, że niedobory, które efektywnie zostały spowodowane niedopatrzeniem podatnika (jego pracowników), obligują go do korekty VAT związanego z zakupem / wytworzeniem „zaginionych towarów”. Na szczęście dobrze ułożona funkcja podatkowa może w tym zakresie pomóc.

Zawinione / Niezawinione?

Dość automatycznie przedsiębiorcy uznają, że powstające w ich działalności niedobory nie są przez nich zawinione. NSA kolejny raz wskazuje jednak, że błędy pracowników, w tym organizowane przez nich „kradzieże” własności podatnika, mają przełożenie na VAT.

Jeśli niedobór zostanie uznany za zawiniony (a jest to w przypadku kradzieży pracowniczej systematycznie uznawane) – podatnik traci prawo do odliczenia VAT na bazie art. 86 ust. 1 w zw. z art. 91 ust. 7d Ustawy o VAT. Zniknięcie towaru sprawia bowiem, że nie zostanie on wykorzystany do realizacji czynności opodatkowanych.

W omawianej sprawie problem dotyczył sprzedawcy części zamiennych do ciągników i maszyn. W sklepie obserwowano systematycznie niedobory materiałów, podejrzewano kierownika sklepu, prezes spółki akceptował straty na ponad 400.000 PLN, a zawiadomienie do organów ścigania złożono z opóźnieniem.

W efekcie fiskus, ale i NSA uznali, że za istniejące niedobory odpowiada przedsiębiorca[2]. NSA potwierdził, że podatnik powinien dokonać korekty odliczonego VAT od zaginionych towarów.

Rola procedur?

Przy okazji współpracy z naszymi klientami nie raz przypominamy, jak ważne w zabezpieczaniu pozycji nie tylko firmy, ale i jej przedstawicieli są odpowiednio skrojone procesy wewnątrzfirmowe, najlepiej udokumentowane spisanymi procedurami.

Obszar inwentaryzacji zazwyczaj udokumentowany i ustrukturyzowany jest dla celów księgowych – ale bardzo sporadycznie przedsiębiorcy przy analizie skutków zaistniałych wyników weryfikują dokładnie dane dla potrzeb VAT (analiza zazwyczaj kończy się na CIT).

Ostatnie lata – w tym podejście Ministerstwa Finansów we współpracy z kluczowymi polskimi podatnikami – pokazują, że wyjątkowo niebezpieczne jest:

  • bazowanie w ocenie „zawinienia” na swobodnej decyzji kierownika jednostki / audytora – a nie podatkowca;
  • nieuwzględnianie praktyki orzeczniczej w VAT co do zawinienia / niezawinienia podatnika przy powstaniu niedoboru;
  • ogólne / co rok powtarzalne opisywanie przyczyn powstawania niedoborów.

Założenie, że niedobór nie niesie skutków VAT – co pokazuje wyrok NSA – jest całkowicie błędne, a prawidłowo ustrukturyzowana funkcja podatkowa powinna tą kwestią zdecydowanie zarządzić.

Co można zrobić?

Najlepsze standardy na rynku mogą być pewnym wzorem co do kierunku działania z „inwentaryzacją”, aby nie generować dodatkowych dyskusji o VAT. Dbanie o posiadane składniki majątkowe to w końcu element zachowywania przez podatnika należytej staranności – tak popularnej frazy „podatkowej”, szczególnie w dobie pochylania się przedsiębiorców nad własną „strategią podatkową”:

  • identyfikacja przyczyn i zabezpieczenie posiadanych towarów (w magazynie, w sklepie itp.) – pierwsza i kluczowa kwestia, to pochylenie się nad przyczynami występujących odchyleń. Mogą być one przeróżne – od kradzieży pracowniczych czy klienckich, nieraportowanych zniszczeń posiadanych towarów, po bałagan dokumentacyjny (inne dane na fakturze / PZ / WZ, inne w rzeczywistości; pomyłki w identyfikacji wydawanego towaru – nie ten asortyment). Przeróżnie przedsiębiorcy radzą sobie z tą kwestią, ale bez wątpienia, bez identyfikacji przyczyn, często poświęcenia czasu na zrozumienie problemu i jego rozwiązanie, dalsze działania nie pomogą;
  • budowanie wiedzy o roli pracowników operacyjnych (na bramie / w magazynie itp.) w zadbaniu o bezpieczeństwo podatkowe – do znudzenia przypominamy – „to kluczowa kwestia, nierzadko wymagająca dużego zaangażowania działu księgowości / podatkowego”[3] – ważne jest, aby osoby odpowiedzialne za gospodarkę magazynową i ujmowanie wchodzących / wychodzących towarów wiedzieli, na co podatkowo przekłada się ich praca, i jakie konsekwencje generują czasem błahe dla nich błędy / odstępstwa od zasad (np. akceptacja błędów ilościowych na fakturach / odpuszczanie drobnych pomyłek co do asortymentu). Im większy obrót, tym większą skalę kwotową przybierać mogą systematycznie powtarzane niedociągnięcia;
  • odpowiedzialność – ważne, aby w opisie stanowisk pracy konkretne osoby miały wskazane zadania dotyczące prawidłowości gospodarowania mieniem przedsiębiorcy. Dodatkowo, na newralgicznych pozycjach – rozważyć należy możliwe do wprowadzenia zasady zabezpieczania się spółki przed nierzetelnym działaniem pracowników;
  • świadoma komisja inwentaryzacyjna – albo w ramach prac komisji, albo bazując na rzetelnie przygotowanych danych, osoba mająca podatkową wiedzę o skutkach odchyleń powinna zweryfikować otrzymane dane. I nie wystarczy tu automatyczne uznanie „niezawinienia” – pod to podejście, powinna istnieć konkretna argumentacja;
  • konstruowanie szczelnych procesów biznesowo-podatkowych – proces gospodarowania towarami, prowadzenia inwentaryzacji, oceny podatkowej efektów inwentaryzacji (w VAT, CIT, akcyzie…) powinien być spisany, w sposób praktyczny i konkretny. Nasze doświadczenie pokazuje, że dobrze ułożony proces w praktyce eliminuje błędy i niedokładności, a jeśli one jednak wystąpią – trudno odmówić przedsiębiorcy, że nie podjął starań, by przedstawiane przez niego dane były rzetelne, a posiadane towary – bezpieczne. Dla pracowników (nie tylko bezpośrednio rozliczających podatki) i zarządu – to dodatkowy benefit w postaci zmniejszenia ryzyk osobistych z perspektywy kodeksu karnego skarbowego.

[1] Wyrok NSA z 14 października 2022 r., sygn. I FSK 1323/18 (uzasadnienie ustne).

[2] „Strata ta powstała z powodu niezapewnienia skutecznego nadzoru nad pracownikami. Od strony można było oczekiwać, że w sposób racjonalny i proporcjonalny w stosunku do wartości powierzonego pracownikom mienia zadba o swój majątek. Takiej racjonalności i zapobiegliwości w dbaniu o własny interes zabrakło. Organ podkreślił, że Spółka nie podjęła również żadnych działań po wstępnym stwierdzeniu braków i nieprawidłowości w sklepie. To przyczyniło się do dalszego, znacznego powiększenia strat. Informacje o możliwych nieprawidłowościach i nierzetelnym zachowaniu jednego z pracowników były przez Spółkę ignorowane na długo przed stwierdzeniem niedoborów”.

[3] https://crido.pl/blog-taxes/pomylka-w-rozliczeniu-wnt-kosztowny-blad-wg-tsue/

Czytaj również: