Już tylko niecałe dwa miesiące pozostały dla większości podmiotów zobowiązanych do raportowania cen transferowych na wywiązanie się z obowiązku podpisania i złożenia informacji TPR za 2022 r. W odniesieniu do podmiotów o roku podatkowym odpowiadającym kalendarzowemu, termin na złożenie informacji TPR za 2022 r. upływa bowiem z końcem listopada 2023 r. Przy tegorocznym wypełnianiu obowiązków, z uwagi na istotne zmiany w sposobie raportowania, oprócz standardowych prac związanych z poprawnym merytorycznie uzupełnieniem informacji, dochodzi jeszcze kwestia przygotowania się do technicznych czynności podpisania i wysyłki informacji TPR.

Od tego roku integralnym elementem informacji TPR jest oświadczenie o sporządzeniu lokalnej dokumentacji cen transferowych zgodnie ze stanem rzeczywistym oraz rynkowym charakterze cen transferowych objętych dokumentacją. Konsekwencją wbudowania oświadczenia w informację TPR są wprowadzone wymogi co do sposobu podpisywana informacji TPR.

Kto może podpisać TPR?

Do tej pory często spotykaną praktyką było podpisywanie i wysyłka informacji TPR przez pełnomocnika (na podstawie udzielonego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej UPL-1), np. głównego księgowego lub zewnętrzne biuro rachunkowe. Począwszy od raportowania TPR za 2022 r. informacja może być natomiast podpisana przez:

  • osobę fizyczną – w przypadku podmiotu powiązanego będącego osobą fizyczną,
  • osobę upoważnioną przez przedsiębiorcę zagranicznego do reprezentowania go w oddziale – w przypadku podmiotu powiązanego będącego przedsiębiorcą zagranicznym posiadającym oddział działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  • kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wyznaczoną osobę wchodzącą w skład tego organu,
  • pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym lub biegłym rewidentem.

W praktyce najczęstszą sytuacją będzie prawdopodobnie podpisanie informacji TPR przez wyznaczonego członka zarządu. Nie zwalnia to pozostałych członków zarządu z konsekwencji wynikających z niewywiązania się z obowiązku raportowania.

Niezbędne pełnomocnictwo UPL-1

W odniesieniu do osoby podpisującej informację TPR (niezależnie od sposobu reprezentacji podmiotu, czy też pełnionej funkcji) wymagane jest zgłoszenie pełnomocnictwa UPL-1. Skuteczne złożenie informacji TPR możliwe jest dopiero w momencie, gdy zgłoszone pełnomocnictwo zostanie zarejestrowane w systemie. Znamy bowiem z doświadczenia przypadki, gdy wysłane deklaracje zostały odrzucone przez ministerialny system z uwagi na brak odpowiednich uprawnień do podpisania deklaracji. Instrukcja zgłoszenia pełnomocnictwa UPL-1 znajduje się pod tym linkiem.

Zwracamy również uwagę, że do wypełnienia pełnomocnictwa UPL-1 wymagane jest posiadanie numeru PESEL przez upoważnianą osobę. Oznacza to, że jeśli do podpisania informacji TPR zostanie wyznaczona zagraniczna osoba, to w celu zgłoszenia dla niej pełnomocnictwa UPL-1 niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie przez tę osobę numeru PESEL.

Niezbędny też kwalifikowany podpis elektroniczny

Informacja TPR jest podpisywana z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest certyfikowany przez podmiot wyznaczony przez dowolne państwo członkowskie Unii Europejskiej. Podpis ten powinien jednak uwzględniać numer PESEL osoby, do której należy.

Jakie kroki należy podjąć

W tym roku w kontekście wywiązania się z obowiązku raportowania cen transferowych na szczególnym znaczeniu zyskały zatem kwestie techniczne. Z uwagi na nieuchronnie zbliżający się termin na złożenie TPR za 2022 r., w celu skutecznego wysłania informacji wskazane jest pilne podjęcie następujących kroków:

  1. wyznaczenie osoby, która będzie podpisywała informację TPR,
  2. uzyskanie przez wyznaczoną osobę numeru PESEL (o ile jeszcze go nie posiada),
  3. zgłoszenie pełnomocnictwa UPL-1 wyznaczonej osobie (o ile jeszcze nie zostało zgłoszone),
  4. sprawdzenie ważności kwalifikowanego podpisu elektronicznego z uwzględnionym numerem PESEL wyznaczonej osoby lub pozyskanie podpisu uwzględniającego numer PESEL wyznaczonej osoby.

Mając na względzie, że w tym roku raportowanie TPR będzie się odbywać przez aplikację webową Ministerstwa Finansów, zwlekanie do ostatniej chwili z wypełnieniem obowiązków jest bardzo ryzykowne. Pamiętajmy, że za niezłożenie informacji w terminie grozi kara grzywny do 240 stawek dziennych, czyli około 11,5 mln zł. Na ten moment nowe rozwiązanie do raportowania TPR jest jeszcze niedostępne, ale zgodnie z komunikatem MF (link) zostanie udostępnione w najbliższym czasie.

Zobacz film: Ceny transferowe – rozmowy (nie)kontrolowane. Czyli o postępowaniu z organem podatkowym. Część I.

Zapraszamy na pierwszą część rozmowy na temat cen transferowych w kontekście kontaktów z organami podatkowymi. Nasi eksperci skupiają się na praktycznym aspekcie takich kontaktów i zagadnieniach, z którymi najczęściej mają do czynienia podatnicy w przypadku cen transferowych.