Aby płatnik mógł zastosować preferencyjną stawkę podatku u źródła (zwolnienie na podstawie ustawy o CIT[1] bądź stawkę wynikającą z odpowiedniej umowy o unikaniu opodatkowania), konieczne jest m.in. udokumentowanie siedziby podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji.

W praktyce spełnienie tego wymogu może się wiązać z licznymi problemami.

Czy rozwiązanie przewidziane w ramach dyrektywy FASTER, nad którą obecnie pracuje Komisja Europejska, wyeliminuje te trudności?

Certyfikat rezydencji – uwagi ogólne

Certyfikat rezydencji jest zaświadczeniem wydanym przez właściwy organ podatkowy danego państwa potwierdzającym, że podmiot posiada miejsce zamieszkania/siedzibę dla celów podatkowych w tym państwie (podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu).

Polskie przepisy prawa podatkowego nie określają wymogów, jakie musi spełniać certyfikat rezydencji. Precyzują jedynie, że:

  • powinien być wydany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa, w którym podatnik ma siedzibę/miejsce zamieszkania, oraz
  • wskazywać miejsce siedziby/zamieszkania podatnika dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym.

W praktyce nie istnieje żaden międzynarodowy wzór certyfikatu rezydencji, a każde państwo kieruje się regulacjami wewnętrznymi co do treści, formy czy trybu wydawania tego dokumentu. W związku z tym, nazwa dokumentu potwierdzającego rezydencję podatkową może się różnić w zależności od kraju. Jednocześnie, nie każdy dokument o zbliżonej nazwie jest w istocie certyfikatem rezydencji.

Warto zatem zwrócić uwagę, czy uzyskany dokument zawiera informacje takie jak w szczególności:

  • dane zagranicznego organu podatkowego wydającego certyfikat,
  • dane identyfikujące podatnika (przede wszystkim nazwę i adres),
  • określenie miejsca rezydencji podatkowej podatnika lub potwierdzenie, że podlega obowiązkowi podatkowemu w tym kraju od całości dochodów;
  • datę wydania lub okres, za który potwierdzana jest rezydencja podatkowa (zgodnie z ustawą o CIT[2], certyfikaty rezydencji niezawierające okresu ważności mogą być uwzględniane przez płatnika przez 12 miesięcy od jego wydania).

Najczęstsze problemy praktyczne związane z certyfikatami rezydencji

Pozyskanie certyfikatu rezydencji podatnika jest nierzadko dużym wyzwaniem. Niekiedy trudności wynikają z przyczyn obiektywnych (pandemia COVID-19, konflikt zbrojny na Ukrainie) i oznaczają długi okres oczekiwania na wydanie dokumentu.

Jednym z głównych źródeł problemów jest natomiast brak obowiązywania jednolitego wzoru certyfikatu rezydencji. Każde z państw posiada własny wzór certyfikatu i wymogi formalne związane z jego wydaniem. Dlatego też nie zawsze dokument wydany przez organy podatkowe innego państwa zyska akceptację polskiego fiskusa.

Niekiedy sama struktura certyfikatu rezydencji wydawanego przez organy podatkowe innego państwa nastręcza wątpliwości płatnikom. Dobrym przykładem są trudności związane z certyfikatami wydawanymi przez niemieckie i austriackie organy podatkowe, z którymi musi się zmierzyć wielu polskich przedsiębiorców.

Certyfikaty wydawane przez te państwa składają się z dwóch części:

  • wypełnianej przez wnioskodawcę (w której wskazywane są m.in. okres, w którym będą wypłacane należności oraz rodzaj przychodów),
  • wypełnianej przez organ podatkowy.

W praktyce, części wypełnione przez wnioskodawcę nierzadko są uzupełniane w dowolny sposób, bez precyzyjnego wskazania rzeczywistego okresu otrzymywania płatności lub bez podania wszystkich rodzajów otrzymywanych przychodów.

To zaś prowadzi do wątpliwości po stronie płatników w zakresie okresu ważności takiego certyfikatu rezydencji (w szczególności nie jest jasne, czy taki certyfikat jest ważny przez okres 12 miesięcy od jego wydania, czy też w okresie wskazanym przez wnioskodawcę). Niestety, przepisy i praktyka nie pozwalają jednoznacznie stwierdzić, w jaki sposób powinien postąpić polski przedsiębiorca.

Dyrektywa FASTER i proponowane w niej rozwiązania

Projekt dyrektywy w sprawie szybszego i bezpieczniejszego mechanizmu ulg w nadmiernym podatku u źródła (FASTER), w sprawie którego właśnie porozumieli się ministrowie finansów UE, ma na celu ułatwienie i przyspieszenie procedur zwrotu podatku u źródła (WHT), by ułatwić transgraniczne inwestycje i zwalczać nadużycia podatkowe.

Jednym z głównych założeń jest również wprowadzenie wspólnego cyfrowego certyfikatu rezydencji podatkowej. Powodem jego wdrożenia jest potrzeba cyfryzacji procedur administracyjnych w państwach członkowskich i wzrost ich wydajności.

Zgodnie z założeniami projektu, we wszystkich państwach członkowskich powinien obowiązywać wspólny cyfrowy certyfikat rezydencji podatkowej (o jednolitej treści i jednolitym formacie), który byłby wydawany/weryfikowany w formie cyfrowej przez organy wszystkich państw.

W celu zapewnienia większej efektywności certyfikat powinien być ważny co najmniej przez cały rok, w którym został wydany. Co do zasady, powinien być również wydany w ciągu jednego dnia od wpływu wniosku (pod warunkiem, że organ podatkowy będzie posiadał wszystkie niezbędne informacje i nie wystąpią żadne wyjątkowe okoliczności uzasadniające opóźnienie).

Aby sprostać wymogowi wydania certyfikatu rezydencji w ciągu jednego dnia, państwa członkowskie powinny wdrożyć w pełni zautomatyzowany system wydawania certyfikatów, który umożliwi składanie wniosków za pośrednictwem portalu internetowego.

Projekt Dyrektywy FASTER i wprowadzone do niego zmiany muszą zostać jeszcze skonsultowane z Parlamentem Europejskim (który pełni rolę doradczą). Kraje członkowskie będą miały czas na jej implementowanie do końca 2028 r.

Podsumowanie

Mając na uwadze, że znaczące różnice pomiędzy certyfikatami rezydencji wydawanymi przez różne państwa członkowskie UE prowadzą do licznych problemów natury praktycznej, propozycję ujednolicenia treści i procedury ich wystawiania na poziomie Unii Europejskiej należy ocenić pozytywnie.

Wprowadzone zmiany powinny wyeliminować istniejące rozbieżności, a także przyczynić się do szybszego i bardziej efektywnego pozyskiwania certyfikatów rezydencji.

Teraz należy zatem czekać na implementację regulacji do porządków prawnych państw członkowskich i na bieżąco śledzić status ich wdrożenia, tak aby upewnić się, czy zaproponowane rozwiązanie faktycznie realizuje zakładane cele i stanowi remedium w zakresie aktualnie istniejących problemów.

[1] Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm.; dalej: ustawa o CIT).

[2] Por. art. 26 ust. 1i ustawy o CIT.

Zobacz film: Opinia o stosowaniu preferencji

Czym jest opinia o stosowaniu preferencji? Jak działa? Jakie praktyczne problemy wynikają z jej stosowania? Co z mechanizmem Pay & Refund? Zapraszamy na film.