Początek nowego roku to często idealny czas na ostatnie porządki rozliczeń minionych 12 miesięcy. Nieodłącznym elementem tego okresu są korekty w poziomie dokonywanej sprzedaży jak i zakupów – i to na nich koncentrować się będzie dzisiejszy wpis (choć warto pamiętać również o korektach cen transferowych – o których napiszemy wkrótce). Tegoroczne rozmowy z klientami pokazały, że tradycyjne „korygowanie” rozliczeń wciąż generuje wiele pytań – warto więc wiedzieć, na jakie kwestie zwracać uwagę.

Weryfikacja poziomu obrotów i należnych w związku z nimi rabatów czy rozpatrywanie reklamacji ilościowych, to jedne z częstszych przyczyn wystawiania faktur korygujących na początku kolejnego roku kalendarzowego. Inny powód korekt, który intensyfikuje się w momencie finalizowania rozliczeń z kontrahentami, tuż po zakończonym roku, to wszelkiego rodzaju dostrzeżone pomyłki w rozliczeniu transakcji (i te biznesowe – jak zastosowana cena jednostkowa niezgodna z kontraktem, jak i czysto merytoryczne – jak błędne nierozliczenie VAT przy usłudze związanej z nieruchomością realizowanej na rzecz podatnika zagranicznego).

Powyższe grupy przyczyn korekt powszechnie określane są odpowiednio jako (i) niezawinione przez podatnika i wynikające z bieżących, nowych okoliczności i (ii) zawinione przez podatnika, gdyż związane z błędem dokonanym już na etapie fakturowania.

Grupy te determinują moment ujęcia korekty dla VAT:

  • w przypadku korekt in plus, wskutek brzmienia art. 29a ust. 13 (w zw. z ust. 10 i 14) ustawy o VAT również dla części korekt in minus, oraz przy reklasyfikacji typu transakcji (np. z odwrotnego obciążenia na 23% VAT) zawinione błędy zasadniczo obligują podatników do skorygowania rozliczenia wstecz, tj. za miesiąc realizacji transakcji;
  • większość faktur korygujących in minus, jak i niezawinione korekty in plus, pozwalają na bieżące skorygowanie VAT należnego czy naliczonego, oczywiście z uwzględnieniem szczegółowych regulacji co do samego momentu ujęcia. Chcąc jak najszybciej ująć korektę w rozliczeniach VAT po stronie sprzedawcy istotne jest podążanie za ukształtowanym orzecznictwem, co do momentu rozliczania faktur korygujących zmniejszających VAT należny. W tym zakresie literalna treść przepisów potrafi nieco wprowadzić w błąd, wskutek czego sprzedawcy często zapominają, że aby pomniejszyć VAT należny nie jest wystarczające śledzenie wyłącznie momentu otrzymania przysłowiowej „zwrotki” dokumentującej otrzymanie przez nabywcę egzemplarza korekty.

Niezależnie od chwili ujęcia korekty dla VAT, podatnicy kalkulujący współczynnik i prewspółczynnik VAT powinni pochylić się nad wpływem korekt na historycznie skalkulowane dane – na ile realizowany proces korekt wpływa istotnie na ustalenie rzeczywistego obrotu dającego prawo do odliczenia dla roku, w którym dokonywana była sprzedaż[1]. Nie należy przyjmować automatycznie, że korekta ujęta dla VAT w roku 2020 ujmowana jest również w WSS za 2020 r.

Mając wiedzę o zakresie i przyczynie korekty, można zdecydować, czy korygowanie rozliczenia oparte zostanie o wystawienie pojedynczych faktur korygujących czy też korygowanie zbiorcze. Druga opcja – niewątpliwie ze względu na literalną treść art. 106j ust. 3 – najczęściej stosowana jest w przypadku udzielania rabatów. Przy wariancie zbiorczym należy jednak zadbać o sferę informacji podawanych na fakturze (załącznikach do niej) – mimo pozornych uproszczeń, fakturowanie zbiorcze bywa dużym wyzwaniem dla zespołów księgowo-podatkowych szczególnie, że formalnie zbiorczo można korygować wyłącznie wszystkie transakcje dokonane z danym kontrahentem w danym okresie. Formalnie więc, gdy korekta zbiorcza obejmuje jedynie wybrany asortyment, na fakturach zbiorczych powinny pojawiać się wszystkie informacje standardowo wymagane na fakturach korygujących.

Warto oczywiście zadbać, by wystawiane dokumenty zawierały komplet wymaganych i prawidłowych informacji wymaganych ustawą o VAT (w szczególności, powód wystawienia korekty czy – przy fakturach korygujących zbiorczy – data i numery faktur korygowanych). W ten sposób minimalizowane jest ryzyko rozpoczęcia z organami podatkowymi dyskusji, choćby o zasadności obniżenia VAT należnego z tych faktur. Niezależnie jednak, w sytuacjach kryzysowych z ratunkiem może przyjść orzecznictwo NSA podkreślające, że część błędów typowo dokumentacyjnych – uznana za błędy mniejszej wagi – nie powinna negatywnie odbijać się na rozliczeniu podatnika[2].

Zważywszy na nałożony na podatników obowiązek wypełniania specyficznych wymogów dla transakcji (biała lista) / faktur (obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności) równych / przekraczających 15.000 PLN brutto, szczególnie korekty zwiększające wartość wynagrodzenia powinny być weryfikowane z perspektywy ich wpływu na obowiązki nałożone oboma instytucjami (przede wszystkim – na obowiązek umieszczenia adnotacji o MPP na fakturze / korekcie).

Problem zasadniczy stanowią również kursy walutowe, po jakich organy podatkowe przewidują rekalkulację wartości korekty walutowej na PLN. Wciąż jednolitej koncepcji brak – podatnicy wciąż otrzymują interpretacje indywidualne, wskazujące na obowiązek korygowania danej transakcji dokładnie po kursie zastosowanym w pierwotnym rozliczeniu (co dla faktur zbiorczych generuje często techniczny kłopot), jak i takie akceptujące korektę według kursu bieżącego (sprzed daty wystawienia korekty).

Korekty to też często zagadnienie skomplikowane w sferze JPK_VAT i JPK_FA. W kontekście planowanego 500+ za błąd w raportowanym JPK_VAT, a może przede wszystkim geometrycznego wzrostu ilości pobrań JPK_FA przez organy podatkowe, początek 2020 r. to idealny moment by upewnić się, że dane z wystawianej korekty poprawnie odbijają się w strukturach JPK – choćby co do dat sprzedaży, dat wystawienia dokumentu, przyczyn wystawianych korekt i danych dokumentu korygowanego (pisaliśmy o tym na blogu).

Na marginesie warto pamiętać o możliwości korygowania cen transakcji poprzez wystawienie noty księgowej. Choć nie są to częste przypadki – pojawiają się bowiem w sytuacji, w której podmiot obniżający podstawę opodatkowania nie ma możliwości wystawienia faktury korygującej (np. nie realizował bezpośrednio transakcji z beneficjentem obniżki).

Powyższa możliwość po stronie sprzedawcy generuje zdecydowanie mniej ryzyk, niż u nabywcy, którego dział księgowy / podatkowy może nie mieć świadomości, iż otrzymywana nota (np. za rabat pośredni) obliguje do zmniejszenia kwoty odliczonego VAT w związku z transakcjami związanymi z otrzymaną obniżką[3]. W praktyce, jeśli powód wystawienia noty nie będzie ewidentny, tylko sprawny przepływ informacji / dokumentów od działów operacyjnych może uchronić podatnika od ryzyka zawyżenia kwoty odliczanego VAT.

[1] Por. interpretacja indywidualna DIS w Poznaniu z 29 listopada 2013 r. nr ILPP1/443-763/13-4/NS.

[2] Np. wyrok NSA z 30 maja 2018 r. sygn. I FSK 397/16.

[3] Np. interpretacja indywidualna DIS w Warszawie z 28 października 2016 r. nr 1462-IPPP1.4512.744.16.1.AS.

Warto doczytać:

Mechanizm podzielonej płatności – objaśnienia MF

Wysoka cena za literówkę w JPK_VDEK, czyli jak nie stracić 500 zł

Praktyczne problemy przygotowania plików JPK_FA cz. 2/2