Wśród pracodawców trwają przygotowania do wejścia w życie niedawnej nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzającej przepisy o pracy zdalnej, tymczasem za rogiem czekają już kolejne istotne zmiany. Mowa o implementacji dwóch unijnych dyrektyw, tzw. dyrektywy work-life balance oraz dyrektywy o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy, która je wprowadza, została opublikowana w Dzienniku Ustaw, co oznacza, że wejdzie w życie 26 kwietnia 2023 r. (po 21 dniach). Poniżej przedstawiamy kluczowe zmiany, do których warto już teraz zacząć się przygotowywać.

Zmiany w urlopach

Urlop rodzicielski: Pracownicy będą mieli prawo do 41 tygodni urlopu w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie (obecnie 32 tygodnie) oraz 43 tygodnie w przypadku ciąży mnogiej (obecnie 34 tygodnie).​

Uprawnienia pracowników rodziców: Nastąpi wydłużenie z 4. do 8. roku życia dziecka, do którego ukończenia pracodawca może polecać pracownikowi – tylko za jego zgodą – pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, zatrudniać w systemie przerywanego czasu pracy oraz delegować poza stałe miejsce pracy.

Urlop opiekuńczy: Nowelizacja wprowadzi do 5 dni urlopu opiekuńczego w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.

Zwolnienie z powodu siły wyższej: Z powodu działania siły wyższej, w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika, pracownikowi będzie przysługiwało zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym.

Elastyczna organizacja pracy: Uprawnienie do złożenia wniosku o elastyczną organizację pracy (np. indywidualny rozkład czasu pracy czy praca zdalna) zyskają pracownicy opiekujący się dzieckiem, do ukończenia przez nie 8 roku życia.

Zmiany w umowach na okres próbny

Okres trwania umowy o pracę na okres próbny będzie mógł wynosić od 1 do 3 miesięcy. Będzie to uzależnione od planowanego czasu zatrudnienia pracownika na kolejną umowę o pracę i wyniesie:

  • 1 miesiąc – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
  • 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Strony będą mogły jednokrotnie wydłużyć ww. okresy umowy o pracę na okres próbny, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc i tylko jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem będzie dopuszczalne wyłącznie, gdy pracownik będzie miał być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy

Ponadto strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowa ta przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł ocenić, czy chce kontynuować współpracę z pracownikiem na podstawie rzeczywiście przepracowanego czasu pracy, a nie tylko upływu pierwotnie założonego czasu umowy na okres próbny.

Nowe wymogi dla wypowiadania umów na czas określony

Nowelizacja wprowadziła konieczność podawania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy w przypadku umowy na czas określony. Dotychczas taki wymóg dotyczył umów na czas nieokreślony. Dodatkowo o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony pracodawca będzie musiał zawiadamiać na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

Nie można zakazać pozostawania w innym stosunku pracy

Pracodawca nie będzie mógł zakazać pracownikowi jednoczesnego pozostawania w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesnego pozostawania w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy. Przepisu tego nie będzie stosowało się w przypadku zawarcia umowy o zakazie konkurencji, a także jeżeli odrębne przepisy stanowią inaczej.

Zmiana warunków pracy

Na zwiększenie transparentności warunków zatrudnienia ma wpłynąć też możliwość złożenia jednokrotnie w roku kalendarzowym wniosku o zmianę warunków pracy (tj. rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy) przez pracownika zatrudnionego u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy.

Rozszerzenie zakresu informowania o stosunku pracy

Od wejścia w życie przepisów zwiększy się zakres obowiązku informacyjnego pracodawcy. Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy będzie trzeba przedstawić pracownikowi więcej informacji niż dotychczas. Przykładowo o: przysługujących pracownikowi przerwach w pracy, w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy ‒ zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (uwaga! może mieć to duże znaczenie w przypadku pracy zdalnej), prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy.

Ponadto pracodawca będzie musiał informować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz udzielić informacji na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Nie dotyczy to jednak przypadku, w którym to pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Szkolenia zapewnianie przez pracodawcę

W przypadku obowiązku pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników, niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, szkolenia takie będą odbywały się na koszt pracodawcy oraz w miarę możliwości w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika będzie wliczał się do czasu pracy. Obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników będzie wynikał z postanowień układu zbiorowego pracy lub innego porozumieniu zbiorowego lub regulaminu, albo z przepisów prawa lub umowy o pracę. Dotyczyć to będzie również szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego.

Dłuższe przerwy w pracy

Zaproponowano wydłużenie przerw w pracy wliczanych do czasu pracy, w zależności od dobowego wymiaru czasu pracy. Wobec tego, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika:

  • wynosi co najmniej 6 godzin – pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
  • jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;
  • jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut.

Nowe obowiązki dla świadectw pracy i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z niedawno opublikowanym projektem zmieniających dotychczasowe rozporządzenie o świadectwie pracy, pracodawca będzie zobowiązany do zamieszczenia tam informacji o okresie trwania urlopu opiekuńczego i zwolnienia z powodu siły wyższej. Ponadto w dokumentacji pracowniczej będą musiały być przechowywane nowe dokumenty, np. wspomniany wcześniej wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Ponadto Ministerstwo już pracuje nad rozporządzeniem na temat treści wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków zgodnymi z nowelizacją.

Niezbędnym działaniem dla Zespołów HR będzie zweryfikowanie posiadanych procedur wewnętrznych i stosowanych wzorców dokumentów w celu dostosowanie ich do nowych przepisów. Serdecznie zapraszamy do kontaktu, chętnie wesprzemy Państwa w przygotowaniu się do planowanych zmian.