W poprzednim artykule z serii REportuj z CRIDO wskazano na kwestie praktyczne związane z procesem ustalenia struktury własnościowej spółki nieruchomościowej w świetle obowiązującego ją raportowania wynikającego z obowiązujących przepisów podatkowych. Jak podkreślono, określenie danych wspólników pośrednich lub bezpośrednich może okazać się niezwykle trudne w przypadku m.in. rozbudowanej struktury grupy kapitałowej (zwłaszcza zagranicznej) lub braku odpowiedniej komunikacji w ramach organizacji.

Poniżej wskazujemy, sposób, który może okazać się przydatny w kontekście efektywnego zgromadzenia odpowiednich danych.

CRBR jako narzędzie przydatne do weryfikacji danych

Od 2020 r. na gruncie przepisów AML każda spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS (z wyjątkiem spółki publicznej) zobowiązana jest do ustalenia swoich beneficjentów rzeczywistych będących osobami fizycznymi sprawującymi kontrolę nad spółką oraz ujawnienia ich danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). W celu realizacji powyższego obowiązku, tj. identyfikacji beneficjenta rzeczywistego spółki, konieczne jest szczegółowe ustalenie struktury właścicielskiej grupy kapitałowej na wszystkich poziomach aż do osoby fizycznej na najwyższym poziomie struktury, w szczególności: kim są wspólnicy polskiej spółki, jakie spółki wchodzą w skład grupy, jaki jest ich udział procentowy w poszczególnych podmiotach z grupy, w tym pośredni udział procentowy w polskiej spółce.

W związku z powyższym zarząd spółki jest zobowiązany do monitorowania zmian w strukturze właścicielskiej spółki, w tym również na poziomie grupy (wspólników bezpośrednich lub pośrednich), aby być świadomym wszelkich zmian, które mogą wpłynąć na status dotychczasowych beneficjentów rzeczywistych i dokonać aktualizacji danych ujawnionych w CRBR w terminie 14 dni roboczych od zaistnienia zmiany. W praktyce oznacza to, że na potrzeby zgłoszenia do CRBR polska spółka powinna zawsze posiadać aktualne dane dotyczące jej struktury, a z CRBR powinny wynikać aktualne dane dotyczące beneficjentów rzeczywistych. W organizacjach o skomplikowanej strukturze i posiadających kapitał zagraniczny zalecane jest wprowadzenie procedur wewnętrznych umożliwiających zarządzenie powyższym procesem i realizację ustawowego obowiązku w terminie (brak realizacji tego obowiązku może wiązać się z karą pieniężną do wysokości 1 mln zł).

W związku z faktem, że zakres danych wymaganych do ustalenia na potrzeby raportowania spółek nieruchomościowych częściowo pokrywa się z zakresem ustalanym na potrzeby CRBR – w obu przypadkach jest bowiem wymagana weryfikacja struktury kapitałowej grupy – proces niewątpliwie zostanie przeprowadzony szybciej, jeśli spółka regularnie monitoruje dane dotyczące beneficjenta rzeczywistego. W szczególności biorąc pod uwagę fakt, że raportowanie spółek nieruchomościowych opiera się o dane na koniec ostatniego roku podatkowego spółki (a na potrzeby CRBR dane powinny być aktualizowane od razu, więc w ramach organizacji odpowiednie dane powinny zostać zgromadzone).

Ewentualne ograniczenia

Pomimo ułatwienia w kontekście obowiązku posiadania przez spółkę aktualnych danych dotyczących jej struktury właścicielskiej, należy mieć świadomość z istniejących ograniczeń. Dane zgromadzone na potrzeby CRBR mogą stanowić punkt wyjścia do dalszej analizy, ale niestety nie w każdym przypadku mogą okazać się wystarczające.

Największa różnica wynika z tego, że w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego brane są pod uwagę – w uproszczeniu - osoby fizyczne, które posiadają więcej niż 25% udziałów lub głosów w polskiej spółce (pośrednio lub bezpośrednio) - przy odpowiednio co najmniej 5% udziałów w kontekście raportowania spółek nieruchomościowych; a także inne osoby sprawujące kontrolę nad spółką lub w przypadku, gdy nie da się z różnych względów ustalić takich osób, osoby pełniące kierownicze stanowiska. Dodatkowo, nadal nie wszystkie polskie podmioty weryfikują regularnie strukturę kapitałową grupy i dokonują aktualizacji w CRBR. Przy braku odpowiednich mechanizmów wewnętrznych na poziomie polskiej spółki nie będzie zatem możliwe realizowanie obowiązków związanych z raportowaniem, niezależnie od tego, czy dotyczy ono beneficjenta rzeczywistego czy spółek nieruchomościowych.

Sprawdź także >> RE Flash CRIDO