14 lutego br. na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się kolejny projekt nowelizacji Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja wprowadza dosyć istotne zmiany w prawie pracy, jako że reguluje dyskutowaną już od jakiegoś czasu możliwość przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz pracę zdalną, która dotychczas, poza tzw. Specustawą COVID-19 (w bardzo niewielkim zakresie), nie była nigdzie uregulowana – mimo trwającej od 2020 r. pandemii.

Co również istotne, nie jest to jedyny projekt nowelizacji, który pojawił się w ostatnich dniach. Rządowe Centrum Legislacji udostępniło również projekt dotyczący wdrożenia do polskiego porządku prawnego dwóch unijnych dyrektyw tj. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (tzw. dyrektywy informacyjnej) oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (tzw. dyrektywy work-life balance).

Jednak z uwagi na obszerność regulacji, ta kwestia zasługuje na obszerny wpis.

Praca zdalna – najważniejsze założenia

Wykonywanie pracy zdalnej

Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Z taką inicjatywą może wyjść pracodawca. Jednak również pracownikowi przyznano możliwość złożenia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto również zwrócić uwagę, że w tym przypadku zmiana warunków umowy o pracę nie będzie wymagała formy pisemnej.

Ważne! Przepisy o pracy zdalnej zastąpią telepracę.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (jeśli jest więcej niż jedna organizacja to w porozumieniu ze wszystkimi organizacjami).  Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określi w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Ważne! Jeśli nie zostało zawarte porozumienie, albo nie został wydany regulamin, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem. Regulamin pracy zdalnej jak i porozumienie zawierane zarówno ze związkami zawodowymi (przedstawicielami pracowników) jak i pracownikiem powinno określać m.in.:

  • grupy pracowników objęte pracą zdalną,
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów,
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności,
  • zasady kontroli wykonywania pracy.

Obowiązek uwzględnienia wniosku

Pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej w przypadku złożenia go przez pracownika, wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 r.ż. , a także sprawowania opieki nad członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo znacznym stopniu niepełnosprawności.

W razie niemożności zastosowania takiej formy pracy ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej pracy, pracodawca informuje o tym pracownika w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.

Wyjątkowo na polecenie

Praca zdalna może być wykonywana wyjątkowo na polecenie pracodawcy w następujących przypadkach:

  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
  • w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Ważne! Warunkiem wykonywania pracy w formie zdalnej będzie złożenie przez pracownika oświadczenia, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. W przypadku zmiany warunków, pracownik będzie obowiązany niezwłocznie powiadomić o tym pracodawcę.

Cofnięcie polecenia

Pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie w każdym czasie za co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Ponadto cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej nastąpi również w razie złożenia przez pracownika informacji o zmianie warunków lokalowych i technicznych, które uniemożliwiają wykonywanie pracy w tej formie.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawca będzie obowiązany:

  • zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
  • pokryć koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy,
  • pokryć koszty inne niż wymienione powyżej, jeżeli zostało to określone w regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem,
  • zapewnić pracownikowi szkolenie i pomoc techniczną.

Możliwe będzie również korzystanie przez pracownika z własnych materiałów i narzędzi pracy. W zamian za to będzie mu przysługiwał ekwiwalent pieniężny. Ponadto pracodawca będzie musiał sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i zapoznać z nią pracowników przed popuszczeniem do wykonywania pracy wraz z informacją w zakresie BHP.

Warto pamiętać, że nie jest przychodem dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika.

Okazjonalna praca zdalna

Na wniosek pracownika praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Elektronizacja dokumentacji

Świadczenie pracy zdalnej oraz brak fizycznej obecności w biurze oznacza przejście również na sporządzanie w formie elektronicznej dokumentacji związanej z wykonywaniem pracy. Zatem wnioski pracownika dotyczące np. udzielenia urlopu wypoczynkowego, czy też czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych będą mogły być przesyłane drogą mailową.

 Jakie działania powinny podjąć działy HR w związku z uregulowaniem pracy zdalnej?

 W celu przygotowania się do uregulowania pracy zdalnej działy HR powinny:

  • przygotować zgodnie z ustawą regulaminy i porozumienia dotyczące wprowadzenia pracy zdalnej,
  • rozszerzyć katalog przekazywanych pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia,
  • sporządzić ocenę ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej,
  • zapewnić narzędzia takie jak np. umożliwienie pracownikom zdalnego dostępu do zasobów pracodawcy oraz uwzględnić zasady bezpiecznego korzystania,
  • przygotować /zaktualizować procedury ochrony danych osobowych, w tym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
  • zorganizować odpowiednie szkolenia.

Kontrola trzeźwości – najważniejsze założenia

Pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę trzeźwości pracownika oraz obecności środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika w następujących warunkach:

  • jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia,
  • kontrola obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie,
  • badanie polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika, obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości.

Uregulowanie kontroli

Grupę lub grupy pracowników objęte kontrolą trzeźwości (pracodawca będzie mógł zdecydować, czy badaniu będą podlegać wszyscy pracownicy, czy określone grupy), sposób jej przeprowadzenia, w tym rodzaj wykorzystywanego urządzenia, czas i częstotliwość jej przeprowadzenia, pracodawca będzie musiał ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

Natomiast jeśli, pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, wyżej wymienione ustalenia będą mogły być zawarte w obwieszczeniu.

Poinformowanie pracowników

Przed dopuszczeniem do pracy pracownika objętego kontrolą, pracodawca będzie musiał przekazać mu informacje dot. kontroli w postaci papierowej lub elektronicznej. Przekazanie informacji musi mieć miejsce, nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem przeprowadzania kontroli.

Niedopuszczenie do wykonywania pracy

Pracodawca nie dopuści do wykonywania pracy pracownika jeżeli :

  • kontrola wykaże obecność alkoholu w organizmie,
  • pracownik będzie w stanie po spożyciu alkoholu,
  • pracownik będzie w stanie nietrzeźwości,
  • zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się w pracy w stanie po użyciu alkoholu, stanie nietrzeźwości.

Warto również mieć na uwadze, że na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do wykonywana pracy, badanie trzeźwości będzie mógł przeprowadzić uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (policja).

To nie wszystko

Na zasadach przedstawionych powyżej, pracodawca sprawdzi również pracowników na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Zespół ministrów właściwych ds. zdrowia, ds. wewnętrznych oraz ds. pracy określi w drodze rozporządzenia warunki i metody przeprowadzania kontroli, sposób dokumentowania badań oraz wykaz środków działających podobnie do alkoholu.

Wynik negatywny

W przypadku gdy wynik badania okaże się negatywny, okres niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przetwarzanie danych

Pracodawca przetwarza informację o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku, wyłącznie gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr pracowniczych, innych osób oraz mienia. Informacje te przechowuje się w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia jej zebrania. Po tym okresie informacje ulegają zniszczeniu.

Nie wolno zapomnieć o konieczności przygotowania upoważnienia od pracodawcy dla osób, które będą przeprowadzały takie kontrole, a co jest z tym związane przetwarzały dane osobowe pracowników.

Jakie działania działy HR powinny podjąć w związku ze zmianami Kodeksu pracy w zakresie kontroli trzeźwości?

W celu przygotowania do prowadzenia kontroli trzeźwości pracowników działy HR powinny:

  • wprowadzić regulacje dot. kontroli lub zaktualizować istniejące dokumenty,
  • wybrać grupę lub grupy pracowników objęte kontrolą,
  • wyznaczyć osoby, które będą przeprowadzały kontrolę i przygotować dla nich upoważnienia do przetwarzania danych,
  • przygotować się do realizacji obowiązków informacyjnych wobec pracowników,
  • zaktualizować klauzulę informacyjną.

Pomimo opublikowania projektu na początku tego tygodnia, prace są już na zaawansowanym etapie. Obecnie czekamy na zatwierdzenie projektu przez Komitet Stały Rady Ministrów.

Autorki artykułu:

Edyta Defańska-Czujko, partner w CRIDO Legal

Katarzyna Pęcak, junior associate w CRIDO Legal