Jednym z programów finansowania innowacji z krajowych środków publicznych jest NUTRITECH. Zasady realizacji zakupów w projektach krajowych na pierwszy rzut oka są sobie zbliżone, jednak dokładna weryfikacja warunków umowy wskazuje na pewne różnice, które są znaczące dla prawidłowej realizacji przebiegu procesu zakupowego. O czym należy pamiętać, przygotowując się do przeprowadzenia postępowania? Jakie kroki musi przejść Beneficjent, by zrealizować pełen proces zakupowy zgodnie z warunkami umowy? Poza uproszczonym trybem procedury zakupowej i wyboru wykonawcy z tzw. „wolnej ręki”, Beneficjent realizując proces zakupowy, który opiewa na kwotę 130 000 zł lub więcej, przeprowadza rozeznanie rynku, i właśnie na tym trybie skupimy się omawiając poszczególne kroki postępowania. Zapraszam do zapoznania się z artykułem.

Szacowanie wartości zamówienia

Pierwszym bardzo istotnym krokiem jest oszacowanie wartości zamówienia. Beneficjenci nie mogą go pominąć, chociażby ze względu na fakt, iż w protokole z wynikami postępowania musi się znaleźć informacja o szacunkowej wartości zamówienia, a obowiązkowym załącznikiem jest właśnie notatka z szacowania. Proces ten odbywa się poprzez przesłanie do minimum 2 oferentów prośby o przedstawienie ofert. Należy pamiętać, iż pozyskane oferty mają swoją ważność, nie mogą być pozyskane wcześniej niż na 3 miesiące przed wszczęciem postępowania, dla robót budowlanych termin ten jest dwa razy dłuższy. Wynik szacowania wartości zamówienia jest bezpośrednio związany z trybem i wyborem odpowiedniego procesu zakupowego.

Przygotowanie zapytania ofertowego

Przygotowanie zapytania ofertowego niejednokrotnie przysparza Beneficjentom wiele trudności. Warto pamiętać o najważniejszych elementach, które powinny być zawarte w zapytaniu tj. opis przedmiotu zamówienia, warunki dostępu dla wykonawców, kryteria oceny ofert i terminy składania ofert i realizacji zamówienia. Zapytanie ofertowe powinno być przygotowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców, a ustalając kryteria oceny ofert należy zapewnić równy i niedyskryminujący dostęp dla wszystkich oferentów.

Publikacja zapytania ofertowego

Gdzie należy opublikować zapytanie ofertowe przygotowane w trybie rozeznania rynku w ramach projektu NUTRITECH? Zgodnie z warunkami umowy publikacja zapytania ofertowego musi odbyć się na stronie internetowej Beneficjenta. W przypadku konsorcjum, zapytanie ofertowe publikuje na swojej stronie internetowej ten konsorcjant, który dokonuje zakupu w projekcie – oczywiście zgodnie z zatwierdzonym budżetem. Dodatkowym obowiązkiem Beneficjenta po opublikowaniu zapytania na stronie internetowej jest także wysłanie do minimum 3 oferentów zaproszenia do udziału w takim postępowaniu.

Termin składania ofert

Zalecamy naszym Klientom okres minimum 7 dni jako niezbędny do prawidłowego utworzenia prostych ofert. Warto jednak przeanalizować jak złożone jest zapytanie ofertowe, ile czasu będzie potrzebował potencjalny oferent na przygotowanie pełnej oferty wraz z załącznikami i jeżeli zajdzie taka konieczność to należy wydłużyć termin składania ofert.

Publikacja wyniku i zawarcie umowy z wykonawcą

Po zakończeniu terminu składania ofert Beneficjent dokonuje oceny wszystkich złożonych ofert, po czym przygotowuje protokół z postępowania, publikuje wyniki na stronie internetowej, a następnie decyduje czy zawiera umowę z wybranym wykonawcą. Wybór oferty najkorzystniejszej nie oznacza zaciągnięcia zobowiązania przez Zamawiającego do zawarcia umowy z Wykonawcą. Należy pamiętać, że zapisy umowy powinny w pełni odzwierciedlać zapisy zapytania ofertowego.

W celu zapoznania się z pełnym procesem zakupowym, w tym z zasadami zmiany zapytania ofertowego, zasadami kontaktowania się z oferentami, a także w celu zapoznania się z zasadami zawierania umów z wykonawcami i ich ewentualnych zmian, serdecznie zapraszam do współpracy z Działem Rozliczeń w CRIDO. Twój proces zakupowy będzie zrealizowany w najwyższym standardzie, zgodnie z zasadami dokumentacji konkursowej.

Zobacz film: Szacowanie wartości zamówień

Jednym z ważniejszych procesów związanych z pozyskiwaniem i rozliczaniem dotacji jest szacowanie wartości zamówień. Zapraszamy na film, w którym tłumaczymy jak poprawnie przeprowadzić tę procedurę.