Lada moment, 31 grudnia 2023 roku, wszystkie projekty realizowane w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój zostaną zakończone. Zamknięcie perspektywy finansowej na lata 2014-2020 to nie koniec przygody z POIR, gdyż pomimo zakończenia kwalifikowalności wydatków w dalszym ciągu umowa o dofinansowanie pozostaje w mocy.

Co oznacza zachowanie trwałości projektu?

Po zakończeniu kwalifikowalności wydatków na Beneficjentach ciąży obowiązek zapewnienia trwałości projektów, w zależności od warunków umowy jest to okres 3 lub 5 lat. Zapewnienie trwałości projektów to zachowanie w niezmienionej formie i wymiarze efektów projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie.

Należy pamiętać, że okres trwałości nie jest liczony od dnia następnego po dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków. Trwałość projektu rozpoczyna się od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową, a jeżeli był to wniosek refundacyjny lub rozliczający zaliczkę to od dnia płatności ostatniej transzy dofinansowania.

Kontrola w okresie trwałości

Instytucja Pośrednicząca lub inna instytucja do tego upoważniona, może przeprowadzić kontrolę w miejscu realizacji projektu. Taka kontrola ma na celu zweryfikowanie czy działania Beneficjenta nie doprowadziły do naruszenia trwałości projektu. Beneficjent, podczas takiej kontroli, jest zobligowany do udostępnienia urzędnikowi kontrolującemu pełnej dokumentacji projektowej. Dlatego też tak ważne jest archiwizowanie dokumentacji projektowej w sposób ustrukturyzowany, na bieżąco. W ramach weryfikacji urzędnik może również poprosić o możliwość sprawdzenia, czy wszystkie środki trwałe zakupione w ramach projektu są użytkowane zgodnie z założeniami dokumentacji aplikacyjnej – w tym wypadku należy pamiętać, że wszystkie sprzęty muszą znajdować się we wskazanej lokalizacji i być wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem.

Naruszenie trwałości projektu

Naruszenie zasady trwałości to zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar wsparcia programu, to także zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu nienależne korzyści oraz zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Sprawozdawczość w okresie trwałości

Beneficjenci, których projekty wkroczyły w etap trwałości są zobowiązani do wypełniania specyficznych obowiązków sprawozdawczych wynikających z umowy.  Zasady dot. sprawozdawczości, w zależności od programu czy konkursu, mogą się nieznacznie różnić, zatem bardzo ważne jest zapoznanie się z pełną dokumentacją projektową. W ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój i konkursu Szybka Ścieżka Beneficjenci są zobowiązani do składania do Instytucji Pośredniczącej dokumentacji sprawozdawczej dot. trwałości projektu. Corocznie, w terminie do 20 lutego danego roku kalendarzowego, należy złożyć oświadczenie dot. utrzymania trwałości projektu. Jeżeli Beneficjent uzyskał premię w ramach pomocy publicznej, to jest zobowiązany złożyć do Instytucji sprawozdanie z rozpowszechniania wyników badań przemysłowych i prac rozwojowych, albo prac rozwojowych niezwłocznie po spełnieniu warunków określonych w umowie. Warunek rozpowszechniania wyników musi być spełniony w okresie 3 lat od zakończenia realizacji projektu. Ostatnim dokumentem, składanym w terminie 30 dni od dnia zakończenia wdrożenia, jest sprawozdanie z wdrożenia.

Instytucja weryfikując powyższe dokumenty sprawdzi czy Beneficjent wdrożył i rozpowszechnił wyniki projektu zgodnie z warunkami umowy i wnioskiem o dofinansowanie.

Zmiany w okresie trwałości

Beneficjenci w okresie trwałości mają możliwość zawnioskowania o wprowadzenie zmian dotyczących np. zmniejszenia wskaźnika rezultatu, wymiany przestarzałego sprzętu czy zmiany własności prawnej przedsiębiorstwa, jednakże zmiany te muszą zostać poprzedzone zgodą Instytucji Pośredniczącej. Realizując warunki umowy o dofinansowanie w zakresie treści powyższego artykułu, należy pamiętać, że w przypadku braku możliwości zachowania trwałości projektu np. na skutek siły wyższej – obowiązek udowodnienia ciąży na Beneficjencie.

Promocja w okresie trwałości

Zakończenie projektu nie powoduje również zakończenia zobowiązań związanych z odpowiednim promowaniem projektu. Beneficjenci w okresie trwałości są zobowiązani do właściwego oznakowania miejsca, w którym projekt był realizowany oraz wszystkich środków trwałych, które zostały zakupione w ramach projektu.  Należy zapoznać się z zapisami poszczególnych umów o dofinansowanie, ponieważ w zakresie promocji projektu Beneficjenci mogą spotkać się z różnicami, które wynikają z rodzaju projektu i kwoty otrzymanego dofinansowania.

Serdecznie zapraszam do współpracy z Działem Rozliczeń w CRIDO – z nami ta ostatnia prosta, w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, będzie przyjemnością.

Zobacz film: Zakończenie perspektywy finansowej 2014-2020 – jak rozliczyć projekt POIR?

Film odpowiada na pytanie jak rozliczyć projekty unijne dofinansowane w perspektywie 2014-2020. Obecnie dobiega końca czas na rozliczenie tych projektów.