Zdarzają się projekty realizowane przez beneficjentów samodzielnie od początku do końca. Zdecydowana większość potrzebuje jednak uciec się do merytorycznego wsparcia ze strony podmiotu trzeciego. Czy to z powodu stopnia złożoności jakiegoś zadania w projekcie, czy to ze względu na niewystarczające zasoby własne – często musimy zaangażować do realizacji projektu podwykonawcę.

Horyzont 2020

W programach operacyjnych współfinansowanych ze środków unijnych, wdrażanych na poziomie krajowym czy regionalnym, mamy dość szczegółowe wytyczne, regulujące warunki zatrudniania podwykonawców. Horyzont 2020 jest pod względem dużo bardziej elastyczny i znacznie mniej sformalizowany.

Ma to swoje zalety. W naszej praktyce spotykamy się bowiem z przypadkami nałożenia przez polskie instytucje dysponujące środkami unijnymi korekt finansowych w projektach z powodu nietrzymania się przez beneficjata ściśle szczegółowych regulacji i przepisów. Szczególnie w przypadku projektów B+R, gdzie często występują sytuacje wynikające ze specyfiki realizowanych prac, stosowanie tych zapisów niekiedy kłóci się ze zdrowym rozsądkiem. Gdyby zaś nie było tych wszystkich szczegółowych regulacji, tylko elastyczność, z jaką mamy do czynienia w Horyzoncie, wiele działań, które w obecnej sytuacji definiowane są jako nieprawidłowości, zostałyby uznane za działania uzasadnione i konieczne do prawidłowej realizacji prac projektowych.

Ale są też wady – stosunkowo luźne wytyczne Horyzontu powodują, że beneficjent w wielu sytuacjach nie wie, czy stosowane przez niego praktyki jeszcze spełniają wymogi kwalifikowalności czy już wykraczają poza bezpieczny obszar.

Wymogi w zakresie wyboru podwykonawcy

Wymienimy pokrótce, bez szczegółowego omawiania, wymogi Horyzontu w zakresie wyboru podwykonawcy. Przede wszystkim podwykonawca musi zostać wybrany zgodnie z prawodawstwem krajowym. Jeżeli jesteśmy podmiotem zobowiązanym do stosowania Prawa zamówień publicznych, sprawa jest prosta – stosujemy ustawę. Jeśli jesteśmy przedsiębiorcą, ustawa nas nie obowiązuje. I w zasadzie nie ma innego aktu prawnego regulującego udzielanie zamówień w projektach. Jeżeli mamy wdrożone w przedsiębiorstwie procedury w zakresie wyboru dostawców i usługodawców, powinniśmy je stosować. Jeżeli są dobrze przygotowane, zapewnią nam bezpieczeństwo w tym zakresie. Posiadanie takich procedur nie jest jednak obowiązkowe. W naszym wyborze podwykonawcy musimy zadbać, by wybór ten dokonał się na zasadach rynkowych. Co to oznacza? Przede wszystkim zastosowanie ma zasada najlepszej jakości w stosunku do ceny. Na beneficjencie zaś spoczywa ciężar udokumentowania, że zasady tej przestrzegał. Bardzo istotny wymóg to brak konfliktu interesów. Przede wszystkim oznacza to zakaz powiązań kapitałowych i osobowych pomiędzy zamawiającym a podwykonawcą. W sytuacji jednak, gdy podmiot powiązany jest zwyczajowym dostawcą beneficjenta na podstawie istniejącej już wcześniej umowy ramowej, cena zaś ma charakter rynkowy, uznaje się, że mimo powiązania między podmiotami nie dochodzi do konfliktu interesów. Podwykonawca nie może podlegać bezpośredniemu nadzorowi ze strony beneficjenta. Zakazane jest angażowanie w roli podwykonawcy partnera projektowego (konsorcjanta). Kryteria stosowane przy wyborze podwykonawcy muszą być jasne i przejrzyste. Należy również zachować proporcję pomiędzy rozmiarem i wartością zlecenia a zasięgiem i stopniem sformalizowania procedury wyboru.

Wszystkie powyższe warunki wydają się oczywiste, jeśli chcemy mówić o uczciwym wyborze podwykonawcy. Ale gdy przechodzimy do operacjonalizacji tych wymogów, sprawa już nie jest taka oczywista. Należy przede wszystkim kierować się zdrowym rozsądkiem.

Organizowanie konkursu ofert nie jest obowiązkowe, wydaje się jednak dobrą praktyką. Możliwe jest opublikowanie zapytania ofertowego na własnej stronie internetowej, ale istnieją również strony stworzone specjalnie do publikacji takich zapytań. Możliwe jest rozesłanie zapytania drogą mailową do kilku potencjalnych wykonawców. Sugerujemy zebranie przynajmniej 3 ofert, więc liczba adresatów zapytania powinna zapewnić zebranie takiej liczy ofert. Nie ma wymagań co do czasu, przez jaki zapytanie powinno być widoczne, ani jaki termin na składanie ofert wyznaczyć. Sugerujemy dostosowanie tych terminów do szacowanej wartości zamówienia, przy czym proponujemy terminy nie krótsze niż 7 dni. Warto postawić się na miejscu potencjalnego oferenta i zastanowić, czy bylibyśmy w stanie przygotować rzetelną ofertę przy takim, a nie innym czasie widoczności zapytania i w terminie wyznaczonym przez zamawiającego. W przypadku zamówień o dużej wartości (powyżej progów unijnych) zalecamy naszym klientom, aby poza własną stroną internetową publikowali zapytania na stronach o zasięgu ogólnopolskim lub nawet szerszym. Znów – nie jest to obowiązek, ale wydaje się dobrą praktyką. W każdym zaś przypadku zalecamy wskazywanie kodów CPV przedmiotu zamówienia. Umożliwia to wszystkim zainteresowanym podmiotom wyszukanie naszego zapytania w przepaściach Internetu.

Są jednak takie rodzaje dostaw czy usług, kiedy to zamawiający zabiega, by jakiś wykonawca zechciał złożyć mu ofertę, np. gdy usługi czy dostawcy danego rodzaju świadczy tylko kilka podmiotów na świecie. W sytuacji, gdy spodziewamy się, że nasze zapytanie ofertowe nie spotka się z odzewem ze strony rynku, warto jednocześnie publikować zapytania na różnych stronach internetowych i dodatkowo przesyłać je do większej liczby potencjalnych wykonawców z prośbą o złożenie nam oferty.

Zawsze zaś pamiętajmy o należytym udokumentowaniu procesu udzielania zamówienia. Tylko bowiem dokumentacja może wykazać przejrzystość procesu i potwierdzić zachowanie przez nas wszystkich zasad, których od nas wymagano.