Praktycznie każdy projekt prowadzony ze współfinansowaniem ze środków UE obejmuje realizację zakupów. Poza drobnymi wyjątkami, zakupy na kwotę powyżej 50 000 PLN muszą być realizowane zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zasada ta opisana jest w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, natomiast przebrnięcie przez wszystkie zapisy oraz ich właściwa interpretacja zazwyczaj stanowią ogromne wyzwanie dla Beneficjentów. Ze względu na to, że zawsze staramy się wspierać przedsiębiorców we właściwym wykorzystaniu dotacji, oraz biorąc pod uwagę to, że właściwa realizacja procedur zakupowych jest przez naszych klientów identyfikowana jako najbardziej problematyczny element realizacji projektów współfinansowanych, postanowiliśmy przygotować zestawienie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania odnośnie tych procedur. Mamy nadzieję, że pomogą one Państwu w bezproblemowej realizacji projektu.

Oczywiście jeżeli pojawiające się problemy są specyficzne lub mają potencjał zagrożenia realizacji działań projektowych, zapraszamy do kontaktu – zazwyczaj udaje się zidentyfikować rozwiązanie, które zapobiega pojawieniu się problemu lub którego zastosowanie minimalizuje potencjalne ryzyka projektowe.

Jeżeli w odpowiedziach użyto odniesienia do Wytycznych, oznacza to odniesienie się do aktualnie obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Należy pamiętać, że w przypadku weryfikacji prawidłowości realizacji procedur zakupowych zastosowanie mają Wytyczne obowiązujące na dzień publikacji danego zapytania.

1. Jak mają się kody CPV do tożsamości zamówień?

Kody CPV służą do łatwego zidentyfikowania przedmiotu zamówienia (m.in. dla podmiotów, które nie posługują się językiem, w którym prowadzone jest postępowanie). Kody CPV rzeczywiście mogą stanowić wskazówkę przy określaniu tożsamości przedmiotowej, niemniej jednak przy identyfikowaniu tej tożsamości nie należy kierować się wyłącznie kodem. Najlepiej, aby osoby merytoryczne stwierdziły, czy dane przedmioty można uznać za tożsame przedmiotowo, podmiotowo i czasowo, np. czy można kupić je od jednego dostawcy, czy jest między nimi istotne podobieństwo, które nie pozwala na łatwe zidentyfikowanie różnic – mają to samo przeznaczenie czy mimo braku podobieństwa tworzą funkcjonalną całość?

2. Czy w Bazie Konkurencyjności muszę umieszczać informacje o budżecie?

Nie ma przepisów czy wymagań, które nakazywałyby na zamieszczenie budżetu przeznaczonego na dany zakup w ramach publikowanego ogłoszenia. Publikując ogłoszenie w bazie konkurencyjności, pole to może pozostać puste. Wskazanie szacunkowego budżetu stanowi możliwość a nie obowiązek.

3. Czy publikując wyniki postępowania, muszę pokazywać ceny wszystkich ofert, które wpłynęły w ramach postępowania?

Zgodnie z podrozdziałem 6.5.2 pkt 18 Wytycznych informację o wyniku postępowania upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. Informacja o wyniku postępowania zawiera nazwę wybranego wykonawcy, jego siedzibę oraz cenę zamówienia. Ten zapis nie wskazuje na konieczność publikacji ofert cenowych przedstawionych przez oferentów innych niż oferent, który złożył wygraną ofertę.

Niemniej zwracamy uwagę, że formularz nowej Bazy Konkurencyjności wymusza na Zamawiającym wprowadzanie danych wszystkich otrzymanych ofert (nazwy i adresy oferentów oraz ceny ofertowe), mimo że wymóg taki nie wynika z Wytycznych. W przypadku pominięcia pozostałych ofert (tzn. tych, które nie zostały wybrane) Zamawiający mógłby spotkać się z zarzutem niezachowania właściwej ścieżki audytu lub wręcz podawania nieprawdziwych danych.

4. Co w sytuacji, gdy termin realizacji umowy w ofercie będzie wykraczał poza termin wymagany przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym?

Zamawiający w zapytaniu każdorazowo wskazuje termin  realizacji usługi/dostawy (podrozdział 6.5.2 pkt 11 lit. a ppkt vii Wytycznych) i oferenci nie mogą go przekraczać. Oferta, w której wskazano termin wykraczający poza ten określony w zapytaniu ofertowym, musi zostać odrzucona jako niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia.

5. Czy w zapytaniu ofertowym mogę określić inny sposób składania ofert niż przez Bazę?

Tak, Wytyczne nie wskazują, w jaki sposób należy składać oferty. Sposób składania ofert powinien zostać  jednoznacznie i klarownie przedstawiony w zapytaniu ofertowym. W związku z możliwością składania ofert bezpośrednio w Bazie, rekomendujemy, aby poza innymi, wybranymi przez Zamawiającego sposobami dostarczania ofert, dopuszczać także oferty składane w tej właśnie formie.

6. Czy publikacja umowy wraz z dokumentacją jest obligatoryjna?

Nie, Wytyczne wśród obowiązkowych elementów zapytania ofertowego nie wymieniają wzoru umowy. W związku z tym publikacja takiego wzoru nie jest obligatoryjna.

7. Czy w zawieranej umowie należy powtórzyć warunki zmiany umowy zawarte w zapytaniu ofertowym?

Wytyczne nie wskazują na taki obowiązek – zalecamy skonsultowanie się z prawnikami przy tworzeniu jakichkolwiek umów. Kluczowe jest, aby możliwość zmiany umowy wynikała wyłącznie z warunków wykazanych na etapie ogłaszania zapytania ofertowego.

8. W przypadku publikacji wzoru umowy jej zapisy mogą ulec modyfikacji w czasie, gdy istnieje możliwość składania ofert. Po upływie tego terminu i wyborze wykonawcy, umowy nie można już zmieniać?

Jeżeli wzór umowy zostanie opublikowany, umowa musi zostać podpisana w kształcie, który został upubliczniony na etapie publikacji zapytania. Jeżeli są elementy umowy, które mogą ulec zmianie przed jej podpisaniem, konieczne jest jednoznaczne oznaczenie ich w ramach publikowanego wzoru, tak aby wszyscy potencjalni oferenci mieli pełną wiedzę dotyczącą ewentualnego kształtu umowy. Po podpisaniu umowy jej zmiany są możliwe wyłącznie w zakresie zdefiniowanym na etapie publikacji zapytania.

9. Wybrany wykonawca zgłasza się do zamawiającego, chcąc udzielić dodatkowego rabatu na całą wartość zamówienia. Czy zamawiający może się zgodzić na nałożenie dodatkowego rabatu?

Jeżeli wybrany wykonawca po wyborze oferty wychodzi z inicjatywą udzielenia Zamawiającemu dodatkowego rabatu (obniżenia ceny za wykonanie zamówienia), jest to jak najbardziej dopuszczalne, jednak pod warunkiem, że nie zostaną zmienione parametry zamówienia (nie jest dopuszczalne rozszerzenie bądź zmniejszenie zakresu zamówienia, pogorszenie parametrów technicznych dostarczanych przedmiotów bądź wykonywanych usług, zastosowanie innych technologii itp.).

10. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe wpływa tylko jedna oferta, która nieznacznie odbiega od opisu przedmiotu zamówienia zamieszonego w zapytaniu. Czy Zamawiający może przyjąć tę ofertę?

Zgodnie z Wytycznymi akceptowalna jest wyłącznie oferta, która odpowiada specyfikacji określonej przez Zamawiającego. Jeżeli złożone oferty nie spełniają wymagań zdefiniowanych w specyfikacji, konieczne jest ich odrzucenie.

11. Czy zamawiający może zawrzeć z wykonawcą aneks do umowy odnośnie terminu realizacji zamówienia, jeśli w zapytaniu ofertowym i ofercie nie było informacji o możliwości zmiany umowy?

W Wytycznych przewidzianych zostało pięć sytuacji, w których możliwe jest dokonanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. Najprostszą i najbardziej bezpieczną możliwością jest przewidzenie zakresu, charakteru i warunków dopuszczalnych zmian w zapytaniu ofertowym. Jeżeli jednak konieczność dokonania zmiany, w tym wydłużenia terminu realizacji przedmiotu zamówienia, spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający nie był w stanie przewidzieć i jednocześnie wartość zmiany nie przekracza 50% pierwotnej kwoty umowy, to mimo braku przewidzenia jej w treści zapytania ofertowego jest ona możliwa do przeprocesowania (zgodnie z podrozdziałem 6.5.2 pkt 10 lit. c Wytycznych).

12. Czy cena musi stanowić jakiś konkretny procent całości oceny?

Zgodnie z Wytycznymi cena może stanowić jedyne kryterium oceny. Nie ma zdefiniowanego minimalnego wpływu ceny na ostateczny wybór, natomiast ze względu na konieczność ekonomicznego podejścia do zakupów z udziałem środków publicznych zalecamy, aby punktacja dotycząca ceny stanowiła min. 50% ostatecznej oceny ofert.

Jeżeli podczas realizacji projektu napotykają Państwo trudności, zachęcamy do podzielenia się nimi z naszymi ekspertami z Zespołu rozliczeń i administracji projektami, którzy w miarę możliwości postarają się odpowiedzieć na nurtujące pytania w tym obszarze. Poniżej znajduje się formularz "Zaproponuj temat wpisu na bloga", za pomocą którego mogą Państwo przesłać swoje pytania.