W ciągu kolejnych kilku tygodni wielu przedsiębiorcom przyjdzie się zmierzyć z panelem ekspertów – ważnym etapem oceny wniosków o dofinansowanie złożonych w ramach popularnych instrumentów wsparcia, w tym Szybkiej Ścieżki. Wyzwanie dotyczy nie tylko Szybkiej ścieżki horyzontalnej, ale również jej konkursów tematycznych z 2020 roku: „Agrotech” oraz „Koronawirusy”.

Jak przygotować się do spotkania z ekspertami i zwiększyć swoje szanse na pozytywne rozstrzygnięcie konkursu?

Na początek kilka faktów: spotkanie z ekspertami oceniającymi wniosek jest obowiązkową fazą oceny projektów. Kiedyś w formie spotkania w siedzibie wnioskodawcy lub Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, aktualnie, w związku z sytuacją epidemiologiczną, spotkanie panelowe ma formę telekonferencji. NCBiR przesyła wnioskodawcy informację o dacie i godzinie spotkania kilka dni przed wyznaczonym terminem: zignorowanie zaproszenia jest równoznaczne z wycofaniem wniosku z oceny (tylko w wyjątkowym sytuacjach możliwa jest zmiana narzuconego terminu). Z tego powodu zdecydowanie warto przygotować się do panelu odpowiednio wcześniej. Spotkanie trwa kilkadziesiąt minut i jest nagrywane. Wszystko to, co wnioskodawca powie w trakcie spotkania uzupełnia treść wniosku i stanowi element ocenianej aplikacji.

  1. Znaj swój projekt

Przebieg spotkania panelowego ma realny wpływ na decyzję ekspertów o przyznaniu dofinansowania. Z tego powodu, podstawowym założeniem każdego wnioskodawcy powinna być jak najlepsza znajomość całej aplikacji. Eksperci mogą zapytać o każdą informację, jaka znajduje się we wniosku. Podstawą przygotowania jest więc dokładne zapoznanie się z całą jego treścią, a więc co najmniej kilkudziesięciostronnicowym opracowaniem. Spotkanie panelowe może odbyć się kilka miesięcy po złożeniu wniosku, dlatego nawet samodzielne przygotowanie całej jego treści nie jest gwarantem tego, że pamiętasz o wszystkich szczegółach projektu!

  1. Dobierz zespół

Wnioskodawcę na spotkaniu może reprezentować do 5 osób. Warto wybrać osoby, które były zaangażowane już na etapie przygotowywania wniosku – zdecydowanie łatwiej będzie im się przygotować do spotkania (tu patrz punkt 1: nawet autorzy powinni jednak przeczytać cały wniosek przed panelem).

Złożona dokumentacja opisuje wiele aspektów planowanego projektu: nie tylko część merytoryczną dotyczącą innowacyjności, ale także kwestie finansowe (estymowany budżet) oraz biznesowe (opłacalność, model sprzedaży itp.). Jedną ze strategii może być więc stworzenie zespołu, w którym każdy z jego członków będzie odpowiadał za dokładną znajomość kolejnych obszarów tematycznych.

  1. Opracuj plan

Tuż przed spotkaniem wnioskodawca powinien otrzymać wstępne pytania ekspertów i sugestie dotyczące ewentualnych dodatkowych dokumentów, jakie będą potrzebne na spotkanie. To nieoceniona pomoc w przygotowaniu do spotkania i jasna podpowiedź, które kwestie wymagać będą dokładniejszego omówienia: zapoznaj się dokładnie z uwagami ekspertów i przygotuj wcześniej konkretne odpowiedzi.

Pamiętaj jednak, że w czasie spotkania eksperci nie muszą ograniczać się tylko do przesłanej listy pytań: poruszone mogą być także inne tematy związane z projektem, w tym także kwestie, które wynikną dopiero w trakcie dyskusji.

  1. Sprawdź siebie

Zespół wybrany i przygotowany? Pora na przeprowadzenie symulacji panelu. Zorganizuj spotkanie wszystkich uczestniczących w panelu i przejdźcie wspólnie przez listę pytań przesłanych przez ekspertów. Ustalcie zakres kompetencji i wybierzcie osobę, która będzie prowadzić spotkanie po stronie wnioskodawcy: przywita ekspertów, przedstawi członków zespołu, a w razie potrzeby – krótko zaprezentuje najważniejsze założenia projektu.

Twoim celem jest przekonanie ekspertów o wysokiej jakości projektu i kompetencji kadry w niego zaangażowanej. Taka próba generalna to dobry sposób, by usystematyzować wiedzę, poczuć się pewniej i dzięki temu podnieść swoją wiarygodność podczas właściwej prezentacji na spotkaniu panelowym.