O czym warto pamiętać tworząc dokumentację projektową w Ścieżce SMART?

W nowej perspektywie finansowej FENG i konkursach w ramach Ścieżki SMART Spółki składały wnioski o dofinansowanie już w dwóch naborach. Większość projektów ruszy po podpisaniu umów o dofinansowanie, są jednak takie, które już się rozpoczęły. Firmy, które zdecydowały się na rozpoczęcie realizacji projektu, pomimo tego, że nie mają możliwości złożenia wniosków o płatność i rozliczenia wydatków w tym momencie, muszą już teraz dbać o jakość i kompletność dokumentacji projektowej. O czym należy pamiętać? Jaką dokumentację archiwizować? Jakie kroki podjąć, by składając pierwszy wniosek o płatność rozliczyć wydatki bez korekty finansowej? Zachęcam do zapoznania się z artykułem.

Kwalifikowalność wydatków

Warunkiem wypłaty dofinansowania w projekcie jest złożenie przez Beneficjenta prawidłowo wypełnionego i kompletnego wniosku o płatność oraz jego zatwierdzenie przez Instytucję. Instytucja weryfikując dokumentację źródłową wydatków wykazanych w zestawieniu do wniosku o płatność, sprawdza przede wszystkim, czy dany wydatek został faktycznie poniesiony, bo tylko taki może zostać uznany za kwalifikowany. Należy pamiętać, że do wspomnianej oceny kwalifikowalności stosuje się Wytyczne na lata 2021-2027 w wersji obowiązującej w dniu poniesienia danego wydatku.

Wyodrębniona ewidencja księgowa

Zgodnie z warunkami umowy, Beneficjent jest zobowiązany prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków projektu w sposób przejrzysty i rzetelny, tak by możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem w podziale na moduły. Dokumenty księgowe muszą być oznaczone co najmniej nazwą modułu i numerem umowy o dofinansowanie.

Kadra projektu

Chcąc zaangażować pracowników do realizacji projektu trzeba pamiętać o kilku ważnych kwestiach. W ramach Ścieżki SMART rozliczyć możemy jedynie wynagrodzenie pracowników kadry naukowo-badawczej. W tym zakresie konieczne jest właściwe zaangażowanie pracowników (umowa o pracę w ramach projektu czy np. oddelegowanie). Dodatkowo, każdy pracownik jest zobowiązany do podpisania zgody na przekazywanie danych osobowych w związku z realizacją projektu oraz zobowiązania do nieprzekraczania 276 godzin pracy miesięcznie. Ważne jest zdefiniowanie już na samym początku, które elementy wynagrodzenia będą kwalifikowane i w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja czasu pracy w projekcie, gdyż te elementy pozwolą na prawidłowe wyliczenia kwot kwalifikowalnych w projekcie oraz umożliwią właściwe prowadzenie dokumentacji. W ramach weryfikacji wynagrodzeń we wniosku o płatność, z dużym prawdopodobieństwem Instytucja poprosi o zbiorową listę płac oraz wyciąg z tej listy dotyczący kosztów kwalifikowalnych w ramach projektu, potwierdzenia zapłaty wynagrodzeń, potwierdzenia zapłaty zaliczek do US i składek do ZUS a także oświadczeń, że w kwocie płatności do US oraz ZUS uwzględnione są składki dotyczące wynagrodzenia projektowego. Dodatkowo dla weryfikacji prawidłowości wyliczeń Instytucja zazwyczaj prosi o przesłanie również umów o pracę zaangażowanej kadry B+R wraz z aneksami, regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania i oświadczenia RODO.

Pozostałe dokumenty księgowe

Rozliczając wydatki w ramach kategorii podwykonawstwo czy koszty operacyjne, konieczne będzie przedstawienie Instytucji co najmniej odpowiednio opisanych dowodów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzających poniesienie wydatków wraz z potwierdzeniem zapłaty oraz umowy z wykonawcą/dostawcą oraz wszelkich dokumentów z niej wynikających (np. protokół odbioru). W przypadku kosztów amortyzacji budynków lub sprzętu i aparatury, wymagana będzie tabela amortyzacyjna wraz z wyciągiem wskazującym koszty kwalifikowalne.

Dokumentacja związana z procedurą zakupową

Obowiązkiem Beneficjenta jest także archiwizować pełną dokumentację dotyczącą procedur zakupowych w projekcie. Począwszy od szacowania wartości zamówienia, przez potwierdzenie publikacji zapytania w bazie konkurencyjności, wykazu ewentualnych pytań zadanych przez potencjalnych oferentów wraz z odpowiedziami, wykazu ewentualnych zmian w zapytaniu ofertowym, złożonych ofert, wezwań do uzupełnień/wyjaśnień, protokołu z postępowania, kończąc na podpisanej umowie z wybranym wykonawcą.

Archiwizacja dokumentacji

Powyżej staraliśmy się przedstawić kluczowe aspekty związane z prawidłową archiwizacją dokumentów, natomiast zalecamy rozpoczęcie działań od uważnej analizy wzoru umowy o dofinansowanie oraz dokumentacji konkursowej. Przygotowując się do rozpoczęcia realizacji projektu, warto również stworzyć procedurę w firmie, która ustrukturyzuje i zobowiąże osoby zajmujące się projektem od strony administracyjnej do gromadzenia wszystkich dokumentów związanych z jego realizacją. Naszym klientom zalecamy odpowiedni podział dokumentów w ramach segregatorów czy w wersji elektronicznej – właściwej struktury folderów.

Nie da się ukryć, że kroki, które musi podjąć Beneficjent na samym początku realizacji projektu mogą wydawać się mocno obciążające, szczególnie przy braku gwarancji pozyskania dotacji, jednak zadbanie o prawidłowy proces archiwizacji dokumentacji i wypełniania obowiązków wynikających z Umowy o dofinansowanie w Ścieżce SMART i Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, pozwoli na sprawniejszą realizację projektu w dalszym jego etapie i jest pierwszym krokiem do uznania poniesionych wydatków za kwalifikowalne. Należy pamiętać, że zachowanie ciągłości i systematyczności w prawidłowym dokumentowaniu projektu zapewni, iż osoby zajmujące się rozliczaniem projektu w firmie przy ewentualnych kontrolach czy zmianach osobowych na stanowiskach administracyjnych, będą miały wystarczającą wiedzę o prowadzonym projekcie.

Zespół rozliczeń w CRIDO w ramach dbałości o najwyższy standard usług nad realizacją projektów naszych klientów, między innymi czuwa nad jakością i kompletnością dokumentów projektowych. Serdecznie zapraszamy do kontaktu.

zobacz film: Program FENG – podsumowanie